高校檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的思考

張光明 郭書(shū)君

摘 要：高校檔案管理團(tuán)隊(duì)承擔(dān)著高校師生檔案管理的重任，在落實(shí)管理理念、服務(wù)理念、利用理念的基礎(chǔ)上，通過(guò)科學(xué)的人才引進(jìn)和培訓(xùn)制度、檔案管理團(tuán)隊(duì)的基本組建、內(nèi)部管理制度和檔案轉(zhuǎn)接制度的完善，更加流暢的完成高校檔案管理的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理團(tuán)隊(duì);團(tuán)隊(duì)理念;人才;制度

一、高校檔案管理團(tuán)隊(duì)的概念

高校檔案管理團(tuán)隊(duì)是以檔案管理為目標(biāo)，具有一定內(nèi)部結(jié)構(gòu)的群體。傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)僅限于專門的檔案管理部門的工作人員，但實(shí)際上并非如此，從狹義上來(lái)說(shuō)，高校檔案管理團(tuán)隊(duì)僅包括高校檔案管理部門的人員，其人員組成相對(duì)穩(wěn)定;從廣義上來(lái)說(shuō)，高校檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)涵蓋所有對(duì)檔案實(shí)施管理行為的人，即狹義上的專門檔案管理人員和臨時(shí)性檔案管理人員，臨時(shí)性檔案管理人員包括輔導(dǎo)員、二級(jí)學(xué)院教務(wù)人員以及其他非檔案部門人員。在高校檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)站在廣義的角度上全面進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，才能更好的完成檔案管理工作。

高校的檔案是高校師生在科研、教學(xué)、招生等過(guò)程中產(chǎn)生，以文字、圖表、聲像等形式保存下來(lái)，具有一定信息價(jià)值的歷史記錄。高校檔案對(duì)師生社會(huì)活動(dòng)起到了憑證和參考兩個(gè)基本作用，其價(jià)值和使用價(jià)值是客觀存在的，但是要最大限度地彰顯其使用價(jià)值，還需要檔案管理者對(duì)高校檔案的相關(guān)信息進(jìn)行挖掘和整合，在此過(guò)程中，只有發(fā)揮檔案管理團(tuán)隊(duì)的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，才能更好地發(fā)揮檔案價(jià)值。

二、檔案管理團(tuán)隊(duì)理念的重構(gòu)

檔案管理團(tuán)隊(duì)的理念是綜合性的，能夠反映出檔案管理的本質(zhì)，涉及時(shí)代、社會(huì)、個(gè)體等多個(gè)因素，管理團(tuán)隊(duì)理念的重構(gòu)，應(yīng)當(dāng)在政策與實(shí)踐之間、理論與應(yīng)用之間、適應(yīng)與調(diào)整之間。

1.管理理念。管理理念強(qiáng)調(diào)的是對(duì)出于實(shí)體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等一系列科學(xué)有效的專業(yè)性檔案管理活動(dòng)

管理理念的落實(shí)主要是通過(guò)歷史管理和邏輯管理兩種方式，歷史管理法是根據(jù)檔案客觀的存在狀態(tài)，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行劃分和有序化管理，強(qiáng)調(diào)的是檔案的實(shí)體管理;邏輯管理法是根據(jù)檔案抽象的屬性、特征來(lái)進(jìn)行分類。檔案的本質(zhì)是社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)生活的原始記錄，高校檔案的價(jià)值在于真實(shí)地記錄并再現(xiàn)高校師生社會(huì)生活的歷史，這就決定了檔案管理應(yīng)當(dāng)以歷史管理法為基礎(chǔ)，尊重和突出檔案的本質(zhì)特征，遵循檔案的形成規(guī)律，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，避免傷害或者閹割檔案的本質(zhì)特征，使檔案變成與圖書(shū)、資料等其他信息沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別的資料。邏輯管理法一般用于檔案內(nèi)容的信息發(fā)開(kāi)利用等領(lǐng)域，對(duì)檔案信息從邏輯的角度來(lái)切割、分析、認(rèn)識(shí)。檔案在形成過(guò)程中本來(lái)固有的完整性和真實(shí)性，不允許主觀的切割，只能用歷史的方法來(lái)加以管理，以維持其本來(lái)面目，并再現(xiàn)檔案信息的根本價(jià)值和本質(zhì)特征。需要說(shuō)明的是，管理理念中的這兩種方法并不是涇渭分明的，在高校管理團(tuán)隊(duì)中落實(shí)這兩種理念，既需要在檔案的實(shí)體管理中承認(rèn)邏輯管理法的合理性，也要在檔案信息管理中采用歷史管理法，需要以辯證的觀點(diǎn)來(lái)看待檔案實(shí)體管理和信息管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾，才能更好的為師生服務(wù)。

2.服務(wù)理念。服務(wù)理念側(cè)重于檔案管理團(tuán)隊(duì)利用檔案、有針對(duì)性的提供檔案信息等交互過(guò)程

首先，檔案的管理并不是一個(gè)閉環(huán)的過(guò)程，在與外界交互的過(guò)程中，既需要充分考慮檔案是服務(wù)于全體高校師生的，又要認(rèn)識(shí)到不同類型的檔案和個(gè)體間都存在一定差異。所以在規(guī)劃?rùn)n案服務(wù)時(shí)，要在滿足群體共性的基礎(chǔ)上，充分尊重個(gè)體間的差異，盡可能提供個(gè)性化的服務(wù);其次需要改變檔案藏而不用的情況，對(duì)檔案進(jìn)行編輯梳理，深入挖掘檔案價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行深層次的加工，將相關(guān)信息適度、定期的向校內(nèi)師生開(kāi)放;最后要改變檔案管理方式，提供更加便捷高效的檔案信息查詢渠道，拓寬各種服務(wù)方式，反復(fù)加深服務(wù)理念，使之徹底融入管理團(tuán)隊(duì)，變?yōu)橐环N自覺(jué)行動(dòng)。

3.利用理念。利用理念是以保存的檔案為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式方法，對(duì)外界提供相關(guān)信息，為高校內(nèi)外服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

檔案利用理念的培養(yǎng)以實(shí)際操作為主，檔案利用主要包括：檔案的閱覽、外借、復(fù)制、證明、目錄、展覽、咨詢等等，檔案的利用是建立在管理團(tuán)隊(duì)成員了解和熟悉各類典藏檔案的內(nèi)容和成分、熟悉諸如檔案檢索等檔案管理程序的操作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。要求管理團(tuán)隊(duì)能夠：分析和預(yù)測(cè)高校及社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律;通過(guò)各種方式和方法，迅速、準(zhǔn)確地向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻(xiàn)。

高校檔案管理團(tuán)隊(duì)理念的重構(gòu)負(fù)重致遠(yuǎn)，影響著整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)今后發(fā)展的整體走向。新時(shí)代的到來(lái)是管理理念重構(gòu)的契機(jī)，既應(yīng)當(dāng)避免落入傳統(tǒng)檔案管理的窠臼，還要謹(jǐn)防過(guò)度僵化所帶來(lái)的混亂，用客觀、理性的團(tuán)隊(duì)理念來(lái)引領(lǐng)高校檔案管理團(tuán)隊(duì)的發(fā)展。只有多元的管理理念，才能應(yīng)付新時(shí)代所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

三、高校檔案管理團(tuán)隊(duì)的人才引進(jìn)與培養(yǎng)

1.做好檔案管理人才的引進(jìn)工作。在目前的檔案管理人才引進(jìn)過(guò)程中，“教條化”嚴(yán)重、靈活性不足表現(xiàn)明顯，比如注重學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)而非能力本位，人才引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)不符合實(shí)際工作情況等，未能充分考慮檔案管理工作的特殊要求和崗位特點(diǎn)，以至于選拔的人才不能適應(yīng)服務(wù)型檔案管理團(tuán)隊(duì)發(fā)展的要求。

在檔案管理人員招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重結(jié)構(gòu)優(yōu)化，充分考量備選人員的學(xué)歷和專業(yè)等，尤其是要應(yīng)對(duì)信息社會(huì)發(fā)展的內(nèi)在要求。在學(xué)歷方面應(yīng)當(dāng)以檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)為主，還可以包括信息技術(shù)、情報(bào)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、歷史學(xué)、新聞學(xué)、人力資源管理，中文、外語(yǔ)等學(xué)歷的專業(yè)人才，根據(jù)實(shí)際情況充實(shí)管理隊(duì)伍，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，打造多元化管理團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案信息的有效挖掘和整合，為檔案信息價(jià)值的發(fā)揮提供保證，才能有效應(yīng)對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

2.做好檔案管理人才的培養(yǎng)工作。很多高校在檔案管理人員的培訓(xùn)方面，一直是一個(gè)短板，主要是因?yàn)椴恢匾曔@方面的業(yè)務(wù)，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單是儲(chǔ)存檔案和調(diào)取檔案。

人才培養(yǎng)應(yīng)當(dāng)在人才引進(jìn)的基礎(chǔ)上，依托高校的豐富資源有計(jì)劃地實(shí)施跨建制、跨專業(yè)的交流引進(jìn)，建立健全在職培訓(xùn)制度。通過(guò)參加講座、短期培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修等多種形式，來(lái)拓寬檔案人才生長(zhǎng)的渠道。使管理人員成為既懂專業(yè)又善溝通，既懂技術(shù)又會(huì)管理的復(fù)合型人才。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)區(qū)分專門檔案管理人員和臨時(shí)性檔案管理人員，對(duì)于專門檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)全面具體，培訓(xùn)主要包括各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等業(yè)務(wù)工作;對(duì)于臨時(shí)性檔案管理人員，主要側(cè)重于檔案的保管和轉(zhuǎn)接，最大限度的提升培訓(xùn)效率，節(jié)約資源。

四、檔案管理團(tuán)隊(duì)的制度完善

檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理制度是指在檔案管理的過(guò)程中，要求團(tuán)隊(duì)成員共同遵守、按一定程序辦事的規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。沒(méi)有制度的約束，各項(xiàng)工作都將面臨失去控制、混亂無(wú)序的風(fēng)險(xiǎn)。制度完善的根本目的在于確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)行，也有利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

1.完善團(tuán)隊(duì)內(nèi)部管理制度。要想充分發(fā)揮檔案管理團(tuán)隊(duì)的功能，減少?zèng)_突發(fā)生，在于分工合作，而分工的關(guān)鍵就在于權(quán)責(zé)分明。通過(guò)專任特定工作來(lái)發(fā)展專業(yè)技能，以此配合整個(gè)團(tuán)隊(duì)的推進(jìn)。檔案管理工作始于文件收集而終于典藏，這一過(guò)程中，分類、檢調(diào)、裝訂為快性、繕寫(xiě)、編目、立卷為慢性，需要快慢得當(dāng)，才能最大限度的解決勞逸不均的問(wèn)題，有以下三種解決方案，各述利弊，以供參考。

（1）分工制。分工合作可以讓管理人員因熟生巧，逐步提升效率和準(zhǔn)確性，但是，一旦崗位變化，必須要重新學(xué)習(xí)，反而影響工作效率。而且分工越細(xì)，對(duì)人員數(shù)量就要求越多，一旦有人員不能按時(shí)到崗工作，其他程序就有可能受到影響而停滯。由此而言，分工雖然是現(xiàn)代檔案管理的一種重要形式，但是過(guò)度拘泥于分工，反而會(huì)造成檔案整編工作的連鎖中斷。

（2）統(tǒng)一制。此處所說(shuō)的統(tǒng)一制是將所有部門、學(xué)院的檔案資料統(tǒng)一收編、整理、保存，由專門性檔案管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，不再分設(shè)臨時(shí)管理團(tuán)隊(duì)。如此一來(lái)，檔案內(nèi)容與形式均能標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，也能避免轉(zhuǎn)接的繁瑣。但是過(guò)于集中，不但會(huì)導(dǎo)致檔案管理界限不清，而且檔案管理——查閱調(diào)取——各項(xiàng)繁瑣手續(xù)也不能劃分，加上繁重的工作量，必然會(huì)導(dǎo)致檔案積壓。

（3）單位制。單位制需要先將檔案其劃分為院級(jí)和校級(jí)檔案，院級(jí)檔案包括學(xué)生不須上交學(xué)籍檔案、個(gè)人檔案等，院級(jí)檔案主要是教職工檔案、學(xué)生需要上交到學(xué)校的檔案等。院級(jí)檔案由以二級(jí)學(xué)院和職能部門為分配工作對(duì)象，每個(gè)單位需要?dú)w卷的檔案，由專門性檔案管理團(tuán)隊(duì)中甲乙二人來(lái)進(jìn)行管理，自檔案收集起至典藏出納止，完全由這二人來(lái)加以負(fù)責(zé)，二人所管轄的范圍為一個(gè)單位。但是這二人需要?jiǎng)澐智宄?zé)任，以免混淆。這樣一來(lái)，權(quán)力雖然集中但是并不過(guò)度，責(zé)任即是專屬又有邊界，可以避免推諉責(zé)任的情況出現(xiàn)，而且分工細(xì)致明確，還可避免管理人員不能到崗帶來(lái)的影響。如此一來(lái)，雖然劃分了職責(zé)，但是仍然在檔案管理部門的統(tǒng)一指揮之下。

2.完善檔案轉(zhuǎn)接制度。這里所說(shuō)的檔案轉(zhuǎn)接，指的是發(fā)生在專門性管理團(tuán)隊(duì)和臨時(shí)性管理團(tuán)隊(duì)之間的，比如畢業(yè)生畢業(yè)、教師招聘、黨員的申請(qǐng)與轉(zhuǎn)正等過(guò)程的檔案轉(zhuǎn)接。缺少合理的檔案轉(zhuǎn)接制度規(guī)范，必然會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)亂，管理效率低下。

學(xué)校相關(guān)部門和培養(yǎng)單位應(yīng)建立一支由學(xué)院秘書(shū)、輔導(dǎo)員等人員組成的工作隊(duì)伍，充分發(fā)揮好檔案在組織關(guān)系轉(zhuǎn)接工作中的主體作用，減少信息傳遞中間環(huán)節(jié)，有效克服信息不對(duì)稱的問(wèn)題;結(jié)合信息化強(qiáng)化過(guò)程管理，重要檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化備份，在轉(zhuǎn)接過(guò)程中，可以先行傳遞電子檔案，或者將檔案目錄傳遞過(guò)去，可以最大程度上避免傳遞過(guò)程中的檔案缺失。還可以通過(guò)電子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)反饋和查詢功能，可以隨時(shí)了解接收方的進(jìn)度，在線處理相關(guān)問(wèn)題;制定標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)接流程，確保團(tuán)隊(duì)間的檔案轉(zhuǎn)接能夠有行之有效的操作方案。

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