企業檔案保密與信息化發展的融合探索與實踐

摘 要：隨著當今社會經濟的發展和科技的進步，檔案的保密工作成為現階段的熱點話題。檔案工作涉及到社會的各個領域和各個層面，因此，需要管理者格外注意和重視，正確認識檔案保密工作的重要性和其中的問題。

關鍵詞：檔案保密；檔案信息化；探索實踐

在檔案管理過程中，首要目標就是檔案的安全性，這里的安全性，不僅是指檔案物理載體本身的安全性，還包括檔案信息的安全性，及我們通常所說的檔案的安全保密性。如果安全保密性發生問題，那么不僅會對單位發展帶來一定的不利影響，同時還有可能會影響到相關當事人的正當利益。因此，本文重點從如何加強檔案管理安全保密性的角度進行論述，與此同時，對于當下正快速興起的信息化檔案管理，也一并提出相關思考，從而為相關單位不斷促進檔案管理規范化、現代化提供一些有價值的參考和借鑒。

1 檔案保密工作的重要性

檔案信息資源的保護，必然涉及到檔案的保密工作。而在浩瀚如海的檔案信息管理過程中，如果沒有一定的目的指向性和制度保障，那么檔案管理工作進程將會被嚴重拖慢。這就需要檔案管理員的認識與時俱進，開拓創新，使檔案的價值最大化發揮，才能夠保證各項管理措施有條不紊地開展，同時收到相應有效的管理成效。

現階段還有一種錯誤的認識，認為檔案的保密性和公開性是相互矛盾的。這種認識是有誤區的，我們要知道，檔案的保密針對的是涉密檔案和個人信息，這些信息是完全受到保護的，而公開的只是能夠在政府間共享的可利用信息。

檔案保密工作在現階段的社會中尤為重要，檔案安全涉及國家的方方面面，其中的科學專利、經濟數據、機密文件等都事關重大，必須給予高度的重視和保護。一方面檔案保密工作影響著我國國家信息安全和社會的穩定進步，另一方面檔案保密工作關乎著人民的利益和權利。我國公民在享受應有的權利的同時，也應負起相應的責任，依法履行法律義務。我們既享受著檔案信息的保存權、知情權，同時，也需要我們積極履行保護檔案信息安全的義務。

2 企業檔案保密與信息化發展的融合要點

2.1 數字檔案安全保密控制技術措施

為了能夠在當前的數字化環境當中做好檔案信息的安全保密工作，需要做到有效預防檔案數據出現泄露和丟失等問題，才能從基礎上杜絕安全問題產生。數字化檔案的安全保密工作與傳統模式存在很大差別，需要利用現代化的手段，從計算機和網絡技術當中尋求幫助，通過利用防火墻技術、加密技術和數字簽名技術，能夠有效提高系統的安全性，為檔案管理提供安全的操作環境。其中，加密技術是當前網絡信息安全管理方面應用最多，并且效果較好的一種安全控制模式，通過應用這種模式，能夠有效提升檔案資料的安全性和完整性。檔案加密技術當中包含了很多種具體加密方式，其中的密鑰非對稱加密，可以保證信息在傳輸過程中的安全性。通過使用一個公開密鑰和一個保私鑰，在數據傳輸過程中，前者用于信息的發送，后者用于信息接收，這種模式可以有效控制機密信息被第三方獲取和解碼，從而提高數字檔案的安全保密水平。

2.2 優化信息化檔案管理實施框架

所謂檔案信息化管理，首先需要通過對企業傳統紙質檔案進行掃描，轉化成電子圖像，然后收集到相應的平臺，如果需要調閱檔案，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行包括檢索、調閱、下載等行為，界面還能為用戶提供包括檔案圖片的縮小、放大、共享等功能。在該項工作中，主要可以以三個階段有序推進，在具體實施過程中，第一階段是要建立起針對檔案管理信息化項目的方案、序時推進計劃和成本預算，以及在檔案管理信息化成功上線后能夠適用的管理組織架構和管理制度體系，為檔案管理信息化項目的上馬提供良好的基礎。第二階段是因為目前很多單位并不具備獨立開發信息化檔案管理系統的能力，因此，應當要積極和外協公司進行合作，將相關工作包括檔案信息化轉換、平臺開發、平臺維護等工作都向外協公司進行打包，由其提供專業的技術服務，并持續做好需求提交和平臺優化升級的相關對接工作。第三階段是在平臺上線后，要培訓相關人員，使得單位中的專職檔案管理員或者其他相關崗位人員能夠掌握運用信息化管理平臺的方法，并且鼓勵其在使用中不斷發現問題、提出問題，促進系統的優化完善。

2.3 提高企業檔案信息的保密意識

我們要通過各種方式使得企業檔案管理人員重視企業檔案管理的信息化建設、增強他們的企業檔案管理信息化意識。人才永遠是最重要的資源。沒有專業的人才，任何事業都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質不高，就會影響到檔案管理質量。所以在選擇檔案管理人才時，要選擇專業知識能力強、文化功底深、具有發展潛力的人才，并為他們提供良好的工作環境，使他們有施展才華的機會。人才興則萬事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設就不再會舉步維艱了。根據檔案管理工作的需要，選聘專業的人員負責檔案管理工作。加強職業素質教育，提高檔案管理人員的職業素養，為檔案管理工作培養一支高素質的檔案管理隊伍。企業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

2.4 科學劃分檔案保密等級

企業有著一定的行政功能，因此也會有相應的國家機密檔案。為了保證國家機密不被外泄，應當將秘密檔案以其重要程度分為秘密、機密、絕密三個等級，并嚴格按照國家的相關檔案管理措施進行管理。由于企業的特殊性質，首先要將國家機關的重要文件與企業自身的文件分開，按照不同的標準進行檔案的密級劃分工作。國家的檔案應嚴格按照行政檔案的等級劃分方式進行劃分；而企業檔案則需要根據企業自身的發展狀況來確定其保密等級。

2.5 明確規定保密工作的范圍

明確規定保密工作的范圍，要求檔案管理人員明確保密工作的工作范圍，并按照各種工作分配方式對保密工作進行分配，將檔案分類、檔案維護、檔案分級、檔案復查等各種工作以分配的方式分配給各個檔案管理人員，使得檔案管理人員的工作有一個可以遵循的工作綱領，提升檔案保密管理工作人員的工作專業程度以及工作效率。保密工作的范圍分化得越細致，后期工作的開展就越順利。因此，明確地規定工作人員在保密工作上的工作范圍可以大幅提升企業檔案保密工作的專業性和安全性。

3 結束語

如今，在大數據云計算時代，企業檔案保密的嚴密與否再度考驗著企業管理者。要深度推行檔案保密同信息化發展的融合，不斷積累實踐經驗，科學看待保密和開發利用的關系，維護檔案安全。

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作者簡介

苗青（1982-），女，漢族，山東人，館員，在兗礦集團有限公司從事檔案工作，有長期從事檔案工作的經歷和業績，業務能力扎實、全面，愛崗敬業，曾被評為山東省企業檔案學術活動先進個人，并多次獲得集團公司檔案先進個人。