企業(yè)財(cái)務(wù)共享下內(nèi)部控制問題分析

賈惠巖

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)更新?lián)Q代速度越來越快，財(cái)務(wù)共享模式依托時(shí)代背景和新的思想理念應(yīng)運(yùn)而生，利用信息技術(shù)手段和先進(jìn)的管理觀念更好地解決了企業(yè)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)重復(fù)以及效率整體低下等問題，為企業(yè)進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有資源配置提供了可能。財(cái)務(wù)核算集中化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)手段信息化、服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化等特點(diǎn)使財(cái)務(wù)共享模式在提高企業(yè)工作效率、增強(qiáng)部門間協(xié)同合作、優(yōu)化資源配置、降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)效益等方面具有優(yōu)越性。但是構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，重組企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，重新規(guī)劃人力物力分配等措施給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：組織架構(gòu) ?業(yè)務(wù)流程 ?信息平臺(tái)

一、財(cái)務(wù)共享與內(nèi)部控制相關(guān)理論

（一）財(cái)務(wù)共享相關(guān)基礎(chǔ)理論

1、規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論

實(shí)行財(cái)務(wù)共享模式首先將對企業(yè)各部門的職能做出正確劃分，再對職能相同或相近的若干部門進(jìn)行整合，最終構(gòu)建出新的部門結(jié)構(gòu)以適應(yīng)企業(yè)大規(guī)模發(fā)展需要。共享中心通過標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)整合職能重復(fù)的部門，增強(qiáng)部門間協(xié)同效應(yīng)，大批量處理相同業(yè)務(wù)，降低成本，增強(qiáng)企業(yè)融資能力。

2、競爭優(yōu)勢理論

企業(yè)的競爭力來源于綜合實(shí)力，綜合實(shí)力涉及企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、核心技術(shù)、員工素質(zhì)等方面。企業(yè)通過對現(xiàn)有資源進(jìn)行優(yōu)化配置、創(chuàng)新生產(chǎn)和管理技術(shù)等方法可以實(shí)現(xiàn)競爭力的提升。

3、組織結(jié)構(gòu)扁平化理論

財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)剝離出了企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)，使得企業(yè)資源配置集中服務(wù)于核心業(yè)務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤。企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少管理層次、裁減冗余人員，管理層也可以及時(shí)了解市場動(dòng)態(tài)，從而減少了信息傳達(dá)偏離實(shí)際或失去時(shí)效性等情況出現(xiàn)。

4、業(yè)務(wù)流程再造理論

業(yè)務(wù)流程再造是建設(shè)財(cái)務(wù)共享模式的關(guān)鍵一步，它是指在充分掌握企業(yè)實(shí)際情況基礎(chǔ)上正確分析、合理設(shè)計(jì)企業(yè)程序，并變革相關(guān)的企業(yè)管理制度，達(dá)到績效增長、規(guī)模擴(kuò)大、企業(yè)發(fā)展的最終目標(biāo)。

財(cái)務(wù)共享模式的另一個(gè)重點(diǎn)是信息科技系統(tǒng)的運(yùn)用，完成企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造后，進(jìn)一步簡化業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性高的流程，比如：應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、資金管理等，以此促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)部門充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制原則

1、全面性原則

內(nèi)部控制工作需要覆蓋到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的每個(gè)流程環(huán)節(jié)，讓企業(yè)的每一位工作人員參與其中。財(cái)務(wù)共享模式是綜合性管理模式，包括信息技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)服務(wù)、人員管理等多方面，二者對全面性的要求相同。

2、重要優(yōu)先原則

將企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)放在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中重要或高風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)營活動(dòng)上，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度。財(cái)務(wù)共享模式將核心業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)剝離，資源配置傾向于核心業(yè)務(wù)。這兩個(gè)概念在重要優(yōu)先原則上有相同之處。

3、適應(yīng)性原則

內(nèi)部控制制度需要與企業(yè)外部環(huán)境及內(nèi)部環(huán)境相符，并保持制度具有適當(dāng)活性以應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境的變化，從而保障內(nèi)部控制長期有效。財(cái)務(wù)共享模式或任何一種管理模式的運(yùn)用都需要遵循適應(yīng)性原則，才能真正對企業(yè)發(fā)展起到推動(dòng)作用。

4、效益性原則

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的根本目的是盈利，內(nèi)部控制同樣服務(wù)于效益性原則，開展內(nèi)部控制的目的是為了降低成本提高效益。實(shí)施財(cái)務(wù)共享的目的也在于此，通過結(jié)構(gòu)重組減少職能重復(fù)的部門，裁撤冗員等方式降低成本提高效益。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）組織結(jié)構(gòu)

為建立財(cái)務(wù)共享中心勢必削減甚至剝離財(cái)務(wù)職能，這將導(dǎo)致企業(yè)人員和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變動(dòng)，這些變動(dòng)對子公司及各部門產(chǎn)生的影響后果是不確定的。財(cái)務(wù)共享中心不直接接觸業(yè)務(wù)活動(dòng)，在處理業(yè)務(wù)時(shí)可能因部門所處位置不同產(chǎn)生信息溝通的內(nèi)容和時(shí)間差異，對同一問題做出不同判斷。企業(yè)內(nèi)部責(zé)任主體不明確是導(dǎo)致內(nèi)控責(zé)任不確定的重要原因之一，這將導(dǎo)致出現(xiàn)問題時(shí)難以追責(zé)，增加了企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概率，降低了解決問題的效率。

（二）業(yè)務(wù)流程

總賬是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中最繁雜、最核心的環(huán)節(jié)，對整體財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的影響也是最大的，因此總賬業(yè)務(wù)的特性對共享中心規(guī)模有一定要求。財(cái)務(wù)共享中心規(guī)模限制總賬業(yè)務(wù)量和業(yè)務(wù)規(guī)模發(fā)展時(shí)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)無法正常開展，難以實(shí)現(xiàn)總賬業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)行，不能保證企業(yè)有效審查和評估企業(yè)整體在財(cái)務(wù)方面的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)共享中心完成日常核算，這將導(dǎo)致業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離，財(cái)務(wù)人員在核算時(shí)不能完全了解業(yè)務(wù)部門的采購用途，因此確定成本費(fèi)用明細(xì)科目存在一定困難，可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息錄入與實(shí)際情況不符的失誤。

（三）員工層面

企業(yè)結(jié)構(gòu)重組，部門職能精減，業(yè)務(wù)高度流程化的運(yùn)行模式，以及電子信息系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用都使得企業(yè)所需員工數(shù)量大幅下降。企業(yè)決定裁員將打擊工作積極性，企業(yè)向心力凝聚力降低，影響企業(yè)內(nèi)部工作氛圍或出現(xiàn)員工在人事決定公布前跳槽等情況，增加人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。

新老員工的工作交接也有可能導(dǎo)致工作風(fēng)險(xiǎn)，新員工不熟悉業(yè)務(wù)且缺乏經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)中對工作的內(nèi)容的接受理解程度有限，在實(shí)際工作中只能按培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行死板地操作，更是難以妥善處理突發(fā)情況，需要一定時(shí)間才能滿足日常業(yè)務(wù)處理的要求。因此，企業(yè)無法合理確定其業(yè)務(wù)水平、員工的勝任能力以及工作意向。

（四）信息溝通

財(cái)務(wù)共享中心高度依賴信息系統(tǒng)，這對企業(yè)信息技術(shù)水平提出很高的要求，也限制了部分企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式的可能性，或?qū)е乱呀?jīng)建立財(cái)務(wù)共享模式的企業(yè)在后期發(fā)展中難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

多數(shù)企業(yè)在主體結(jié)構(gòu)或主要業(yè)務(wù)發(fā)生重大變革時(shí)，信息系統(tǒng)維護(hù)人員才著手完善和調(diào)整相應(yīng)的財(cái)務(wù)共享軟件系統(tǒng)及設(shè)備，沒有定期維護(hù)設(shè)備或更新系統(tǒng)版本。這將影響企業(yè)部門間的信息傳遞、信息共享、信息監(jiān)管等問題，使企業(yè)難以在信息監(jiān)管、數(shù)據(jù)分析中對自身實(shí)際發(fā)展情況做出正確判斷，不能有效評估并應(yīng)對企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的對策分析

（一）組織結(jié)構(gòu)

1、規(guī)范管理制度

企業(yè)傳統(tǒng)管理機(jī)制難以適用新型的財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)都需要根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式改革變化。企業(yè)應(yīng)評估財(cái)務(wù)狀況，以此為基礎(chǔ)落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)，對財(cái)務(wù)工作加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，制訂更加規(guī)范化的財(cái)務(wù)管理機(jī)制。

2、明確權(quán)責(zé)主體

明確內(nèi)控責(zé)任主體可以有效控制企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，因此需要完善企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，明確劃分財(cái)務(wù)職責(zé)，建立責(zé)任追究機(jī)制，力求責(zé)任到人。由財(cái)務(wù)部門梳理組織結(jié)構(gòu)，把握業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一調(diào)配財(cái)務(wù)人員，集中處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和核算流程。除此之外，根據(jù)交易涉及的業(yè)務(wù)區(qū)域不同，表現(xiàn)出的業(yè)務(wù)特征不同，建立相應(yīng)的處理中心，明確各中心的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的優(yōu)化效果。

（二）業(yè)務(wù)流程

1、合理分配工作

企業(yè)需要根據(jù)工作內(nèi)容對全部工作進(jìn)行合理分配，優(yōu)化人力資源配置，避免業(yè)務(wù)分配不均的情況。財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)量繁多，尤應(yīng)注重工作效率問題，為提高企業(yè)整體運(yùn)營效率，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程應(yīng)確保在較短的時(shí)間內(nèi)完成應(yīng)收賬款憑證提交和審核回復(fù)。

2、掌握賬款動(dòng)態(tài)

實(shí)時(shí)監(jiān)控應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)，分析賬款賬齡以及更新和保護(hù)客戶信息，對應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)的失誤要做到早發(fā)現(xiàn)早解決，如應(yīng)收賬款逾期，開給客戶的發(fā)票缺失等問題。月末核查也是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員應(yīng)對全部賬目進(jìn)行核查，及時(shí)處理錯(cuò)賬和未達(dá)賬款，了解賬款的未達(dá)原因，并將相關(guān)情況如實(shí)上報(bào)。

（三）員工層面

1、制定內(nèi)部控制手冊

企業(yè)應(yīng)制定內(nèi)部控制手冊，以保障企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制的檢查和評價(jià)時(shí)有章可循，保證參與該流程的相關(guān)人員明確了解工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)，有利于內(nèi)部控制更好地在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中發(fā)揮監(jiān)管作用，擴(kuò)大企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)管氛圍，深化內(nèi)部控制力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改企業(yè)內(nèi)部控制存在的缺陷。

2、建立員工評價(jià)、培訓(xùn)體系

財(cái)務(wù)管理人員是企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的具體執(zhí)行者，在具體實(shí)施過程中發(fā)揮著重要作用，新型財(cái)務(wù)管理模式對財(cái)務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)都提出更高要求。企業(yè)需要提高員工的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)能力，轉(zhuǎn)變對待財(cái)務(wù)工作的陳舊思想理念。企業(yè)可以建立員工的績效考核機(jī)制，通過考核總結(jié)工作中的不足。必要時(shí)可以對有需要的員工做針對性培訓(xùn)，考核結(jié)束后對成績出色的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)和提高員工工作的積極性和主動(dòng)性。

（四）信息溝通

1、建立數(shù)據(jù)信息平臺(tái)

建立良好的信息技術(shù)平臺(tái)和較為完善的信息系統(tǒng)，有利于信息錄入的完整性。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息整理歸納后將儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)企業(yè)的相關(guān)管理需求可以形成報(bào)表。同時(shí)企業(yè)通過信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)管理，能夠?qū)ΡO(jiān)督管理起到良好的作用，減少工作人員的重復(fù)性工作，提高了企業(yè)運(yùn)行效率，保障企業(yè)能夠更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源信息共享，能夠促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)落實(shí)。

2、建立系統(tǒng)維護(hù)制度

為了財(cái)務(wù)共享與信息系統(tǒng)良好適配，需要在信息溝通方面加強(qiáng)內(nèi)部控制力度。建立信息平臺(tái)后應(yīng)對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，設(shè)置固定維護(hù)周期和系統(tǒng)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。在季度末生成財(cái)務(wù)報(bào)表終稿前，企業(yè)應(yīng)及時(shí)維護(hù)財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)，必要時(shí)更新升級系統(tǒng)配置。當(dāng)出現(xiàn)重大業(yè)務(wù)變動(dòng)時(shí)，信息系統(tǒng)層面的及時(shí)更新維護(hù)和高標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)水平，能夠很大程度減少數(shù)據(jù)信息錄入變更的影響，大量節(jié)省時(shí)間、人力成本。

四、研究結(jié)論

本文結(jié)合財(cái)務(wù)共享與內(nèi)部控制的理論與實(shí)踐，從組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、人員、信息溝通四個(gè)角度，對企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)出企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心過程中存在的內(nèi)部控制問題并提出具有可行性的解決意見。組織結(jié)構(gòu)需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理制度規(guī)范化，明確劃分責(zé)任主體實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制流程優(yōu)化。在業(yè)務(wù)流程方面，制訂內(nèi)部控制手冊加強(qiáng)內(nèi)部控制力度。員工管理應(yīng)從激發(fā)員工工作熱情、提高員工綜合素質(zhì)角度出發(fā)建立績效考核機(jī)制，加強(qiáng)員工培訓(xùn)。在信息與溝通方面，建立并完善信息技術(shù)平臺(tái)財(cái)務(wù)共享中心，定期優(yōu)化系統(tǒng)，設(shè)立系統(tǒng)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)系統(tǒng)與組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、人員操作的聯(lián)系，深化與企業(yè)發(fā)展情況和發(fā)展要求的適配度。

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