關于高校人事檔案管理信息化的幾點思考

馮小芳

摘 要：隨著20世紀計算機技術的興起，計算機逐漸影響到人們的工作和生活，隨著近些年網絡及信息技術的進一步飛速發展，計算機信息技術已經深入到人們生活與工作的方方面面，因而人們將之稱為第三次科技革命。這種顛覆性的變革，影響著我們的學習、影響著我們的工作、影響著我們的出行……高校人事檔案管理是高校人事管理的一個重要組成部分，傳統的高校人事檔案材料多、查找難、管理繁，傳統的人事檔案管理已經嚴重落后于時代，人事檔案管理信息化勢在必行。而運用計算機技術將人事檔案信息化則可以有效解決傳統人事檔案管理中的各種難題，讓人事檔案管理工作變得輕松、變得高效。

關鍵詞：高校;人事檔案;管理;信息化;計算機

一、人事檔案概述

人事檔案管理，離我們的生活很近，大家對此也并不陌生，它是指收集、整理、保存、鑒定、記錄、查找人事檔案的相關工作。高校人事檔案記錄了學校相關人員的工作、學習和生活情況，反應了他們的德育狀況和能力水平。人事檔案由人事部門、組織部門、檔案管理部門以文件的形式收集、整理，是記錄個人基本情況、社會關系、業務能力、知識水平、工作情況、思想道德、受獎勵及受處罰情況的文件。

在人事檔案管理中，由于高校人事檔案是屬于的高校重要的機密文件，因此，作為人事檔案管理人員，首先要注意保守秘密，堅決杜絕信息泄露;其次，要注意檔案材料的完整性，避免遺失或損壞;最后，在人事檔案材料的查找及使用過程中，一定要注意順序編排、用后歸位，以便實現人事檔案的高效利用和有序存放。

俗話說，“沒有規矩，不成方圓”，對機密的人事檔案材料進行管理更是如此。人事檔案管理制度建設是人事檔案妥善和有效管理的前提和保障，區域不同、單位各異，因而各地、各單位的人事檔案管理相關制度也有所差異，但大致要包括以下幾點：

1.歸檔制度。新轉來的人事檔案、新加的人事材料都要及時歸檔，在歸檔過程中，一要對相關材料認真檢查，確認其滿足歸檔要求;二要根據新材料的內容、性質、屬性等確定其所應的存放位置;三要將材料名稱及其相關說明記錄在材料清單表中，以便于查找。

2.核對檢查制度。核對、檢查是確保檔案準確、完整、安全、有序的基礎。在核對過程中，要注意對檔案保管的環境、材料本身進行在逐項核對，確保材料本身無損壞，存放檔案的庫房防火、防水、防盜措施到位。檢查核對并不只是增加新檔案時才做，而應將其作為一項例行工作定期進行，以便將問題及早發現、及時解決。

3.轉遞制度。我國經濟快速增長、人員流動日趨頻繁，檔案轉移也隨之增加。因而，人事檔案轉遞成為高校人事管理工作的一個重要組成部分。

4.保密制度。保密是人事檔案工作的一項基本要求，在人事檔案管理工作中，除了要對相關工作人員進行教育，讓他們認識到人事檔案管理工作的嚴肅性，提高他們的保密意識外，保密制度建設同樣必不可少。對于違反規定的人員一定要嚴肅處理，違反法律規定的，還要依法追究其刑事責任。

5.統計制度。

二、傳統高校人事檔案管理的不足

傳統的人事檔案管理仍沿用以前手工書寫、人工整理、實物存放的方法。由于缺乏標準化的文件內容及格式，檔案管理人員出現變動時，工作交接時的工作內容龐雜，還容易出現錯誤。檔案工作中出現的疏漏也很難查出根源、找到真正的責任人。由于傳統檔案都是紙質材料，在進行材料的查找時，就不得不翻箱倒柜，工作量大且效率低下。具體來說傳統的人事檔案管理有以下幾點不足。

1.規格不統一。由于傳統的檔案全部由手工書寫、人工整理，雖然有檔案管理的相關規定，但由于單位及各單位具體情況的不同，各地的人事檔案內容不統一、格式不一致。由于文件類型、文本內容及格式的不同，給文件的整理、查找、交接等帶來諸多不便。

2.查找不方便。人事檔案管理是記錄高校內部相關人員工作、學習、生活的日常記錄，當然要妥善保管。但花大力氣整理、保存的這些檔案是要使用的，是需要經常查找、核對相關資料的。傳統的人事檔案全部為紙質文件，當然不具備搜索功能，雖然有人事檔案清單，可能通過清單找出相應的材料存放位置。但人事檔案的資料很多，有時要從這個位置取出想要的文件也是需要點力氣，用完后還要放回原位。有時核對一條信息就可能需要花掉一個小時的時間，而如果是電子檔案，查找信息這樣的工作，在電腦上幾個簡單的操作就可以輕松搞定。

3.保存不容易。檔案是需要長期保存的，時間一長，檔案量再不是一個柜子或幾個柜子就能放下的。隨著時間的增加，存放的空間也在與日俱增。傳統檔案的管理不僅浪費了空間，也給相關工作人員帶來不少麻煩，如果遇到更換存放地點時，那工作量就更大了。而與增加工作量相比，更讓人不安的是，搬運及運輸過程中，檔案的安全，是否會丟失、破損等。

4.交接有困難。高校人事檔案管理是一個長期的工作，期間難免會有人事變動。雖然交接時會有交接清單、交接記錄，也有相關的交接制度規定，但面對記錄繁雜的檔案清單，面對文件柜中的一大堆檔案，短時間內根本無法核對清楚，檔案中信息記錄的準確性更是無法徹查。交接中的困難還體現在交接之后的后續工作中。需要的材料找不到，材料上的標注不清晰、有歧義等都給新人事檔案管理人員的工作帶來困難。

三、信息化背景下的人事檔案管理建議

1.校領導牽頭檔案信息化。包括高校人事檔案在內的各類檔案管理信息化，是時代的要求，也是網絡信息高速發展的必然結果。高校這一群體作為時代的引領者、社會進步的開拓者，理應順應時代和社會發展的需要。人事檔案管理的信息化，管理上需要學校領導的決策，制度上需要學校領導的審批，經濟上需要學校領導的安排、實施上需要學校領導的支持。無論是電腦及網絡的軟硬件建設，相關制度的制訂和實施，還是檔案管理信息化的人員協調、人事高速都離不開學校相關領導的支持。因此，校領導重視、校領導牽頭是實現人事檔案信息化的基礎和保障。

2.提高工作人員業務水平。傳統的人事檔案管理僅依靠相關人員的手工操作，業務繁瑣，但操作難度不大，對檔案管理人員的素質要求也不高，但檔案信息化對相關人員的業務能力要求就不同了。檔案信息化徹底改變了傳統的檔案管理模式，運用計算機技術、信息化技術、網絡技術對檔案管理模式進行徹底革新。檔案信息化不只是簡單地將文字材料錄入電腦，也不只是為了實現檔案信息材料的數字化、標準化，而是要通過網絡與部分其他檔案管理部門進行網絡連接，使檔案管理服務網絡化、高效化、社會化。因而檔案管理信息化需要安全完善的計算機網絡通信設施、需要專業的人才隊伍建設。

在高校人事檔案管理信息化的過程中，高校應加強對人事檔案管理相關人員的業務培訓，提高其檔案信息化的水平，使其能進行規范和標準的檔案信息化處理操作，能熟練運用計算機相關技術進行文字、表格、圖片、聲音等檔案材料的處理，從而實現人事檔案的數字化存儲。能夠利用網絡，在保障信息安全的基礎上，實現檔案材料的安全傳送，全面提高檔案管理工作的效率和水平。

3.制定標準化的檔案內容。標準化的檔案包括檔案所含文件的標準化，及各文件內容的標準化。標準化的人事檔案可以省去重復的文件設計，運用規范化的格式按順序添加就可以了，再也不用面對五花八門的各種檔案，既不方便錄入，還非常容易出錯。檔案的信息化不但減輕了檔案管理員的工作負擔，還大大地降低出錯幾率。此外，隨著我國經濟的快速發展，特別是進入21世紀以來，人員流動頻繁，人員的流動必然導致檔案的轉移。而標準化的檔案格式，有利于各地人事檔案管理的高效交接。

4.設置嚴格的操作權限。檔案是重要的絕密材料，因而檔案的保密工作至關重要，對高校人事檔案來說，首先要對相關人員的操作權限進行合理設置，明確各類人員的查詢、修改、添加、刪除等權限。為了進一步強化管理，還可以對每項權限進行進一步細化，比如查詢，各院系相關人員只可以查詢本院系學生及老師的人事檔案，對其他院系的老師和學生檔案則沒有查詢權限。操作權限的合理設置，既可以有效保護檔案內容，又便于明確責任，增強相關人員的責任心和責任感。

5.構筑安全的網絡環境。網絡及信息化的飛速發展確實方便了我們的生活、簡化了我們的工作、改變了我們的生活方式……網絡給我們帶來的影響已經深入到我們生活中的每個角落。就高校的人事檔案來說，檔案的信息化確實簡化了工作流程、減輕了檔案人員的工作負擔，還大大地提高了檔案的檢索及修改效率。但事情總是一分為二的，檔案信息化給我們帶來各種便利的同事，也增加了安全的風險。為此高校檔案信息管理部分，要從軟硬件兩個方面入手，讓專業人員對網絡進行安全配置、文件加密、構筑防火墻、安裝殺毒軟件并定期更新。此外，還要結合本校實際情況，就檔案管理部門的網絡及計算機使用制訂相關規范，多管齊下，以確保檔案的安全。

四、結束語

檔案管理工作既是各類高等院校工作的一部分，也是各類行政企事業單位的一項基本工作。檔案管理工作的性質決定了其必須具有高度的保密性、條理性和復雜性，而信息化技術的迅猛發展，讓檔案管理工作變得輕松、高效成為可能，也讓檔案保密工作變得更加簡單。高校人事檔案管理信息化，不僅是時代的需要，也是高校自身建設的需要，有效利用人事檔案信息可以為高校的科學決策提供依據。本文從人事檔案的性質、日常工作、相關制度入手介紹了人事檔案管理的基本情況，然后結合人事檔案管理實際，指出了傳統人事檔案管理的不足，并結合當前中國高校情況，提出了實現人事檔案管理信息化的幾點建議。學無止境，人事檔案管理工作同樣如此，生活在信息時代，更要學會運用信息技術進一步完善檔案管理工作。

參考文獻：

[1]鄭晨.論高校檔案數字化建設的內容和步驟[J].赤峰學院學報（自然科學版），2008