淺析辦公室主任的溝通協調藝術

李靜

【摘要】辦公室主任的職責重大，主要負責協調各個工作職能部門之間的信息傳遞，這就要求辦公室主任要具備良好的溝通協調能力才能擔此重任。良好的溝通協調能力是能夠有效提高辦公室主任的工作管理效能。本文以辦公室主任溝通協調工作的開展為研究內容，針對辦公室主任協調工作需要面對的不同群體，對其運用的溝通協調藝術做出了詳盡的分析，望能為從事相關職位的人員提供參考。

【關鍵詞】辦公室;主任;溝通協調藝術

一、辦公室主任溝通協調的基本原則

不以規矩，無以成方圓。由于溝通協調是一項管理工作，內容復雜，管轄范圍較廣。因此，辦公室主任若想做好這項溝通協調工作，那么必須充分把握必要的協調原則。第一，依據法規、政策辦事的原則。法規、政策是溝通協調工作的基本準則和重要依據。第二，服從全局的原則。從長遠角度來看，使小道理服從大道理，便于工作步伐形成一致。第三，平等協商的原則。全面展開協調，在溝通思想的前提下，力求達成一致意見，使矛盾得到妥善解決。第四，服務原則。從本質來看，協調工作屬于服務范疇，具有復雜性和廣泛性。主要體現在以下幾方面：一是細心周到，對各方面的看法和心聲應認真傾聽，能回應的應及時回應，不能回應的需要請示領導再作回應;二是態度要謙和嚴謹，真誠待人;三是要盡心竭力，積極主動。第五，溝通原則。溝通的一方應站在對方的角度上考慮問題根源，認真傾聽、處理問題，做到曉之以理，動之以情，真誠相待，最終達成和解。第六，注重思想教育的原則。教育引導教工要有大局意識，促進各部門、各單位之間的相互包容、相互理解，進而降低了工作矛盾的產生。第七，統一領導的原則。準確領會并掌握領導的意圖，嚴格按照領導的意圖執行，堅決統一領導，杜絕各自為營，實現整體聯動，通力合作，步調一致地完成任務。第八，實事求是的原則。強調在事實的基礎上按照事物的發展規律和實際情況辦事。第九，維護團結的原則。搭橋牽線，消除隔閡，使得各單位、各部門建立良好的關系，是辦公室主任應有的職業道德。在某種情況下可能要勉強遷就，低聲下氣，甚至可以替人承擔過錯。

二、辦公室主任的溝通協調藝術

（一）面對高層領導人員時的溝通協調藝術

辦公室主任作為高層領導人員的助理，在日常工作場合中與高層領導人員的接觸必不可免，開展信息溝通的頻率相對較高。因此，辦公室主任在日常工作場合中應充分領會并把握好領導的指示和意圖，提高自身的溝通協調能力，以便更好地處理高層管理人員與下屬人員之間的復雜人際關系。辦公室主任應建立良好的協調認知思想，并加強培養自身的高情商，能夠在面對不同類型的高層管理人員時靈活采取不同的溝通協調方法。比如，在和處事冷靜型的領導進行溝通時，由于這類領導的性格難以揣摩，無法把握，這就需要辦公室主任在日常工作上多留心觀察，盡可能從領導的日常工作中挖掘到更多的信息，以便更好地對領導的辦事風格和性格做出分析。另外，辦公室主任還應在工作中多向領導請示建議，而不能擅自做決定，以更好地提升辦事效率。在充分了解領導各項工作指示內容的前提之下，辦公室主任應全力協助領導開展并做好領導下達的各項工作內容。

對辦公室主任來說，在與高層領導人員進行溝通時需要注意以下幾點：第一，辦公室主任應明確自身的定位，時刻意識到自身的助理身份，在與高層領導人員進行溝通時切勿做出超出自身權限的事情，而且要保持高度的理智與界限，在給領導匯報工作情況時，切勿干預領導的私生活;第二，由于領導每天承受著較大的工作壓力，處理的事務十分繁重。對此，辦公室主任在給領導匯報工作內容時要簡單明了、抓住重點，并且具有一定的條理性。倘若不經過篩選就把工作內容全部呈報給領導，這無形之中會加大領導的工作壓力，并且這也會被視為“無能力”表現。

辦公室主任身兼多職，雖然是高層領導人員的助理，但是在特殊場合上又不得不扮演著“滅火器”的疏導角色。例如，在高層領導人員與各職能部門的工作人員及基層人員由于認知思想不一致而發生矛盾沖突時，這時辦公室主任則要充分發揮出自身的“滅火器”作用，出面進行協調溝通，在獲知并清晰了解事態的整個起因經過的前提下，運用高水平的溝通協調藝術來處理基層人員與領導之間的矛盾問題，使其矛盾紛爭得到化解，進而建立良好的關系。辦公室主任只有真正做到動之以情，曉之以理，方能獲得更多群眾的支持，同時才能準確無誤傳遞高層領導人員所下發的各項指示信息。

（二）面對同級主任時的溝通協調藝術

由于各個不同職能部門辦公室的主任管理人員之間所處的崗位級別基本相同，并不存在上下級管理權限的區分，因此辦公室主任在日常工作生活中更應特別重視對不同形式的溝通協調藝術的把握。在對其他同級辦公室主任下達各項工作指示時，辦公室主任應時刻注意自身言語辭藻的運用方式及處事待人的溝通態度方面。例如，當出現其他同級辦公室主任在處事風格和認知思想與自身存在一定差異時，那么辦公室主任應當加強自身的工作模式，虛心采納和學習他人較為可行的意見和工作方式，力求營造出良好的辦公室工作氛圍。又如，在與其他同級辦公室主任進行經驗分享及信息交流時，態度要謙和有禮。

溝通和協調是一門學問，同時也是一門藝術，需要深入實踐進行不斷探索、學習以及應用。在日常辦公管理過程中，辦公室主任應當充分意識到自身的“短板”和缺陷，能夠積極采納他人較為合理的建議和反饋，才能有效提升自身的溝通協調水平和辦事效率。例如，當發現自身專業知識難以有效處理現有的管理問題時，辦公室主任應以虛心的態度向其他職能部門的同級工作人員進行請教。需要留意的是，辦公室主任應當將整個協同合作的工作過程向高層領導進行如實匯報，而不能將其他人的功勞獨攬一身。辦公室主任只有不斷加強自身的溝通協調藝術，提高實踐參與度，才能實現各職能部門之間信息傳達的有效協調。

（三）面對基層工作人員時的溝通協調藝術

辦公室主任在面對基層工作人員時的溝通協調藝術，與面對高層領導人員及同級工作人員時所呈現出來的溝通形式會存在一定的差異性。如管理協調工作的開展、對各項基本工作任務工作精神的疏導等方面。有實踐表明，在同一職能崗位及工作環境下，職工的工作效率與工作環境呈正比關系，工作環境越優，對應職工的工作效率就越高。因此，作為辦公室的領導人，辦公室主任應在日常管理協調工作中起到帶頭作用，營造良好的工作氛圍，增設更多的日常實踐環節，調動辦公室工作人員的積極性，進而提升各項工作任務的完成效率。

通常，辦公室每日的任務量相對較為繁重。長期以往，會給辦公室工作人員帶來較大的心理壓力和工作壓力，若這些壓力得不到相應的釋放，那么最終會影響到各項工作任務的進度和效率。對此，辦公室主任應當通過不同的溝通渠道增加與辦公室工作人員情感交流的機會，例如通過信訪、面談、電話溝通等不同的信息交流方式，以充分了解辦公室內每位工作人員在工作上的真實需求。除此之外，辦公室主任還應不斷加強自身協調辭藻方面的使用方式，以便更好地應對管轄區域內工作人員之間產生的各種矛盾和問題。在處理矛盾事件時，辦公室主任不但要認真傾聽涉事雙方工作人員對整個事件的具體解釋，而且還要對涉事雙方工作人員進行耐心的引導與心理疏通。在清晰了解整個矛盾事件發生的全過程的前提下，辦公室主任通過對涉事雙方工作人員開展情感交流的協調活動，來為整個矛盾事件的協調工作找到最佳的解決方案。總之，在日常的辦公室管理工作中，辦公室主任除了要建立良好的管理者形象以外，還應充分意識到自身在辦公室管理中的協調角色，切實維護好各工作人員之間的人際關系，避免內部矛盾的惡化。針對辦公室工作人員之間的矛盾與分歧，應當及時介入，耐心傾聽，努力指導與調解，以更好地營造一個良好的辦公室氛圍，提高各工作人員的積極性。

三、結論

總的來說，溝通和協調是有利于辦公室主任在日常工作生活中促進其管理效能提高、群眾支持度增加的主要途徑之一。本文根據辦公室主任日常工作內容和特點，對其在不同層面管轄范圍所蘊藏的溝通協調藝術做出了具體的分析。在日常工作生活中，辦公室主任應當端正作風，擺正自身位置，根據管理對象的不同運用不同方式的溝通協調藝術，如此才能有效提高其辦事效率。

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