新形勢下干部人事檔案工作的思考

何江麗

摘 要：現如今，隨著信息技術的不斷發展與創新，全世界都在發生著翻天覆地的變化。在這樣的大環境下，干部的人事管理工作也要順應時代發展作出創新，建立全新的管理模式，引進和利用現代信息化管理技術，最大化發揮互聯網的作用。干部人事檔案管理對象工作的參與性與積極性會直接受到管理水平的影響，所以必須要全力創新和完善干部人事檔案管理工作。本文就干部人事檔案工作的現狀和問題進行了分析，并提出了相關解決辦法。

關鍵詞：干部人事檔案；現狀；策略

1 干部人事檔案管理現狀

我國政治經濟體制改革的不斷深入，干部變動范圍和用人制度的不斷擴大，出現了干部人事檔案管理與新形勢不相適應的問題。在以前的干部人事檔案管理中單位不夠重視，認為檔案管理就是資料的裁剪、裝訂和保管，因此對任職員工和機構設置的配備不完善，讓人事檔案管理工作變得默默無聞，認為能應付干部調動和查檔工作就行。而人事檔案管理部門也習以為常，不主動拓展和進行人才建設工作。據調查，從事干部人事檔案管理的工作人員大部分都是兼職人員，缺少專業知識，對業務流程不熟悉，頻繁的更換檔案管理人員，經常造成工作擱淺。存在檔案收集不完整、鑒別不準確、材料缺失的現象，使檔案不能及時整理裝訂等等問題。這些不規范的情況無法滿足干部任免考察的要求，不能準確的為組織提供參考依據。大部分人對檔案管理沒有正確的認識，制度與設施的不完善導致檔案管理工作水平和質量不高，與新形勢下對干部人事檔案管理的工作要求有一定的差距，存在思想上的認識不足。

2 干部檔案管理工作的問題

1）欠缺規范性的管理模式。各個工作單位都會涉及到干部人事檔案管理工作，管理工作模式也呈現出顯著的多元化趨勢，但其實并沒有得到充分的重視，沒有明確的分類管理和統一的規范要求，干部人事檔案與其他多種檔案混雜在一起，致使干部人事檔案管理效率降低。人事檔案管理工作是技術性較強的工作，需要管理人員認真、細致，人事檔案規范化的基本前提是將個人材料歸檔成冊，但部分單位對檔案材料不能及時整理、嚴格把關，導致已經立卷成冊卻沒有分類處理，為檔案的使用帶來不便。缺少達到檔案安全管理要求的庫房，借閱檔案的手續不完善，很多人沒有進行借閱登記，經常出現擅自轉借他人和逾期歸還的問題，庫房缺少防潮、防火、防蟲功能，達不到檔案保管要求。

2）信息化水平較低。雖然我國已經進入了信息化大數據的時代，但是一些干部人事檔案管理部門依然存在保守陳舊的管理觀念。在一些經濟水平發展不高的地區，仍然在采用傳統的人工操作，將檔案管理工作范圍局限在簡單的錄入和統計范圍之內，部門只有接收、保管、歸檔等職能。傳統的管理模式在借閱使用檔案時，查找工作量大，利用率不高，信息化的檔案管理有準確、高效、及時的特點，大大提高干部人事檔案管理的工作效率。

3）管理工作及時性不高。檔案管理是一項高要求、高標準的工作，其中檔案的分類會涉及到很多如履歷材料、獎勵處分材料、考核考察材料等細節性資料。這些是變動概率很大的資料，會隨時更改檔案材料，比如在干部工作的變動和職位晉升等，但是很多人會因為對檔案的不及時更新和上交到保管部門，造成檔案資料與個人實際工作經歷產生很大出入，時間也無法對應，給相關工作的進行帶來困難。

3 新形勢下提高干部人事檔案管理效率的措施

1）強化干部人事檔案管理的責任意識。干部人事檔案反映了組織對干部的基本評價，記錄了干部的基本信息。考核選拔任用干部時，需要全面考察干部的個人情況，借助人事檔案歷史的、全面地掌握干部的所有經歷過程，在群眾范圍內針對干部的表現進行民主測評。因此，干部人事檔案是衡量干部德、能、勤、績的重要依據，體現了干部的基本誠信。要經常對人事檔案管理人員進行責任意識和法制意識教育，保證干部人事檔案的真實性、可靠性、權威性，嚴格秉承“誰負責、誰管理、誰審核、誰把關”的原則，嚴格遵循干部管理權限。干部人事檔案部門要做好業務把關，干部人選部門做好審核，干部監督部門做好核查，做到各司其職、各盡其職、層層傳導。總的來說，干部人事檔案管理工作一定要嚴格把控，認真執行，堅決不弄虛作假、蒙混過關，要敢于擔當、敢于碰硬。

2）實現信息化管理。在現代化時代，干部人事檔案信息化進入實施階段。為實現檔案信息利用最大化，有條件的單位要建立根部檔案信息系統，實現信息的實時、準確查詢，改變傳統人事檔案的紙質管理方式，創造社會監督條件。檔案管理信息化將檔案材料的收集、查詢、臺賬管理的基本流程系統化，大大提高檔案管理工作的效率和質量，將被動的檔案管理轉變為主動管理，能及時更新干部檔案信息，為組織任用干部提供依據。干部人事檔案信息化就是通過計算機技術，將紙質的檔案材料轉化成數據源存放于電子檔案庫和互聯網里，建立全文數據庫和多媒體數據庫，對數字化檔案資源進行整理、分類、提取、分析，并且與干部的項目管理、績效評價、職稱評價、薪酬管理連接起來，實現資源共享，為項目管理工作、績效考核和人力資源調配提供信息依據。利用掃描儀和記算機等現代化技術設備，輸入干部檔案資料，通過技術處理，將圖片與聲像資料轉換為數據資料，完成干部檔案的信息化、數據化，微機化的進行檔案的查閱、借閱、歸檔和統計。通過干部個人電子檔的設立，有效地減少少棄檔和無檔現象，減少管理員的工作量和紙質檔案的毀壞，有效實施檔案自動化管理。在前期規范檔案管理流程和檔案數據化的基礎上，要逐漸完善干部人事檔案管理信息系統，制定上傳電子檔案-檔案管理員審核、檔案管理員修改、蓋章、分發-歸檔的統一操作步驟。除此之外，單位可以設立檔案檢索功能，做到實時快速查閱，減少人工成本和時間成本，實現遠程互聯網訪問，發揮信息化的最大作用。

3）規范檔案管理流程。每個單位的檔案管理都會制定審批流程，在檔案管理信息化后，還要規范其管理流程。要清理以前的管理流程并將其規范化，結合“計劃-執行-檢查-糾正”的循環流程制定角色分配、工作流定義和審批權限工作，保證各項檔案管理工作的有序進行，不斷改進，最后確立完善、規范的檔案管理流程。此外，還要進行動態管理和分級管理模式。人事檔案數據通過掃描儀、計算機等現代設備轉換成數據資料，微機化操作檔案管理的日常工作，建立好數據系統后，干部的基本信息管理變化時，可以隨時錄入、改正，保證干部檔案資料的實效性、真實性和準確性，實現動態管理，出了反映干部的基本情況、履歷等固定信息，還能全面反映干部工資、職級和崗位變動等動態信息，對此要設立規范的流程進行動態管理。設立干部人事檔案網絡化管理體系，實施干部人事檔案的分級管理，通過局域網的互相聯結，逐層建立干部人事檔案局域網，建立干部人事檔案網絡化管理系統實現網絡化管理，可以實行分級管理模式，解決好管理權和使用權的問題。縣級以上由各級主管部門負責，縣級以下由縣統一管理，通過身份和密碼確認，提供所需的檔案，嚴格執行管理權限。干部人事檔案的日常管理和修改維護工作的網絡化管理系統有主管部門負責，可以保證各級領導干部隨時調動閱覽檔案資料，密碼和身份確認的使用可以有效對干部人事檔案進行保密，同時提高信息的利用率。

4 結語

綜上，新形勢下，信息化建設推進了干部人事檔案管理工作地開展，為人事檔案管理的改革和創新帶來了機遇。我們要抓住時機，從觀念上和制度上更新，采取有效措施積極探索干部人事檔案的現代化管理模式，加強檔案管理，提高檔案質量，為人事檔案資源的最大化利用而作出不懈努力。

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