加強土地檔案管理，提高地籍檔案利用效能

馬海帆

【摘要】如何在新的歷史條件下，更加科學有效地管理好土地，充分合理地利用好每一寸土地，提高土地利用的效率和水平，已經成為國土管理部門面臨的重要課題。土地檔案管理是土地管理的基礎性工作。創新土地檔案管理，提高地籍檔案利用效能，是科學管好、用好國土資源，更好地服務社會經濟發展的重要保證。

【關鍵詞】土地檔案;管理地籍;檔案管理

一、地籍檔案工作的特點

（一）地籍檔案信息量大幅度上升

土地檔案本身就有庫藏量比較大的特點。隨著經濟的發展，城市化的推進，對土地的管理也開發利用也更趨頻繁，在原有基礎檔案量大的基礎上，導致了地籍檔案信息量的大幅上升。

（二）地籍檔案的利用率明顯提高

社會主義市場經濟的發展，使得土地的財富效應也更加凸顯。使得人們越來越多地參與到土地利用活動中來。房屋拆遷、買賣、贈與等土地權屬登記、變更，土地收儲利用，土地開發整理，土地權屬糾紛，違法用地查處等工作的開展，都需要對相關土地檔案進行查閱，土地檔案的利用率不斷提升。

（三）地籍檔案的服務功能越來越突出

地籍檔案從原來以國土資源管理部門及相關部門調閱為主，逐漸向服務對向多元化轉變。各國有企事業單位，私營企業乃至個人，或因發展生產的用地需要，或因經濟活動中的用地糾紛等原因，均需要對土地檔案進行查閱，因此，地籍檔案工作也從做好土地檔案信息搜集管理，服務上級行政主管.業務部門向更廣泛的社會化服務推進。

（四）地籍檔案存儲方式和處理，檢索正在消然發生新的變化

隨著土地管理活動現代化的發展，計算機處理的數字信息數據越來越多，信息存儲設備的更新和配備，使得土地檔案的存儲方式消然發生變化。計算機檢索，統計分析的便捷將推進土地檔案的信息化進程，紙質檔案將逐漸.更多地被數字檔案所替代。

二、地籍管理工作存在的問題

（一）地籍檔案保護管理措施仍不夠健全

地籍檔案保護管理條件并不是很理想。很多業務科室存在“重業務輕檔案”的傾向，一些檔案沒有及時移交檔案管理部門，導致地籍檔案不齊全。由于庫房條件的限制，常常存在地籍檔案和辦公用房同在一室，不利于地籍檔案的保護和管理，且檔案安全存在隱患。檔案的借閱制度不完善，借出檔案沒有及時歸檔等現象時有發生。

（二）地籍檔案處理的技術水平較低

地籍檔案管理還處在手工半手工階段，由于信息量大和人力不足的矛盾，一些土地檔案管理工作人員只是把檔案信息往檔案室一放就了事，大量的國土資源檔案信息閑置。地籍檔案的存儲檢索設施能力差，基本還是以人工檢索為主，檢索難度大，耗時長，效率低。對土地檔案的分類分析及綜合分析工作開展的不夠，跟不上經濟社會發展對土地檔案信息利用的需求。

（三）地籍檔案管理隊伍的素質不適應工作發展的需要

檔案管理工作人員有的是半路出家，只經過簡單的業務培訓，沒有系統的經受過檔案管理的教育，缺乏專業檔案工作人才。在一些，沒有相對固定的管理人員，檔案工作往往由其他業務人員兼任，由于人員變動大，專業人員缺失，人員結構不合理，一職多崗等，檔案工作被忽視。

三、創新地籍檔案管理工作，提高地籍檔案利用效能的幾點途徑

（一）強化檔案管理意識，推進檔案管理理論創新

要加強各業務股室中的《檔案法》《檔案法實施辦法》《土地管理檔案暫行規定》等法律法規的學習，增強從領導到具體工作人員的檔案意識和檔案法制觀念，推進依法治檔。同時，要推進檔案管理人員的知識更新，掌握檔案管理的前瞻性，創新性的理論。新時期的土地檔案工作，面對的是現代信息技術的逐步應用和可數字化處理檔案的一些特性，如計算機處理，檔案信息與載體的可分離性，檔案信息的數字化和集成性等，這些新技術，即使不是立刻會在我們的工作中運用，至少也已經是在敲著門了。檔案管理和技術的創新要依賴于檔案知識的創新，沒有檔案理論的進步，檔案工作就只能停留在原始，傳統的方式上。面對土地檔案工作呈現出的新特點，更新檔案管理理念.技術.方法，進行新的探索和創新是必然的。在土地檔案管理工作上，要對電子文件搜集.歸檔.存儲.利用，電子檔案原始性.真實性.保密性，信息資源共享.傳輸等當前檔案管理利用研究的“熱點”加強學習、研究、探索，敢于超越，用新的理論來指導實踐，推進土地檔案事業的發展。

（二）加強基礎設施建設，推進檔案管理技術創新

一方面要加強基層土地檔案管理部門的硬件建設，解決一些基層單位地籍檔案和辦公用房混雜一室的現象。為地籍檔案配備專用庫房等。另一方面，要通過管理技術的創新，來彌補基礎設施方面的短板。例如加大電子數據的應用，減少紙質媒介的使用，就能夠節省出大量的存儲空間，彌補庫房的不足，簡化管理難度。要通過以加大計算機應用，存儲技術革新為核心，推進現代信息技術在土地管理方面的應用，為土地檔案管理開拓新的領域和空間。因此，要注重加強數字檔案長期保存技術，備份技術，信息安全技術的創新運用。同時，要完善和建立相應的機制，樹立前端控制意識，提前介入電子文件的形成.運行和歸檔管理，最終使今后新生成的土地檔案信息能夠自動處理，同步歸檔，實時統計和分析。

（三）完善各項管理制度，推進檔案服務工作創新

土地檔案的開發利用是土地檔案管理的最終目的。要健全有關土地檔案的立卷歸檔.登記借閱.檔案鑒定.檔案統計.保管利用.移交管理以及檔案管理人員崗位責任制等一整套的管理制度，提高檔案管理，利用的規范性。通過推進土地檔案的信息化，完善土地信息數據的電子檢索，計算機統計.分析，緩解人力不足的難題。同時，要加強土地檔案信息網絡建設，通過人工錄入，掃描等方式，逐步實現歷史土地檔案的數字化。對一些不涉及國家安全.機密的土地信息，在網絡上進行公開，方便各機關.企事業單位和個人查閱。

（四）重視干部隊伍建設，推進檔案管理人才教育創新

干部隊伍的建設是土地檔案管理工作規范化，科學化的切入點。土地檔案工作者應當是掌握計算機技術，通曉檔案信息專業知識，有較強的規劃能力，能夠承擔多項專業工作任務的復合型人才。要有計劃，有目的地引進有相關專業教育程度的專門人才，逐步優化土地檔案管理干部隊伍結構。同時，要加強對現有檔案管理工作人員的崗位培訓，通過繼續教育.鼓勵自主學習等方式，努力提高土地檔案管理人員的知識結構.工作能力和管理水平。要培養干部愛崗敬業的奉獻精神.全心全意為人民服務的宗旨意識和新形勢下主動開展檔案工作的意識。