檔案管理過程中的主要問題及應(yīng)對策略

林麗儀

摘要：檔案管理工作已經(jīng)深深地植入到每一個行業(yè)中，成為了每一個行業(yè)發(fā)展過程中不可缺少的重要部分。但是從目前的工作經(jīng)驗可以看出，由于種種原因限制，導(dǎo)致開展檔案管理工作的過程中還存在一些限制因素，影響到了這項工作的成效，因此就需要制定出更加科學的應(yīng)對策略，這樣才能夠滿足檔案管理工作的高標準要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;應(yīng)對策略

一般來說，當前社會對于檔案管理工作的重要性認識還不夠，其原因主要是認為這項工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也就會對這方面的投入減少，經(jīng)過長期的發(fā)展，就會使得檔案管理工作無法有效地推進，人員配備不科學。

一、檔案管理工作開展的流程分析

在每一個行業(yè)中開展檔案管理工作都會存在一些差異，這與每一項工作性質(zhì)不同有關(guān)，但是總體來說，檔案管理工作都具有一個類似的模式，因此就能夠從整體出發(fā)，對檔案管理工作開展的流程進行系統(tǒng)性分析，這樣才能夠為優(yōu)化工作流程提供一些借鑒經(jīng)驗。在開展檔案管理工作中，首先就需要能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進行精確采集，確保這些檔案信息的真實性和可靠性，然后根據(jù)這些信息來進行后期處理工作，劃分不同重要等級的檔案信息，然后使用不同的方法來進行處理。對于一些極其重要的檔案信息，就需要采取安全等級更高的檔案保存策略。在整個工作過程中，檔案管理工作人員將會面臨著較大的工作量，并且發(fā)揮著主導(dǎo)作用，因此確保這些工作人員的工作能力達標是十分重要的。開展檔案管理工作的流程和制度，將直接影響到這項工作的效率和現(xiàn)有一些資源的利用率。導(dǎo)致如今檔案管理工作效率不強的原因有很多種，需要保持長遠的員工來進行逐項分析，才能夠得到比較可靠的結(jié)論。

二、檔案管理工作中存在的一些問題以及相應(yīng)的應(yīng)對策略

2.1 人員配備不科學

在一些企事業(yè)單位中，開展檔案管理工作的人員有一部分是從其他單位進行抽調(diào)的，他們不具備這方面的專業(yè)能力。在開展工作的過程中，向有工作經(jīng)驗的人員進行短時間學習后就上崗工作，這樣使得開展檔案管理工作的過程中，很有可能因為工作人員的工作能力不強而出現(xiàn)疏忽，造成嚴重的后果。隨著計算機信息化程度不斷提高，推進檔案管理電子化作業(yè)已經(jīng)初見成效，那么就對檔案管理工作人員提出了新的要求。只有能夠更加高效的應(yīng)用計算機工作設(shè)備，才能夠正常開展工作。針對這種情況，就需要相關(guān)工作單位定期組織技能培訓，確保所有的工作人員都能夠更加便捷地獲取到提升自我工作能力的機會，在長期的學習進程中，滿足高標準的工作需求。

要適當提高檔案管理工作門檻，只有滿足學歷要求以及專業(yè)化技能要求之后，才能夠篩選進駐工作崗位。并且在后期開展工作的過程中，定期開展考核，只有考核達標才能夠繼續(xù)開展工作，否則就需要重新前往學習班進行學習。并且將檔案管理工作的成效與個人的績效進行掛鉤，這樣才能夠盡最大的努力提高檔案管理工作人員的主動性，不斷的提升自我，為檔案管理工作做出更大的貢獻。針對現(xiàn)階段開展檔案管理工作能夠利用的一些資源進行重新分配，確保對各項資源利用的高效性和合理性。

2.2 工作流程不科學

由于在以往的進程中沒有重視檔案管理工作，那么在現(xiàn)階段開展檔案管理工作，主要都是沿用傳統(tǒng)的工作策略，那么在現(xiàn)代社會背景下就會顯得格格不入，工作效率比較低，工作流程不科學。比較明顯的是，在計算機信息化設(shè)備應(yīng)用之后，仍然采用傳統(tǒng)的考核標準，那么就會存在一部分管理工作人員懈怠的情況。通過短時間的計算機信息化設(shè)備就能夠完成以往人工工作一天的工作量，那么這樣也是不合理的。并且盡管已經(jīng)采購了先進的專業(yè)化技術(shù)軟件，但是許多檔案管理單位仍然采用傳統(tǒng)的人工工作方式來采集檔案信息，并且進行辦公化來對數(shù)據(jù)信息進行核對，這樣就使得一部分資源被閑置。因此就需要結(jié)合每一個檔案管理單位的實際工作需求，以及未來的發(fā)展趨勢，來重新制定出更加科學的工作流程。要保持長遠的眼光，更好地利用多方資源來確保這項工作的效果。要使得已經(jīng)建立起的工作流程和實際情況形成良好的契合關(guān)系。并且可以提供個性化檔案管理方式，體現(xiàn)出個性化差異，盡量為檔案管理工作提供一些便利的工作方法。但是也應(yīng)當加強監(jiān)管力度，確保檔案信息的安全性。

2.3 信息化程度不夠

由于經(jīng)費的限制，導(dǎo)致一部分檔案管理單位經(jīng)常出現(xiàn)信息化程度不夠的情況，因此在未來的發(fā)展過程中，就需要加大檔案管理工作的經(jīng)費投入，制定專項資金來采購先進的工作設(shè)備，這樣能夠極大地提高這項工作的效率，確保檔案管理工作的精確性和可靠性，將會帶來巨大的社會經(jīng)濟效益。建立起專業(yè)化的系統(tǒng)管理模式，做好工作人員的權(quán)限設(shè)定。

三、結(jié)語

目前在開展檔案管理工作的過程中還存在一些問題，在未來的發(fā)展過程中，就需要針對這些問題進行逐項改進，這樣才能夠為現(xiàn)代社會發(fā)展做出更大的貢獻。要重新制定科學完善的工作制度，加大先進技術(shù)的引進程度。針對檔案管理工作的需求，來建立起系統(tǒng)化的工作體系。并且加強針對檔案管理工作人員的技能培訓，使得他們能夠更加高效的開展檔案管理工作。

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