分析辦公室檔案管理方式的改進

梁慧敏

摘 要：辦公室檔案管理工作關系著企事業單位的發展，然而因傳統思想影響使得部分單位對此認識不足，以致于檔案管理工作落實不到位。尤其在當前信息化時代背景下，各企事業單位應當加強思想重視，不斷優化和改進辦公室檔案管理模式，以此來提高檔案管理工作水平。本文先對現階段辦公室檔案管理過程中的主要問題進行分析，并在此基礎上就如何加強改進和創新，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；問題；改進策略

長期以來，辦公室檔案管理工作都非常重要，關系著各崗位工作的開展以及企事業單位的發展。在從目前國內各單位以及企業辦公室檔案管理現狀來看，管理方面的問題依然屢見不鮮，以往的管理模式和理念已經無法有效適應新形勢要求，以致于各方面工作難以有效開展，加強管理方式的創新與改進勢在必行。

1 辦公室檔案管理問題分析

無論企業還是事業單位，檔案管理都非常重要，而且是不可或缺的。在當前社會經濟快速發展的時代背景下，傳統的辦公室檔案管理模式已經無法有效適應新形勢要求，主要問題表現如下：

1.1 思想上的認識以及重視度不夠

對于辦公室檔案管理人員而言，由于受教育程度、年齡以及實踐經驗和個人能力等存在一定的差異，因此難以根據企事業單位的實際情況以及時代發展變化等及時轉變思想觀念，管理手段和方法創新力差。同時，管理人員缺乏系統的知識和技能，管理乏力，難見成效，尤其在檔案材料的搜集以及整理和保存過程中出現問題。實踐證明，在辦公室檔案管理工作實踐中，如果管理人員的個人職業責任感以及思想道德等達不到客觀需求的高度，則很可能會對企事業單位的正常運轉產生不利影響。

1.2 管理方式與發展進程脫節

隨著社會經濟的快速發展，各行各業崗位分工也逐漸的精細化，同時對檔案管理過程中的精密性提出了更高的要求，工作量也不斷加大，不同類型的檔案管理工作方法以及內容和形式等都呈現出多元化態勢。新時代背景下，為了適應社會發展趨勢，辦公室檔案管理工作新任務以及新要求更高；然而，實踐中可以看到部分部門檔案管理方式難以真正貼合企事業單位的實際情況和發展需求。在檔案管理工作不能利用軟硬件等對檔案歸類以及云端儲存，依然沿襲傳統的檔案管理方法，以致于檔案管理效率難以有效提升，甚至其中一些重要的文件資料經常丟失；辦公室檔案編輯以及分類和存儲過程中，還可能會因人為原因造成操作失誤。究其原因，主要是因為采用的檔案管理方式和方法與實際情況相脫節，以往的管理模式依然無法有效發揮作用。

2 加強辦公室檔案管理的有效策略

基于以上對現階段辦公室檔案管理工作中存在的問題分析，筆者認為要想加強檔案管理以及提高管理水平，應當從以下幾個方面著力。

2.1 健全和完善辦公室檔案管理體系，加強思想重視

辦公室檔案管理工作中主要是對相關文件資料進行管理，工作人員應當將二者有機結合起來，提高檔案管理效率。檔案資料管理過程中，工作人員應當對相關文件有所了解，并且簡化工作繁雜度，根據現有的條件提前熟悉管理工作，防范上述問題的發生。為此，應當建立統一管理體系，創新思路和方式方法，從思想層面上真正地重視起來，不斷創新和改進理念。實踐中為了能夠增強企事業單位的檔案資料管理意識，不斷更新辦公室檔案管理機制勢在必行。辦公室檔案管理過程中應當提高規范化以及標準化水平，根據辦公室檔案管理工作現狀以及發展趨勢，設定合理目標，堅持人本理念，并在此基礎上建立切實可行的檔案管理工作體系。同時，還要不斷改進檔案管理工作模式，提高從業者素質和業務技能。第一，領導應當重視，將本單位的檔案管理工作置于重要位置。加強檔案管理，應當從源頭上重視，根據本單位實際情況綜合考慮各方面的因素，創新和改進檔案管理工作方式與方法。第二，健全和完善考核以及獎懲機制。重視檔案管理工作，提高管理質量和效率；加強企事業單位檔案管理工作管控，激發人員積極性和主動性。第三，對檔案管理人員加強教育培訓，提高人員的綜合素養是檔案管理工作水平得以提升的基礎和保障。人是辦公室檔案管理工作中的最核心要素，人員之間的相互配合是檔案管理工作的重點。

2.2 創新管理方式和方法

1）加強辦公室檔案數字化管理。近年來辦公室案管理工作量不斷增大，而且行業分工更加的細致，實踐中為了能夠有效降低檔案資料編制以及分類和存儲等工作流程，降低管理工作出錯率，采用先進的數字化技術手段是必不可少的。在此過程中應當根據實際情況，積極引入和應用數字化計算機硬件設施以及相關軟件技術手段，比如網絡信息技術等，并根據實際需要創建形式不同的辦公室檔案管理機制，通過制度和機制的落實來有效提高檔案管理水平。在數字化辦公室檔案管理機制建設以及方式創新應用過程中，將以往的紙質檔案歸入數字化管理系統中，并且采用圖紙以及影像等形式增強檔案資料的管理。企事業單位各管理部門之間也應當盡可能打破時空限制，使檔案文件和資料能夠實現云端共享，便于文件材料的調用以及儲存，這對提高辦公室檔案管理實用價值具有顯著的作用。在當前的發展形勢下，辦公室檔案管理工作應當提高數字化水平，企事業單位應當將其作為工作的重點來抓，迎合時代需求才能發揮其應用的作用。

2）加大檔案管理工作的信息化建設力度。新形勢下的辦公室檔案管理工作中，應當加大檔案管理工作信息化建設，提高檔案管理工作的科學化以及制度化和規范化水平，這對提高企事業單位辦公室檔案管理工作質量具有積極意義。基于此，筆者建議將以往檔案管理方式與當前先進的信息化技術手段有機結合起來，以此來提高辦公室檔案管理工作的信息化水平，加強其安全化以及完整化建設。在當前新時期，電子檔案已經逐漸取代傳統的紙質檔案形式，信息時代背景下電子檔案成為主流。然而，部分企事業單位辦公室檔案管理工作信息化水平有待提升，因此應當逐漸將以往的紙質檔案模式與現代電子檔案模式相結合，采用多種方式來確保辦公室檔案管理工作實效性。

3）采用智能化管理手段加強辦公室檔案管理，對傳統的管理方式以及服務模式進行改進。在檔案管理過程中，歸口部門人員可以直接在終端上對文書資料加強管理以及提供優質的服務。企事業單位借助現代互聯網技術以及智能終端和軟件工具等，建立新型的智能化檔案管理與服務方式。一是，從提升辦公室檔案資料的有效利用率方面著手。企事業單位應當加強與行政機關以及其他社會組織之聯系，優選交叉性職能或服務單位合作，構建辦公室檔案資料共建共享機制。實踐中各單位應當根據實際情況以及檔案材料的特性等，積極探索上級與下級單位或者跨區域單位之間的相互協作，這有利于提高檔案管理工作效率以及節約成本。二是，基于提升服務效能層面，企事業單位建立智能化資料查詢和利用終端。各企事業單位可根據實際情況，采用微信公眾號、官方APP等現代技術手段，基于互聯網平臺將微信公眾號、APP等與檔案管理工作有機連接在一起，為需求者提供優質的服務。三是，企事業單位應當積極搭建智能化平臺，以管理系統為基礎，將各項檔案材料管理工作放在線上終端進行操作；對檔案資料管理流程進行優化和重構，從而實現檔案管理工作的科技化以及現代化建設。

3 結束語

總而言之，辦公室檔案管理工作至關重要，企業事業單位應當立足實際，不斷創新和改進檔案管理理念與方式，這樣才能保持與時俱進，才能提高管理效率。

參考文獻

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