檔案管理信息化建設的策略分析

朱麗

摘 要：隨著我國經濟飛速的發展，網絡信息技術已經融入了我們的工作生活之中。在數字化時代，檔案管理信息化建設是檔案管理工作中的重要組成部分，與我國的檔案管理質量緊密聯系。本文通過對數字化時代檔案信息的特點進行分析，對現今我國的檔案管理信息化建設存在的問題進行了深入探討，并且提出了一些的建設性的意見。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；策略

隨著社會經濟的不斷發展，我國的檔案總量在不斷增加，傳統的檔案管理工作方法有很大的局限性，需要耗費大量的人力物力，已經遠遠落后社會發展的速度，不能滿足檔案數量巨大的管理要求，當前，我國已經進入了數字化時代，計算機技術應用非常廣泛，檔案管理信息化建設是勢在必行的。檔案管理信息化主要通過將計算機技術引入檔案管理工作，改變傳統的管理模式以及檔案存儲方式，以數字化的方式進行檔案信息的處理以及存儲，能夠有效提高檔案管理的管理質量以及工作效率。檔案管理信息化建設能夠提升各單位的檔案管理技術，給他們提供了新的管理模式以及管理思路，是各個單位走向現代化的必由之路。

1 數字化時代檔案信息的特點

1.1 集成性

在當今的數字時代之下，將計算機技術引用到檔案管理工作中，檔案信息便擁有了集成性的特點。檔案信息的集成性主要體現在檔案信息采用的是信息化的結構和處理方式，檔案管理單位只需要將相關的檔案信息輸入至檔案管理系統中，檔案管理的后續工作就基本完成了，數據的輸入、應用以及處理被完全集成了。檔案信息的集成化能夠提高管理質量以及工作效率，能夠更方便地將單位的檔案信息共享至各個部門，使得單位能夠更加順暢的運行。

1.2 動態性

數字化時代檔案信息的動態性主要是指檔案數據庫中的檔案信息具有很強的動態性，能夠通過改變輸入的外部變量來對檔案數據庫中的數據進行實時更新，其動態性主要體現在以下三個方面：首先，檔案信息的采集具有動態性。檔案管理信息化之后，會動態開展數據采集工作，并且能夠立即輸入至數據庫進行實時更新，動態檔案信息采集在傳統檔案管理中是無法實現的；其次，檔案信息的處理具有動態性。當檔案信息數據庫中接收到了新的數據，管理系統就會按照程序立即對其進行處理，具有非常高的效率和準確率，數據一直處于動態處理的過程；最后，檔案信息的應用具有動態性。檔案信息數據是動態的收集以及處理，這就導致了在應用檔案信息時所輸出的是實時更新過后的數據，能夠提高單位提取檔案信息的正確性。

1.3 普遍性

隨著計算機信息技術的不斷發展，各個檔案管理單位需要緊跟時代的步伐，提高檔案信息的高效共享性，從而提升企業的工作效率，因此，計算機信息技術在檔案管理工作的應用已經非常廣泛，這使得單位的檔案信息化具有了一定的普遍性。雖然，計算機信息技術是在比較晚的時候才應用到檔案管理工作中，但是我國的計算機信息技術發展非常迅速，使得其與檔案管理工作的融合非常順利，為檔案管理帶來一次信息技術革新。在今后，為了滿足人們的需求，順應時代的潮流，計算機信息技術將會更加深入的融合到檔案管理工作之中，這將會使得檔案管理信息化更加的普遍。

2 檔案管理信息化建設的現狀

2.1 缺乏健全的檔案管理信息化建設規范

由于我國的檔案管理信息化起步較晚，我國的檔案管理信息化建設規范還處于比較落后的階段。一方面，我國的檔案管理信息化建設標準還不夠完善。據統計，當前我國具有的現代信息化標準只有5個，這遠遠達不到管理要求，許多單位在檔案管理信息化建設時沒有正確的依據，導致檔案管理單位在處理檔案時各自為政、互不兼容的現象產生。另一方面，我國的檔案管理信息化建設制度的約束能力不強。對于一些位于國家管理力量比較薄弱的地區，檔案管理信息化建設制度不能夠得到很好的貫徹落實，甚至有些檔案管理單位明目張膽的違背建設標準，這嚴重地阻礙了我國檔案管理信息化的進程。

2.2 檔案管理信息化建設發展不平衡

當前我國的檔案管理單位由于受到了各種各樣的因素影響，導致許多小單位的檔案管理信息化建設水平還比較落后，甚至有些單位還沒有起步。雖然網絡已經在我們的日常生活當中普及開來，許多單位的信息化水平也有了質的提升，但是信息化在檔案管理工作中的普及程度并不高，在邊遠以及中小企業仍然采用紙質版的檔案。與此同時，在國家大力倡導結構性供給側改革的政策方針之下，許多企業面臨著改革裁員的壓力，許多單位都選擇對檔案管理部門下手，這也嚴重影響了單位的檔案管理信息化建設。而且，現今許多單位領導層只重視對人才的招聘以及培養，并不重視檔案管理工作，忽視了檔案管理與單位員工切身利益的密切聯系，而且對檔案管理信息化建設的支持力度不夠，導致許多單位因為資金缺乏而延緩了檔案管理信息化的進程。

2.3 檔案信息的安全性問題突出

檔案信息與單位成員的切身利益息息相關，是影響企業可持續發展的重要因素，檔案信息的安全性是檔案管理工作中的重中之重，在引入了計算機信息技術給人們帶來便利的同時，各種各樣的網絡安全問題也隨之而來，倘若網絡安全問題不能得到很好的解決將會嚴重的阻礙檔案管理信息化建設的進一步發展。在當今的網絡中存在著大量的諸如病毒入侵、黑客入侵的風險，會導致檔案信息的泄露篡改甚至丟失。當前我國檔案信息的安全性問題主要包括設備安全問題以及網絡環境安全問題。設備安全是由于管理檔案信息設備出現故障而造成的檔案信息數據丟失；網絡環境安全問題是由于在開放性的網絡環境中存在許多木馬病毒以及黑客會對檔案信息數據庫進行破壞，從而嚴重威脅了檔案信息安全。

2.4 檔案信息化管理專業人才匱乏

當前我國的檔案管理人員的專業素質普遍偏低，許多單位都是安排年齡偏大的人員去從事檔案管理工作，這些人員往往抱著一顆養老的心態來從事工作，往往工作態度不認真，檔案管理工作不規范。然而在當下大力推進檔案管理信息化建設的時代背景下，需要大量的有計算機技術基礎的專業檔案管理人才，當前的檔案管理人員的水平顯然滿足不了要求。而且，許多檔案管理單位的領導層不重視對檔案管理人員的專業管理技能的培訓，導致檔案管理人員的管理能力低下，不能很好地完成檔案管理的相關工作，更加無法勝任信息化的檔案管理工作，嚴重制約了我國檔案管理信息化建設的發展。

3 推進檔案管理信息化建設的措施

3.1 完善檔案管理信息化建設規范

完善的檔案管理信息化建設規范是檔案管理信息化建設的首要條件，它能夠確保檔案管理工作合理有序地進行，對于檔案管理信息化的未來發展有著非常重要的作用。檔案管理信息化建設規范包含了管理規范和技術規范兩方面。檔案信息化管理規范需要對于檔案管理信息化的存儲、整理、移交等各個過程進行約束，技術規范主要是軟硬件基礎設施的建設規范。在制定檔案管理信息化建設規范時，必須以國家標準為參考依據，同時還需要遵循兼容性原則、前瞻性原則以及系統性原則，這樣所制定出來的標準能夠給企業帶來更大的經濟效益，為人們提供更大的便利。

3.2 建立檔案信息化管理系統

檔案信息化管理系統是以網絡為依托，為了滿足數據的儲存處理以及應用等方面的要求而開發出來的軟件。檔案信息化管理系統建立能夠有效改善各單位特別是能夠提高邊遠地區以及中小企業的檔案管理信息化建設水平。檔案信息化管理系統能夠強化檔案管理，推進檔案管理的信息化。檔案管理信息化的主要目標是為了讓檔案能夠更加安全的儲存、更加方便的應用，通過系統中編寫的程序，能夠更加方便快捷的實現檔案的信息收集、保管、分類、調用等操作，而且還能夠大大地提高檔案信息的共享性，提高單位的工作效率。檔案信息化系統需要從軟件和硬件兩方面進行建立，電子檔案儲存在電腦硬盤或者其他的儲存介質當中，因此檔案信息化系統需要配套的硬件設施來作為其建設的前提。而軟件方面主要是需要建立一個完整的檔案數據庫，檔案數據庫能夠對數據進行保管以及調用等操作，是檔案信息化管理系統建設的核心內容。

3.3 構建檔案管理信息化安全保障體系

構建檔案管理信息化安全保障體系是檔案管理信息化建設的重要內容，主要從三個方面保障：第一，確保硬件設施的安全。檔案管理信息中心擁有大量的硬件設備，管理人員需要對它們進行定期檢查并且需要進行適當的保養，確保硬件安全，對機房內的情況進行實時監察，還需要及時將老化的設備以及線路進行申報更換，全方位的確保硬件設施安全；第二，確保網絡環境的安全。當前網絡環境具有高度的開放性，這就導致了其中充斥著大量的木馬、病毒以及黑客等危險因素，嚴重威脅到了檔案管理信息系統的安全，管理人員需要采取積極的防病毒手段，安裝殺毒軟件，對檔案文件進行定期掃描檢測以及對檔案文件進行備份加密；第三，確保應用系統的安全。管理人員需要對用戶的訪問權限進行設置，將非法用戶阻擋在外，同時還要建立日志文檔中心以應對突發的安全問題。

3.4 加強對高素質綜合性檔案管理人才的培養

檔案管理人才對于檔案管理的信息化建設有著直接的影響，必須引起檔案管理單位領導層的重視。一方面，需要優化檔案管理人才結構。檔案管理信息化的可持續發展需要管理型、操作型以及研究型三方面的人才，管理型人才組織協調各個部門確保檔案管理工作的正常運行，操作型人才負責信息化設備的操作提高對電子檔案的管理水平，研究型人才負責對檔案管理信息化建設的理論研究以及標準制定。另一方面，需要提高檔案管理人才的技術水平。傳統的檔案管理人員只需管理紙質檔案，不具備計算機信息技術，現如今各單位都朝著檔案管理信息化方向發展，這就要求檔案管理人員轉變為采用檔案信息化的工作方式。

4 結語

總而言之，檔案管理信息化建設是檔案管理工作發展的必由之路，是順應時代潮流，積極響應國家政策方針的重大舉措，檔案管理信息化建設能夠使人們足不出戶的獲取、處理自己的檔案信息，給人們帶來了很大的便利，因此，深入研究檔案管理信息化建設有著非常重要的意義。今后，國家還需加大推進檔案管理信息化建設的支持力度，各單位也需要投入更多的人力物力去加速檔案管理信息化進程，著重解決當前檔案管理信息化的存在的問題，全面推動檔案管理信息化。

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