高職二級學院教學秘書工作的體會和思考

摘 要：教學秘書是高職院校教學管理的最基層人員，教學秘書的職業素養、服務意識對提高高職二級學院教學管理質量，提高人才培養質量具有重要意義。分析了高職院校教學秘書的職業素養要求，對高職院校教學秘書隊伍存在的問題及解決的對策進行了探討。?

關鍵詞：高職;二級學院;教學秘書;教學管理

高職院校管理工作的重點和核心是教學管理，教學管理工作的水平對高職院校教學質量的提高起著決定性的作用。教學秘書作為高職院校教學管理隊伍中的一員，在各項教學活動中起著上傳下達的作用，對保障教學秩序的穩定起著重要的作用。教學秘書的業務能力和管理水平的高低也直接影響著高職院校教學管理的整體水平和質量。筆者在教學秘書崗位上工作了3年，有了很多體會和思考。

一、高職院校教學秘書的職業素養要求

高職院校教學秘書的主要工作職責有以下幾個方面：日常教學文件、通知的收發及傳達;教師學期教學資料、學生畢業設計、實習報告等教學資料的整理與保存;學期校歷的編排、教學任務的下達、教材征訂;二級學院督導聽課的安排、各級教學檢查及專項檢查的協助;各類英語、計算機等級考試的報名、轉考證、證書的發放、監考的安排;信息采集、畢業資格審核、畢業證的發放;年度教學工作量的核算等。有此可見，教學秘書既要與每位教師聯系，也要和廣大學生接觸。

教學秘書首先要有良好的職業信念，擁有正確的世界觀、人生觀和價值觀，有良好的工作作風及職業道德，做到愛崗、敬業、忠誠、奉獻;其次，教學秘書還要熟悉教學運行的每個環節，對每學期專業計劃的落實、課務的下達要準確無誤，要能專業的處理日常教學運行中出現的各類突發問題，要有良好的職業技能;第三，教學按學年運行，每學年有固定的周次，常規工作比如課務錄入、課程教師安排、實踐周安排、公選課開設選課、學分兌換、補考、重修、期末考試、成績錄入接收、教學資料歸檔、教學檢查、期中教師、學生座談、畢業資格審核等工作，基本都在固定時間進行，對于這些，教學秘書要有自己的工作時間表，提前做好相應的準備;而且教學秘書在做這些常規工作的同時，還有很多領導需要臨時協助的工作要完成。這就要求教學秘書必須要有良好的職業習慣，在千頭萬緒的工作中，尋找最為有序、合理的工作技巧。

作為一名高職的教學秘書不但要有良好的職業信念、技能、習慣，還要有較強的綜合管理能力、全面的專業知識、過硬的業務能力、溝通協調能力等，要努力提高的自己的現代化管理技能。[1]

二、高職院校教學秘書隊伍存在的問題及對策

高職二級學院的教學秘書是二級學院教學管理的直接執行者，在高職二級管理模式中起著非常重要的作用。但是目前看來總體感覺大部分學校對教學秘書都不是很重視，職業聲望低、人員配備不足。教學秘書應該具備怎樣的職業能力，二級學院配備教學秘書的標準是什么等等，都缺乏制度和規范，目前學校各二級學院不論專業數量、學生多少統一只安排一名教學秘書，工作壓力大，任務繁重。另外教學秘書缺乏進修培訓、業績考核、職稱晉升困難。本人從事教學秘書工作3年，沒有經受過關于教學秘書工作的系統、正規培訓，都是自己在工作中摸索、請教，對新時期高職教學管理要求的適應倍感壓力。這些都嚴重制約了教學秘書工作的積極性。

針對高職二級學院教學秘書隊伍目前存在的問題，筆者認為，可以從以下幾個方面著手，采取切實可行的對策，推進高職院校教學秘書隊伍的建設。

（一）科學設置秘書崗位，要結合自己學校實際情況，制定教學秘書崗位的職責和最低用人標準，比如專業背景、學歷學位等。有條件的可以分別設置教學秘書、科研秘書、行政秘書，挑選合適的人擔任，充分發揮特長，細化職責，合理分工，這樣才能提高工作效率，優化內部管理。[2]

（二）健全教學秘書的管理、激勵機制，制訂專門針對教學秘書的崗位聘用、職稱晉升、待遇考核等制度，給予教學秘書一定的職業發展空間，才能積極工作，有效開展各項教學管理活動。據我了解，學校目前9個二級學院（部）的所有教學秘書中，除了我本人原來在教師崗位上評上的高級職稱之外，其他的教學秘書都是初級或中級職稱，也沒有在秘書崗位上晉升職稱的，有的已經從事教學秘書工作十幾年了，依然沒有合理職稱晉升的途徑，不管是教師系列還是管理系列，都較難達到要求，申報各級各類課題也是困難重重。現在既然高校的職稱評審權利已經下放到各高校，學校是否可以有機會對有教學秘書這個貢獻大、收獲少的特殊崗位單獨制定職稱評審政策，給與教學秘書崗位適當的傾斜。比如可以根據教學秘書的工作年限、表現，同事、學生、領導的評價等方面綜合考慮，給與工作時間較長，表現較為突出的教學秘書獲得職稱晉升的機會，提高教學秘書的工作積極性。可以參考輔導員職務晉升的模式，給與教學秘書崗位制定科學的職務晉升階梯。[3]

加強教學秘書的培訓進修，全面提升自身綜合素質。隨著高職院校“雙高”建設偉大目標和推進高職內涵建設和發展，對高職院校教師和教學管理人員提出了更高的要求。尤其是在建設國家優質校的緊要關頭，教育部提倡高職教育要全面提高教學質量，淘汰“水課” 、打造“金課。這就更加要求教學秘書也必須與時俱進，要加強學習新的教育理念和管理知識，一方面自己通過網絡、書籍等方面研究高職教育教學規律，另一方面學校應把教學秘書的培訓和普通教師的培訓提升一樣，列入工作計劃，通過定期或不定期的培訓，讓教學秘書熟悉教學管理制度和流程，提高教學管理的能力[4]。

總之，要想提高高職院校的教學質量，一定要重視基層的操作人員。高校教學秘書的細致的工作，是保證教學正常運行的基礎。要提交高職教學的質量，就需要提升教學管理人員的綜合素質和能力。高職院校行政領導應正確認識教學秘書工作的職能、地位、性質，結合學校的實際情況，制定一系列長效管理機制，在教學秘書的職稱晉升、培訓進修、薪酬分配等方面給與綜合考慮，才能提升教學秘書的職業幸福感，增加他們的職業認同感，發揮他們在提升教學質量、穩定教學秩序方面的重要作用。[5]

參考文獻

[1] 沈婷婷.促進高職院校教學秘書職業素養提升的對策建議[J].科學咨詢，2018，11（45），104，

[2] 唐佳，高校教學秘書管理工作能力提升路徑研究[J].課程教育研究，2018，30，29-30.

[3] 朱炯翟，朱俊.關于高職院校教學秘書職業發展的幾點思考[J].智庫時代，2018，9，80-81.

[4] 王紅，張青峰.基于“雙一流”建設背景下高校教學秘書面臨的問題及對策研究[J].教育教學論壇，2019，1（2），45-46.

[5] 王秋蘭.全面深化教育綜合改革高校二級學院教學秘書如何發揮“微能量”[J].黑龍江教育學院學報，2018，37（7），40-41.

作者簡介：王自瑛（1974-），女，副教授，常州工程職業技術學院，主要研究方向：教學管理工作。