現(xiàn)代檔案管理中加強基礎(chǔ)工作的建議

王欣

【摘要】近年來，隨著信息化技術(shù)的應用與發(fā)展，我國檔案管理工作取得了較大進步，但檔案管理基礎(chǔ)工作仍然存在很多問題，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。鑒于此，本文首先分析了當前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，最后結(jié)合實際情況提出了加強檔案管理基礎(chǔ)工作的建議，以期對相關(guān)單位的檔案管理工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;基礎(chǔ)工作;作用

科學技術(shù)的不斷發(fā)展促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化，但是，當前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題降低了檔案調(diào)取和查閱的效率，因此，要正確認識檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，并尋找相應對策來加強檔案管理基礎(chǔ)工作，使之滿足現(xiàn)代檔案管理工作的新需求。

一、當前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

（一）檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)低。據(jù)調(diào)查，當前一些單位的檔案管理工作者多為年齡較大的員工，這些員工對新知識的接受能力較差，缺乏信息技術(shù)知識和操作技能，無法正確理解并準確應用先進的檔案管理方法，這在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開展。另外，部分檔案管理工作者由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)而忽視基礎(chǔ)工作的重要性也是影響該項工作順利開展的一個重要原因，部分檔案管理人員對基礎(chǔ)工作的認識不到位，埋怨基礎(chǔ)工作繁瑣復雜，以致在檔案管理過程中出現(xiàn)應付了事的現(xiàn)象。

（二）檔案分類不合理。檔案分類不合理主要體現(xiàn)在分類標準太過單一，有些單位在對檔案進行分類管理時只是簡單地依據(jù)時間先后順序進行排序分類，忽視了檔案的具體內(nèi)容，這給日后的檔案檢索工作造成了很大的困難，大大降低了檔案調(diào)取查詢的效率。此外，檔案的不合理分類導致檔案管理工作混亂，缺乏規(guī)范操作，將給日后的檔案匯總工作帶來嚴重影響。

（三）檔案編號不健全。對檔案進行編號處理是檔案管理工作的重要組成部分，但目前在部分單位的檔案管理工作中，管理人員還是按照傳統(tǒng)的管理辦法對檔案進行編號，使得很多新的檔案內(nèi)容無法錄入。另外，部分單位存在沒有設(shè)計目錄的檔案，這類檔案在內(nèi)容上沒有準確定義，一旦丟失，便無從查找，對于已經(jīng)存在的內(nèi)容也無法順利排序。

二、如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作

（一）提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)。單位要加強對檔案管理者的專業(yè)培訓，強化工作人員的專業(yè)觀念，幫助檔案管理者清楚地認識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性。在實際工作中，檔案管理者也要準確規(guī)范地對檔案進行分類、整理和登記，做到分類有據(jù)、整理認真和登記準確。另外，除了專業(yè)素質(zhì)，足夠的耐心和高度的責任心對檔案管理基礎(chǔ)工作者也是十分重要的。檔案管理基礎(chǔ)工作十分繁瑣和復雜，很多檔案管理者由于缺乏耐心和責任心而對分內(nèi)的工作應付了事，因此，單位要想加強檔案管理基礎(chǔ)工作，還要加強對相關(guān)工作人員責任心的培養(yǎng)，使其在進行檔案管理基礎(chǔ)工作時能夠始終做到細心和耐心。

（二）加強檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。對檔案進行分類的標準并不統(tǒng)一，不同單位的檔案管理者應該找到適合自身的檔案管理形式，對檔案進行合理分類和準確登記，完善檔案標題關(guān)鍵詞的區(qū)分工作，有效提高檔案查找的準確性和便捷性。另外，建立檔案的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫也是提高檔案檢索速度的有效途徑，一個包含檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息庫是整個檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的有力保障。為了使檔案管理基礎(chǔ)工作不斷向現(xiàn)代化發(fā)展，單位需要積極引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理方式，從整體上提高檔案管理標準，在更高層工作標準的指導下，使檔案管理工作者可以充分發(fā)揮主觀能動性，更加細致地對檔案信息進行管理。

（三）建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)。如今，信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著越來越重要的作用，絕大部分檔案信息已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字信息化，這就要求檔案管理者更充分地應用先進的科技手段，不斷健全信息管理系統(tǒng)，提高檔案信息檢索的準確性和時效性。要完善檔案管理信息系統(tǒng)，首先要對檔案信息進行優(yōu)化分類，要求檔案管理者在計算機上仔細填寫信息分類，并準確設(shè)置檔案名稱中的關(guān)鍵詞，方便日后進行檔案信息檢索。其次，在對檔案信息進行分類時，要合理控制類別名稱的長度，避免出現(xiàn)符號或生僻字眼，在設(shè)置檔案信息名稱中的關(guān)鍵詞時，要優(yōu)先選擇新入檔的信息以及利用率較高的信息，分清檔案信息的主次關(guān)系。最后，對于已經(jīng)丟失的檔案，要專門設(shè)置分類欄并標明所屬部門及相關(guān)檔案名稱，方便日后查閱。綜上，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)的主要目的是提高檔案信息檢索的時效性和準確性，因此要保證信息處理系統(tǒng)處于不斷更新的狀態(tài)，并爭取檔案管理信息系統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)同步升級，實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化。

三、結(jié)語

檔案管理基礎(chǔ)工作是整個檔案管理任務順利完成的基本保障，沒有基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化這一步驟，其他任何管理部分的現(xiàn)代化都是沒有意義的?；A(chǔ)工作中的分類、整理和登記都是在為后期的檔案查找和調(diào)取做鋪墊，因此，準確、認真地做好檔案管理基礎(chǔ)工作是十分必要的。單位在進行檔案管理時也要對檔案管理基礎(chǔ)工作提起高度重視，在管理之初做好準備，才能方便后期的工作開展。

【參考文獻】

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