芻議互聯網經濟下檔案的數字化管理

【摘要】互聯網經濟作為信息數字化時代特有的經濟現象，是基于互聯網而產生的經濟活動總和。因此基于互聯網經濟下，信息數字化、通信技術等水平不斷提升，其信息數字化的技術手段、功能性已經被人們熟悉所應用。為此，針對各個企業單位組織機構來說，為了在互聯網經濟下平穩發展，需要滿足當今信息數字化時代的發展要求，并加強注重檔案數字化管理，才能實現企業單位組織機構的信息數字化建設，順應時代的發展。由此可見，探究互聯網經濟下檔案的數字化管理是十分必要的。

【關鍵詞】互聯網經濟 ?檔案 ?數字化管理

在互聯網經濟時代下，我國信息數字化不斷完善發展，傳統的檔案事業管理方式已然無法滿足互聯網經濟時代下的根本需求，阻礙我國檔案事業的長效發展。因此為了實現檔案事業的轉變，提高我國檔案事業的管理成效，需要將數字化管理方式應用到檔案管理中，優化企業單位內部檔案管理方式，實現檔案管理方式的創新與發展，進一步推動檔案事業的可持續發展。故此，本文主要以互聯網經濟下檔案的數字化管理，進行以下幾點分析。

一、實現檔案數字化管理的必要性

在互聯網經濟下，檔案數字化管理主要通過掃描技術、圖形處理技術、OCR識別技術、自動生成目錄技術、文字統一技術等啊手段，對不同類型的檔案數字化文件進行分成保存，并對其分別設置權限控制，經過一系列的加工處理，可以將得到的電子文件和自動生成的目錄有效的銜接到一起，促使數字化處理技術可以高效運作，不僅可以節約檔案數字化成本加工費用，還能提高檔案檔案管理工作效率，減輕檔案工作壓力。這不僅可以使方案數據以最先進的方式進行儲存，同時還有效的連接圖片、文字、聲頻、視頻等資料信息，使檔案信息更加豐富詳細，進一步提高檔案管理工作者的工作效率與質量。人們在互聯網經濟時代下，參與各式各樣的經濟活動，也使信息處理與信息獲取的方式大有不同，然而經濟活動作為重要的檔案信息來源，也被人們越來越重視與關注，為了提高檔案信息資源的使用率，實現檔案信息資源共享，加快檔案信息資源的傳遞時效，因此在互聯網經濟下，實現檔案數字化管理是十分必要的。

二、在互聯網經濟下檔案數字化管理現狀

在互聯網經濟下，檔案文件的信息數據與眾多應用文本都需要借助U盤、硬盤等存儲設備，將其保存在設備當中，實現檔案數字化管理的同時，也使檔案管理存在一定的弊端，例如人為管理方式不當，實踐操作存在問題以至于時長出現檔案歸檔文件遭到破壞、重要文件消失等問題。因此，在檔案數字化管理中對其信息數據、重要文獻的安全性往往受人為因素、自然因素、技術因素等多方面的制約影響。特別在數字化技術不斷完善的今天，黑客竊取檔案數據信息的社會新聞頻繁報道，這無疑是對檔案數字化管理造成的嚴重威脅，而對有效的信息數據、文件資源等造成無法彌補的損害。

三、檔案數字化管理的完善策略

（一）完善規范化的制度與使用體系

在互聯網經濟時代下，應該設置專業的檔案管理部門，并根據我國的有關要求，結合檔案的不同部門、不同權限、不同性質等屬性，對其檔案數字化管理內容查詢、儲存、管理、檢索等各個環節完善規范化的制度與使用體系，并建立健全的檔案數字化管理制度體系，即檔案文件整合機制、檔案文件保密機制、檔案文件審核機制、檔案文件網絡管理機制、檔案文件應用機制等，便于對其采取最恰當的管理手段，提高管理的有效性與實效性。從制度體系上逐漸實現檔案數字化管理意識，更新檔案工作者的管理意識，有利于促進檔案管理工作質量與工作效果的提升，有效為檔案管理節約人力、物力、財力等多種資源，確保檔案數字化管理高效進行。

（二）實現檔案文書處理與整合的數字化管理

在檔案管理工作中文書工作占據著重要的地位，文書工程處理水平對檔案管理的質量效果產生重要的影響作用。因此，在互聯網經濟時代下，為了滿足檔案數字化管理的根本要求，需要對每天接收到的相關檔案信息資料利錄入到計算機當中，并根據時間的依次順序，在局域網內部實現共享傳閱，規定好催辦時效，如若傳閱的檔案信息并沒有在規定時間內返還，那么催辦信息就會及時的發出信息提醒，有效的提醒使用人員及時返還，同時還能對處理完的相關檔案文件展開有效的資源整合，從而減輕檔案管理中的工作量，提高檔案管理的有效性與時效性，發揮檔案數字化管理的促進作用。

（三）優化檔案數字化管理裝置

檔案數字化管理作用系統工程建設體系，其中檔案數字化建設由整體裝置結構設計、裝置型號選取、軟件設計研發、檔案管理整合、數字化數據錄入、數據備份管理、搜檢設計管理、安全防護管理等諸多的環節。并對檔案日常管理中所生成的諸多文字檔案實施保存錄入管理工作，這就需要優化檔案數字化管理裝置，并利用服務器裝置，實現雙重管理，并做好兩方面準備，不能僅依托于一臺服務器設備，才能為檔案信息數據提供必要的安全性保障;同時在信息數據掃描方面，利用高效集中掃描方式，并需要對信息數據進行統一的文件格式調整，確保信息數據保存具有一致性;另外在數據備份的層面上，要對其展開詳細的計劃，同時也要著手于兩方面，實現U盤備份與電子備份，確保其信息數據保存備份的完整性。除此之外，還要設置檔案數字化查詢窗口，有利于提高檔案數字化的使用效率;還要對檔案數字化管理工程進行詳細的劃分，例如合理優化工作人員的管理權限、網絡信息保密等工作內容，提高檔案信息數據的資源共享力，發揮檔案數字化管理的切實作用。

四、結束語

綜上所述，在互聯網經濟下，檔案數字化管理已然成為新型的管理方式，不僅打破傳統檔案管理方式的壁壘，還有利于實現檔案管理數字化建設，優化檔案管理的基本模式，提高檔案管理的利用效率，促進檔案管理事業完善發展。

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作者簡介：龔天（1977-），漢族，女，涪陵，本科，中級職稱：檔案館員，重慶涪陵能源實業集團有限公司。