高校設(shè)備檔案管理探究

隨鳳華

X摘 要：本文首先對(duì)設(shè)備檔案管理現(xiàn)存的問題進(jìn)行了分析，其次對(duì)設(shè)備檔案的建立以及收集等進(jìn)行了闡述，包括檔案的橫向收集，檔案的縱向收集等，并且對(duì)如何提升設(shè)備檔案管理的方法進(jìn)行了總結(jié)，包括提高思想上的認(rèn)識(shí)、完善相關(guān)制度以及提升師資隊(duì)伍的建設(shè)等。

關(guān)鍵詞：高校;設(shè)備檔案管理;研究;

我國頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定，設(shè)備的申請(qǐng)購置、安裝調(diào)試、開箱使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等相關(guān)環(huán)節(jié)形成的文件材料均屬于設(shè)備檔案管理范疇，因此可見，設(shè)備檔案管理包含了設(shè)備的制定、采購、使用以及后期的維修處理等全過程，可以將設(shè)備的整個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系起來。基于此，做好設(shè)備檔案管理工作有益于提升整體的教學(xué)質(zhì)量，改善高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)以及管理工作。

一、設(shè)備檔案管理現(xiàn)存的問題和不足

就從目前而言我國高校的設(shè)備檔案管理大部分采用的管理方式均為使用部門和管理部門同時(shí)管理的方式。針對(duì)于學(xué)校固定資產(chǎn)的重要管理部門，國有資產(chǎn)管理處對(duì)設(shè)備的采購、招標(biāo)以及驗(yàn)收安裝和維護(hù)保養(yǎng)等全權(quán)負(fù)責(zé)，國有資產(chǎn)管理處會(huì)對(duì)設(shè)備的采購、驗(yàn)收以及檔案材料進(jìn)行收集并且保留，以其確保其中的完整性。當(dāng)設(shè)備采購后，設(shè)備的使用部門則會(huì)對(duì)設(shè)備的安裝、操作等檔案進(jìn)行管理。相較于其他人員，操作人員會(huì)對(duì)設(shè)備的使用以及安裝更為熟悉，在安裝期間也需要相關(guān)的人員協(xié)商和溝通。所以，設(shè)備的其他原始資料以及文件等便會(huì)落入使用者手中。針對(duì)于這樣的情況雖然方便了使用者，但同樣給設(shè)備的管理造成了不便，容易使相關(guān)的技術(shù)資料流失。這種傳統(tǒng)的管理模式極有可能出現(xiàn)漏洞，引發(fā)糾紛問題，使得原本有價(jià)值的資料流失或不全，情況嚴(yán)重時(shí)甚至使很多設(shè)備流失了大部分的資料，對(duì)今后的使用以及維護(hù)都造成了極大的困難。針對(duì)于設(shè)備的檔案管理而言，其基礎(chǔ)要求就是要對(duì)相關(guān)設(shè)備的資料進(jìn)行收集，若是做不好收集工作，則無法將開展后期的管理、歸類等工作。

針對(duì)于高校的設(shè)備使用期間，很少有專人對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在設(shè)備的轉(zhuǎn)交或使用時(shí)，相關(guān)的資料也無法做到按時(shí)的交接，有很大一定幾率上導(dǎo)致資料丟失。特別是在對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)以及維護(hù)時(shí)，對(duì)于其中的維護(hù)、事故、故障以及維修等情況進(jìn)行如實(shí)填寫，會(huì)使得設(shè)備的資料出現(xiàn)不全的現(xiàn)象，設(shè)備后期的維修以及使用中便會(huì)存在各種問題。

二、收集以及建立設(shè)備檔案管理

1.實(shí)行橫向收集

為了能夠更好的對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理，第一步則是需要把相關(guān)的設(shè)備檔案進(jìn)行分類。通常情況下往往都會(huì)以金額的大小來鑒別大型設(shè)備還是普通設(shè)備。在根據(jù)金額進(jìn)行設(shè)備的鑒別過程中，認(rèn)為以十萬元作為標(biāo)準(zhǔn)衡量較為合適，例如金額大于十萬元?dú)w納為大型設(shè)備，低于十萬元?jiǎng)t屬于小型設(shè)備。通常情況下針對(duì)于普通設(shè)備而言，往往僅需要訂購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、訂購合同以及維修記錄等資料即可。另外，視學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，使用單位必須要及時(shí)建立固定的資產(chǎn)清單、對(duì)設(shè)備標(biāo)簽等進(jìn)行粘貼，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中也務(wù)必要準(zhǔn)確納入。

針對(duì)于超過十萬元的大型設(shè)備而言，在資料的納入上則顯得較為復(fù)雜，要求設(shè)備采購資料時(shí)的各種原始資料，這取決于大型設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益。在對(duì)大型設(shè)備進(jìn)行管理期間，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行管理，對(duì)相關(guān)的設(shè)備進(jìn)行單獨(dú)的建卡，并且完成技術(shù)資料。針對(duì)于使用單位而言，允許辦理長時(shí)間的借用憑證，對(duì)相關(guān)的資料和憑證進(jìn)行妥善的保管，但是在對(duì)設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)接或轉(zhuǎn)交他人使用時(shí)則需要走流程辦理好轉(zhuǎn)接手續(xù)。大型設(shè)備在需要維修或者保養(yǎng)的時(shí)候，依然應(yīng)當(dāng)如實(shí)準(zhǔn)確地填寫報(bào)修記錄、使用記錄、故障、事故以及維護(hù)記錄等。只要涉及大型設(shè)備需要外借或者收回必須要有相關(guān)的憑證，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收規(guī)定。

2.縱向收集

對(duì)于設(shè)備而言其管理過程大致可以分為驗(yàn)收、申購、使用以及回收等階段，其中所涉及到的資料通常包括了申購報(bào)告、計(jì)劃與論證報(bào)告、定購合同等;雙方簽字移交文件、保修單以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等;設(shè)備的維修、使用、說明文件、回收申請(qǐng)書、審批材料以及報(bào)廢鑒定單。針對(duì)于進(jìn)口的設(shè)備則還另外需要技術(shù)商務(wù)文件、外貿(mào)合同等相關(guān)資料。

3.管理設(shè)備檔案

（1）提高思想認(rèn)識(shí)建設(shè)高度

由于管理人員在常規(guī)的工作中沒有對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行全面認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致將其處于不加以重視的錯(cuò)誤位置。所以，為更加適應(yīng)改革發(fā)展的需求，應(yīng)當(dāng)以學(xué)校為出發(fā)點(diǎn)在設(shè)備檔案管理的工作建設(shè)中，提出并采取有效的應(yīng)對(duì)措施，從而將設(shè)備檔案管理上升到一個(gè)更高的水平。

（2）健全檔案管理制度

要想做好設(shè)備儀器檔案管理工作建設(shè)，必須在一定程度上建立完善的檔案管理制度細(xì)節(jié)。設(shè)備申購、貨到驗(yàn)收、歸納整理是設(shè)備檔案管理的三個(gè)主要方面，要依據(jù)這三個(gè)重點(diǎn)制定有效的可實(shí)施的規(guī)章制度。從檢查主機(jī)、附件配置、說明書與技術(shù)資料等方面出發(fā)，將各個(gè)設(shè)備的詳細(xì)資料交由國有資產(chǎn)管理處進(jìn)行統(tǒng)一的收集整理和保存。為保證原始材料的完整形式，操作人員在使用設(shè)備的時(shí)候需要安裝的相關(guān)技術(shù)文件可復(fù)印原版文件。在設(shè)備使用過程中，出現(xiàn)損壞或故障的情況需要使用部門將申請(qǐng)書遞交給管理部門，同意以后才能進(jìn)行后續(xù)的維修和保養(yǎng)。最后，在進(jìn)行維修和報(bào)廢處理，管理部門需要將其中產(chǎn)生的記錄、文件和票據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的整理和保存，以免資料丟失。此外，在設(shè)備正常工作的范圍內(nèi)，針對(duì)不同類型的設(shè)備采取不同的方案加強(qiáng)檔案管理。對(duì)于普通的設(shè)備可以加強(qiáng)日常管理工作的力度，以設(shè)備主管部分輪番抽查為輔助點(diǎn)，對(duì)設(shè)備的使用記錄以及維修記錄進(jìn)行階段性的考核，制定考核標(biāo)準(zhǔn)和制度，并將各個(gè)使用單位的考核成績進(jìn)行公開和對(duì)比。相比于普通設(shè)備，大型設(shè)備在管理上不僅要包含以上幾點(diǎn)，還要處理好高校之間設(shè)備的資源共享問題。為達(dá)到新形勢(shì)下高校大型設(shè)備開放共享的局面，需要對(duì)設(shè)備上一年度的使用效益進(jìn)行考核，考核的標(biāo)準(zhǔn)在于使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)、維修記錄。對(duì)于大型儀器開放基金的申請(qǐng)，需要將申請(qǐng)表、維修合同、驗(yàn)收質(zhì)檢報(bào)告等相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行檔案管理。這些檔案是影響大型設(shè)備的使用和維護(hù)的重要因素，也決定了大型貴重儀器開放基金的使用情況。本項(xiàng)工作的成功建設(shè)，為大型儀器開放基金從管理、使用和分配各個(gè)方面奠定了牢固的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)報(bào)廢設(shè)備處理時(shí)，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)單位負(fù)責(zé)人做出的技術(shù)鑒定，以及申請(qǐng)報(bào)廢表、主要批示原始文件進(jìn)行整理備檔。

（3）提高設(shè)備管理部門師資隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)

在檔案管理過程中，檔案管理人員對(duì)于檔案管理水平的高低起著決定性的作用，因此在設(shè)備檔案管理工作中需要一批有著過硬專業(yè)素養(yǎng)且認(rèn)真負(fù)責(zé)的專業(yè)人員隊(duì)伍。由于檔案管理工作的性質(zhì)不同，它既是一項(xiàng)常規(guī)業(yè)務(wù)性工作也是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，所以對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平要求嚴(yán)格。不僅要求人員擁有強(qiáng)大的理論知識(shí)作為支撐，還要求他們具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)作為應(yīng)援。為運(yùn)用科學(xué)的檔案管理理論以及新技術(shù)來改進(jìn)檔案管理工作，加強(qiáng)管理部門師資力量的建設(shè)，各大高校要充分利用自身資源優(yōu)勢(shì)，借助培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等相關(guān)培訓(xùn)方法進(jìn)行系統(tǒng)的有目的訓(xùn)練，在不斷學(xué)習(xí)中規(guī)范自身日常工作細(xì)節(jié)，從而達(dá)到國家及高校檔案管理的要求水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文通過對(duì)設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀和存在問題做出了解析，并提出了關(guān)于設(shè)備檔案收集和建立的相關(guān)有效方法。最后從思想提高、建立完善檔案管理制度、加強(qiáng)設(shè)備管理部門師資隊(duì)伍建設(shè)三個(gè)方面系統(tǒng)的全方面的作出建議。事實(shí)上，加強(qiáng)高等院校設(shè)備儀器的科學(xué)化管理體系建設(shè)，在一定程度上影響著大學(xué)教學(xué)質(zhì)量和科研改革，此外也對(duì)推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室體制改革起著重要的影響。運(yùn)用科學(xué)合理的機(jī)制對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理儼然成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作的重要出發(fā)點(diǎn)。設(shè)備檔案管理工作由設(shè)備的采購、使用、共享、維修監(jiān)測(cè)等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成，在日常工作中，維護(hù)和調(diào)節(jié)好這項(xiàng)工作將影響著日常的設(shè)備管理和采購新的工作設(shè)備。

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