檢驗科電子檔案的管理與使用探討

李鈺潁

摘 要：檢驗設備檔案，是檢驗科對儀器的使用、維護以及開展技術開發不可缺少的信息資料，是進行深層次醫療、科研、教學等活動的重要依據，更是科室內極為重要的信息資源，因此必須對其進行深入的探究。而隨著電子網絡信息技術的發展，檢驗科檔案逐步向電子檔案方向發展。基于此，本文通過對檢驗科電子檔案進行淺析，對檢驗科電子檔案管理過程中存在的問題進行簡要分析，并對進一步提升檢驗科電子檔案管理的水平提出相應的措施。

關鍵詞：醫療設備;設備檔案;檔案管理

一、檢驗科電子檔案淺析

1.檢驗科電子檔案概述。隨著信息技術的不斷滲入，檢驗科檔案管理的模式也發生了相應的轉變。傳統管理模式隨著網絡電子信息技術的普及被先進的檔案管理技術所取代，建立了檢驗科信息管理系統（LIS），實施了條碼技術，并建立了相應的檢驗科電子檔案管理模式。

檢驗科的檔案管理可分為數據檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案以及內部資料檔案等部分。這為檢驗科的信息分析、處理以及統計打下堅實的基礎。檢查科電子檔案管理系統的建立為檢驗科現代化的管理，提供了極為有利的條件，進一步促進了檢驗科的發展與進步，人性化管理與系統化管理進行有效的結合，進一步提高工作效率，有助于科室以及個人的進一步發展。

2.檢驗科電子檔案的管理模式。檢驗科電子檔案的管理大致分為數據檔案、倉庫檔案、系統檔案、職工檔案、行政管理檔案和內部資料檔案等。這一檔案管理模式的建立，有效促進了檢驗科檔案管理的現代化。

（1）數據電子檔案的管理。數據電子檔案的管理，可分為常規與條碼管理。常規管理包括標本管理、信息存放以及檢測結果等。利用計算機網絡的存儲系統可以有效減少各項信息的存放空間，可以迅速查詢所需數據與信息，更加的方便與快捷。條碼管理是對各類條碼進行登記管理，將各類條碼根據相應的特點進行登記分組，匯總后錄入電腦系統。同時，將各類標本都進行登記，不漏收、不漏檢、不延誤。進一步提高對信息的掌控能力，提高相應的監督與管理水平。

（2）倉庫電子檔案的管理。這是一種新型的網上訂購模式，根據標本的數量對各小組試劑與耗材的使用情況，進行統計與匯總。在各部門需要預定試劑與耗材時，需要利用計算機進行查詢與調配。利用系統的統計與預定模式有效避免試劑與耗材的管理出現混亂的現象，同時有效提高對耗材與試劑的調配能力，進一步提高工作效率。

（3）職工電子檔案的管理。通過計算機管理系統儲存職工的個人相關信息。管理人員通過相關背景信息，對職工進行合理的分配，人性化的進行人力資源管理，避免出現因個人能力不足，無法勝任相關工作的情況，合理分配人力資源，合理構建工作團隊。

（4）考核電子檔案的管理。管理人員可以通過計算機對職工的考勤、工作的能力與態度進行不定期的考核。對職工進有效的激勵，進一步加強團隊的協作精神。

（5）行政電子檔案的管理。相關的管理人員通過計算機系統對檢驗科的行政日常工作進行管理。比如，上級領導可以通過計算機系統對信息進行匯總;管理員可以通過計算機對工作進行分配，并對相應的工作時間進行統計，還可以對檢驗科內的設備與項目費用進行核算，有助于對職工的工作量進行合理的分配。

二、檢驗科電子檔案在管理中存在的問題

1.檔案的管理意識缺乏。檢驗科電子檔案管理工作可以順利的進行，需要檢驗科的工作人員以及各個相關部門的協調與配合。但在實際工作中，部分檢驗科室的人員缺乏檔案管理的意識，只重視相關設備的管理，對檔案的管理不夠重視。這就使檢驗科在對各項設備的信息進行收集時出現工作分散，如一些科室只關注對設備的考察與采購;維修部門只注重對儀器的維修進行記錄。這些部門都忽視了對檢驗設備的信息與資料進行統一的收集與管理，導致檢驗科的電子檔案存放過于隨意。

2.缺少完備的檢驗科電子檔案管理機制。當前，由于缺少完備的檢驗科電子檔案管理機制，使相關設備檔案的管理工作無法有效的順利進行，導致設備出現管理混亂的現象。除此之外，相關科室沒有進行明確的分工，使設備檔案丟失的現象時常發生，降低了檔案管理的工作效率。電子檔案在歸檔后，沒有進行有效的利用，缺少對信息價值的進一步開發。因此要對設備檔案的管理進行規范，完善相應的管理機制，保障設備管理工作的穩定運行。

三、進一步提升檢驗科電子檔案管理水平的有效措施

1.提高檢驗科電子檔案的管理意識

檢驗科設備是醫療衛生事業可以順利發展，相關工作正常進行的重要保證之一。同時，也是檢驗工作正常進行與發展的關鍵因素，檢驗設備直接對醫療衛生事業的質量與水準起到影響。為使檢驗設備的使用效率得到提高，降低設備出現故障的概率，必須建立一套科學、合理、全面的設備管理檔案，并進行有效的管理。相關工作人員必須對檔案管理工作的重要性有充分的認識，將設備檔案管理工作放在重要的位置。利用多種渠道與手段，將設備檔案的重要性、以及檔案管理制度進行推廣，加強各科室人員以及領導的檔案管理意識，樹立檔案管理與工作正常進行息息相關的理念，利用相關案例，使工作人員對檔案管理工作的重要性，更加深入的了解，進一步加強工作人員對設備檔案管理的意識與自覺性。

2.進一步完善檢驗科電子檔案的管理體系

加強檢驗科電子檔案管理時，需要構建一個科學、完善的管理體系，這也是相關工作可以順利、高效進行的關鍵。科技的發展，為檔案管理提供了先進的管理手段，相應的管理體系也應進一步完善。檢驗科應將檔案管理作為綜合管理中一項重要工作;安排專人進行相應的管理，構建一個整體、完善的管理網絡，實現設備檔案的制度化管理，使檔案的收集、整理、歸檔等各項工作有據可依，提高醫療設備的運用率，保障相關工作的順利進行。

3.提高檢驗科檔案管理人員的專業水平

檢驗科的檔案內容較多多，涉及的范圍也比較廣，因此所需要的檔案管理人員必須具備極強的綜合業務水準，掌握檢驗檔案管理的內容與相關的流程，明確各種設備的管理標準等。進一步加強對檔案管理人員的子夜培訓，使其不斷的接收新的專業知識;同時，熟練掌握現代化的電子檔案管理手段，提升自身的專業技能。建立相應的激勵制度與崗位責任制，使檔案管理工作的分工與責任進一步的明確，進而提高檔案管理的整體水平。

三、結束語

綜上所述，在各種高、精、尖檢驗設備繁多的檢驗領域中，加強設備的規范管理是極為必然的。各單位應重視對檢驗科電子檔案的管理，進一步完善相關工作的體系，建立完善的檢驗科電子檔案信息系統，對檢驗設備從計劃采購到后續維修護理的全過程進行完整的掌握，使檢驗設備得到充分、有效地利用。

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