關(guān)于提高檔案管理有效性的若干問題思考

張鳳安

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理有效性要求越來越高。加強(qiáng)對(duì)檔案管理有效性的研究對(duì)于黨務(wù)管理工作的提高具有重要意義。文章針對(duì)檔案管理的重要性具體闡述，同時(shí)對(duì)檔案管理中存在的問題展開深入分析研究，同時(shí)提出幾點(diǎn)管理工作優(yōu)化策略，希望能夠促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的開展有效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理；有效性；問題；思考

檔案管理工作是否有效，直接影響著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與建設(shè)，檔案管理作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)固化信息形式，是唯一能夠推動(dòng)我國(guó)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的文獻(xiàn)材料。然而，當(dāng)前檔案管理工作中，依然存在只注重檔案管理忽視檔案管理中的問題，正是由于這種原因?qū)е挛覈?guó)檔案管理工作有效性遲遲得不到提升[1]。

1 檔案管理的重要性

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中面臨的問題關(guān)鍵在于檔案材料的收集與整理，而材料收集與整理方式的有效也是提高檔案價(jià)值與質(zhì)量的重要途徑。有效性指達(dá)到了活動(dòng)策劃的目的以及完成相關(guān)策劃活動(dòng)，檔案管理的有效性則是指檔案管理中檔案材料是否具備價(jià)值性，是否能夠被充分利用。從檔案管理角度來看，管理工作有效性的提高，就要做到效用和效率一把抓。檔案作為一種信息資源，是對(duì)各項(xiàng)策劃活動(dòng)內(nèi)容的真實(shí)記錄、是基礎(chǔ)性工作、是一種無形財(cái)產(chǎn)，在各方面管理工作中發(fā)揮的重要的作用。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須具備規(guī)范化、科學(xué)化。所以，需要建立一套完善的檔案管理體系，當(dāng)面對(duì)各種管理風(fēng)險(xiǎn)是該體系能夠有效防范與避免，起到一定積極作用。

2 檔案管理中的問題

2.1 檔案管理模式落后

傳統(tǒng)檔案管理模式的目的為對(duì)原始信息的保存，主要工作內(nèi)容就是對(duì)原始信息的記錄、歸納與整理?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生改變，逐漸趨向自動(dòng)化管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變[2]。由于企業(yè)、個(gè)體經(jīng)營(yíng)、單位在檔案管理設(shè)備方面不夠齊全，也就會(huì)影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

2.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作科學(xué)化，對(duì)管理人員提出一定要求，管理人員要具備專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，同時(shí)能夠科學(xué)、合理的規(guī)劃?rùn)n案管理工作內(nèi)容。日常檔案管理工作中，管理人員結(jié)構(gòu)布局不均勻，招聘的人員專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致工作行為不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)于自身崗位責(zé)任不明確，也沒有進(jìn)行專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，大部分管理人員年齡較高等，也就會(huì)對(duì)管理要求、工作重要性、材料整理歸檔等業(yè)務(wù)不夠熟練，最終呈現(xiàn)出檔案管理工作混亂、水平不高且管理方式落后的現(xiàn)象。

2.3 管理意識(shí)不高，管理制度有待完善

事業(yè)單位發(fā)展到一定規(guī)模時(shí)，雖然已經(jīng)建立了較為完善的檔案管理制度，但在實(shí)際執(zhí)行過程中，由于管理人員管理意識(shí)不高，就出現(xiàn)了放任自流、隨意性強(qiáng)的現(xiàn)象。主要體現(xiàn)為：檔案管理部門收集的材料不完整、不齊全，以至于保存效率不高；對(duì)于一些使用率高的文件沒有進(jìn)行合理保管隨意擺放；對(duì)于上級(jí)下發(fā)的資料文件不能及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理與存放，導(dǎo)致管理滯后[3]。這些都嚴(yán)重的制約了檔案管理作用的發(fā)揮，最終減低檔案管理有效性。此外，管理工作人員檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)度不高，并且單位高層對(duì)于檔案材料的重視度也不高，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于檔案工作很少過問，以至于管理人員工作錯(cuò)誤錯(cuò)綜百出。甚至還有一些人員并不理解什么是檔案，無法為檔案管理作用的發(fā)揮提供條件，檔案管理有效性無法提升。

3 檔案管理有效性策略研究

3.1 改變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理

信息化時(shí)代的到來，要求檔案工作要對(duì)信息化管理接軌，提高檔案管理有效性。檔案管理部門要有屬于自己的數(shù)據(jù)資料庫，最終實(shí)現(xiàn)辦公、文檔一體化。并且軟件開發(fā)要確保其能夠保障數(shù)據(jù)信息的遺漏，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)安全性與可靠性?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，其在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)尤為突出。所以，管理部門要充分發(fā)揮自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)，發(fā)現(xiàn)宣揚(yáng)信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)，接口便捷、傳輸通暢。檔案管理部門要在西安待檔案管理里面的基礎(chǔ)上，形成文件規(guī)劃管理[4]?？梢越⒁惶卓茖W(xué)、合理的信息管理制度，有效整合數(shù)據(jù)信息。自動(dòng)化管理系統(tǒng)要將信息特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，從而實(shí)現(xiàn)信息一體化與信息自動(dòng)化控制功能，最終提高信息的利用率。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的提高有利于檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升。檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化管理理念，要將自身目標(biāo)與崗位職責(zé)相結(jié)合，鼓勵(lì)員工樹立積極向上的發(fā)展目標(biāo)，首先從員工意識(shí)當(dāng)面入手，員工要轉(zhuǎn)變固有管理思想，進(jìn)而改善工作行為，才能讓員工工作積極性與主動(dòng)性得到提升。檔案管理部門要建立健全績(jī)效考核機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，并不斷改善，以此提高檔案管理工作水平。部門也要建立完善人才培養(yǎng)制度，要積極引進(jìn)先進(jìn)管理人才，部門還可以與高校之間進(jìn)行合作，建立人才輸出培養(yǎng)計(jì)劃?rùn)C(jī)制，通過培養(yǎng)與考核，為員工制定具體的發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)而提高員工相關(guān)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，檔案管理質(zhì)量提升。

3.3 完善管理制度，提高人員管理意識(shí)

基于國(guó)家《檔案法》與自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，建立完善與自身發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)的管理制度，并且滿足檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化要求，要讓管理制度有法可依、有章可循。除此之外，也要加強(qiáng)對(duì)管理人員意識(shí)方面的教育，對(duì)于國(guó)家《檔案法》的內(nèi)容管理人員深入學(xué)習(xí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，要對(duì)檔案管理工作對(duì)于部門發(fā)展關(guān)系具有充分意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理是維護(hù)自身合法權(quán)益和為部門經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展功能提供有用的參考依據(jù)，進(jìn)而提高對(duì)檔案管理的意識(shí)和檔案管理的有效性[5]。

4 結(jié)語

總之，檔案管理有效性的提升并不是一朝一夕就能完成的，需要一個(gè)漫長(zhǎng)演變的過程中。所以，部門在實(shí)際檔案管理工作中要對(duì)自身不足與優(yōu)勢(shì)具有充分的認(rèn)識(shí)，利用檔案管理有效性指標(biāo)的建立，才能在檔案管理工作中做到實(shí)事求是、科學(xué)管理。讓良好的檔案管理工作成為促進(jìn)單位發(fā)展長(zhǎng)、穩(wěn)定的重要?jiǎng)恿Α?/p>

參考文獻(xiàn)

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