做好教育系統檔案管理工作的幾點思考

張文娟

摘 要：《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，到2020年，初步實現檔案管理現代化。作為教育工作的重要組成部分，教育檔案管理工作面臨著新挑戰和新課題。本文從教育系統檔案管理規章制度、信息化水平、從業人員專業素質等方面進行了簡要分析，提出相應對策，以此推進教育系統檔案工作規范化、標準化、信息化。

關鍵詞：教育檔案;規范化;標準化;信息化

教育檔案是教育行政機關及學校在行政、教育和教學管理等方面直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對于推動教育事業長效發展具有重要的作用和意義。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（檔發【2016】4號）中明確提出，到2020年，初步實現檔案管理現代化。新形勢下，教育系統檔案管理工作面臨著新挑戰和新課題。

一、教育系統檔案工作存在的主要問題

檔案工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、移交等內容，是一項專業性較強的技術工作。教育系統機構及人員多，形成的檔案量大面廣，門類繁雜。與其他工作相比，檔案工作長期被邊緣化，存在著制度不健全、管理不規范、保障不充分等一系列問題。這些問題不僅制約了教育系統檔案工作的正常開展，而且對教育行政部門的業務工作和教育舉辦單位的教育、教學活動也產生了一些不利影響。

1.對檔案管理工作的重視不夠

由于教育系統檔案工作對單位績效不產生直接影響，教育系統基本上沒有把檔案工作納入整體規劃及年度工作計劃和考核體系，會議上不研究檔案工作，檢查中不過問檔案工作，考評中缺失檔案工作指標。在人員配置上，也沒有配備專職檔案人員，一般由辦公室工作人員兼任檔案員，更疏于對轄區內幾十上百家學校的檔案工作進行指導、監督檢查和專業培訓。在設施設備上，沒有專門的檔案室，檔案密集架（柜）、專用計算機等檔案設施設備較少。由于檔案保管條件有限，也存在著嚴重的安全隱患。

2.檔案管理的制度不健全

由于缺乏檔案法律意識、制度意識，一些單位至今仍未建立起檔案管理制度，個別單位雖然建立了制度，但卻存在著制度不完善、制度得不到真正執行的情況。實際工作中，一些單位檔案收集、整理、保管、利用均不符合相關標準和要求，管理缺乏一致性和連續性。如在檔案收集方面，檔案未實現集中統一管理，在機構或人員崗位調整后，極易造成數據缺失。檔案整理方面，一些工作人員對各門類載體檔案的整理要求不熟悉，整理帶有隨意性，檔案編研工作停滯不前等，給后期檔案利用帶來極大困難。檔案保管方面，檔案管理人員未定期對檔案庫內的設備設施和檔案進行檢查，未及時對庫內溫濕度進行調節等，致使檔案受潮、檔案積塵嚴重，給檔案管理帶來安全隱患。檔案利用方面，沒有及時進行登記和信息反饋的收集，不能更好地為本系統服務。

3.檔案管理信息化水平不高

近年來，教育系統整體信息化水平得到極大提高，但檔案信息化工作明顯滯后整個系統的信息化建設工作。在工作部署上，大多數學校沒有按照要求將檔案信息化工作納入電子政務和信息化的總體規劃，也沒有建立電子文件歸檔和電子檔案管理制度，檔案管理仍然以傳統的實體檔案管理為主。在硬件和軟件投入上，學校配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備很少考慮檔案信息化發展的需要，更沒有按照數字檔案室建設的要求配備高效、可用、可擴展的專業服務器和專用存儲設備。在實際操作中，由于系統功能不完善，與自動化辦公系統不兼容，很多電子文件還不能直接導入檔案管理系統，只好將電子文件打印成紙質文件，然后再把紙質文件數字化轉化后導入檔案管理系統，個別單位甚至只是簡單地將檔案標題、時間等信息錄入到電腦或檔案管理系統，電子檔案的完整性、真實性、準確性無法得到保證。

4.檔案管理人員專業素質和專業能力偏低

檔案工作是一門專業性、技術性和服務性都很強的綜合管理工作。要求檔案員具備高度責任心，工作態度嚴謹，而且應該熟悉業務工作，具備檔案管理、信息管理的相關知識和技能。由于認識不到位和重視程度不夠，教育系統幾乎沒有配備專職檔案員，而是由辦公室人員兼任檔案工作。兼職人員因為缺乏專業知識且要兼顧其他工作，很難集中時間和精力從事檔案管理工作;即使配備了專職檔案人員，但人員變動頻繁，工作缺乏穩定性和連續性。在工作能力上，由于檔案人員沒有接受過系統、專業的訓練，不具備檔案專業知識和專業技能，無法適應檔案規范化、標準化、信息化管理的需要。在工作態度上，一些檔案員對檔案工作積極性不高，責任心不強，甚至存在應付了事的思想，不愿意花時間、花精力把工作做深、做細、做精。

二、做好教育系統檔案管理工作的主要途徑

教育系統檔案工作是教育行政管理部門和學校工作的重要組成部分，是教育系統加強自身建設和開展各項工作的重要基礎。教育系統各單位要根據新形勢下檔案工作的新要求，緊緊圍繞教育事業發展的需要，切實做好各項檔案管理工作，不斷提升教育檔案工作的規范化、標準化、信息化水平。

1.提高認識，增強做好教育檔案工作的自覺性

教育行政部門和各學校要高度重視，增強責任意識，加強對檔案工作的組織領導，科學謀劃部署檔案工作，將檔案工作與業務工作同步安排、同步實施;要建立一把手親自抓、分管領導具體抓、各部門共同參與，檔案管理人員具體負責的檔案管理網絡;要加強檔案基礎設施建設，通過設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，配備及更新檔案管理相關設備等，為檔案管理工作提供人才物必要保障，確保檔案工作的順利開展。

2.建章立制，構筑檔案工作的長效機制

根據教育系統檔案的形成方式和利用特點，在建立和完善檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、安全保密等制度下，要明確檔案工作人員崗位職責，制定檔案管理制度化、規范化、科學化流程，使檔案管理工作有章可循，有序開展。教育系統各部門及學校應按照檔案管理規范，及時檢查本單位承辦文件材料的簽字、簽章、正文、擬文稿、處理單、底稿等的完整情況，及時檢查聲像檔案、實物檔案、電子檔案等的背景信息，分管領導要隨時抽查本單位檔案的完整情況，對存在的問題及時反饋，并提出限期整改意見。

3.強化基礎，推進檔案工作的規范化管理

國家檔案管理的相關規范和標準，為教育系統檔案管理的現代化提供了參照和方向。各單位應按照國家檔案局令第8號及各門類載體檔案的管理規定，結合本單位實際編制文件材料歸檔范圍和保管期限表，制定檔案分類方案等業務規范，明確各類檔案的歸檔及整理要求，確保文件材料的形成、積累、收集、整理有詳細標準可依，按時做好文件材料年度歸檔工作。在檔案保管上，各單位要按照檔案安全的要求，確保檔案不丟失，不損壞，信息不失密，不被蟲蛀、鼠咬，不受潮等;確保檔案設備、設施的正常運轉;確保檔案專用計算機和檔案管理系統不被病毒入侵;確保電子檔案載體的可讀可用。

4.技術先行，推動檔案信息化系統建設

加強教育系統檔案信息化建設，是提高檔案管理效率，更好地發揮檔案服務教育、教學工作的必由之路。教育行政管理部門和各單位要充分認識檔案信息化建設的重要性，健全檔案信息化管理體系，有序推進檔案信息化建設工作。教育系統要建立統一的檔案信息化管理系統，按照國家有關檔案管理的規定，統一各門類載體檔案的標準和格式，并與各單位的OA辦公系統互聯互通，提升檔案共享平臺，實現電子文件接收、歸檔、整理工作，元數據、背景信息的捕獲;電子檔案的在線及離線接收;電子檔案及檔案數字化副本的存儲、備份;檔案的利用、統計和鑒定等工作。同時，要按照管理自動化、存儲數字化、服務網絡化的思路，在確保電子檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性的前提下，建立紙質、電子檔案“雙套制”，提升逐步實現電子檔案與紙質檔案的同步管理。

5.加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

做好教育系統的檔案工作，必須要有一支政治素質好、專業水平高、服務意識強并相對穩定的工作隊伍。教育系統要高度重視檔案人才隊伍建設，要堅決糾正檔案工作是冷門、負責檔案工作是進“冷宮”的錯誤認識，從源頭上解決好檔案管理人員“不愿做”和“不會做”的問題。要加大對檔案員的培訓力度，組織檔案管理員參加所在地檔案行政管理部門、檔案專業機構、大專院校舉辦的檔案法律法規、專業知識和技能培訓，進一步提高檔案管理人員的專業素養、專業精神和檔案管理現代化設備的操作能力。

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