論檔案管理的科學化

陳淑芳

摘 要：我國的社會主義現代化建設事業的不斷發展，國內的檔案管理工作也得到一定發展。在新的社會環境下，提高檔案管理科學化水平，對目前國內檔案管理具有重要意義。

關鍵詞：探討；管理；科學；檔案

進入二十一世紀以來，我國的社會主義政治、經濟、文化都獲得了一定的發展。在這樣一種社會背景下，提高單位檔案管理水平是大勢所趨，是提高我國企業單位管理水平的重中之重。當前，國內許多企業單位的檔案管理工作都存在諸多問題，并面臨著一系列嚴峻的挑戰。檔案管理部門必須緊跟時代發展的潮流，不斷調整自身的管理方式，提高檔案管理的科學化水平，以適應時代發展的需要。只有這樣，才能為構建和諧的社會主義添磚加瓦。

1 提高檔案管理水平的重大意義

首先，檔案的科學化管理是我國文化實力的重要體現之一，提高檔案的管理水平，就是提高我國的文化管理水平。在各類檔案中，不僅有政治、經濟的相關資料，還包括文化類的各種資料。這些資料對我國的政治、經濟、文化的發展都具有極其重要的意義。它們反映了我國在不同歷史時期發展的不同狀況，是對歷史的一種收藏和保存，能對未來的發展作出一定指導。故而，要不斷提高我國檔案管理的科學化水平，做好國內的檔案管理工作，從而促進社會主義現代化建設的不斷發展。

再者，過去相當長的一個時期，我國的檔案管理都是采用傳統的人工手動方式進行工作的。這種方式非但不利于資料的存儲和使用，而且耗費了工作人員大量的時間和精力。更甚者，不少單位忽視了檔案管理工作的重要性，如此一來，致使許多檔案資料一直處于混亂狀態。現如今，我國的信息技術獲得了長足的發展，并且在許多領域得到了廣泛應用。因此，將信息技術的相關管理方法引入檔案管理中，既可以提高檔案的管理水平，也能夠節省工作人員的時間，節省單位的管理成本。

2 實現檔案科學化管理的措施

2.1 建立現代化的檔案管理系統

目前，國內檔案管理水平還比較薄弱，最主要的原因之一是對檔案管理工作的認識不夠深刻。因此，相關部門務必要建立一套科學合理的現代化管理系統，改變檔案管理工作者對檔案工作輕視的觀念。首先，應當建立一套嚴密的檔案管理機制。管理機制的建立，要與單位的實際發展狀況相符合。其次，要改革舊有的檔案管理觀念，讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性。同時，加大對其管理工作的監測力度，如發現有工作潦草馬虎者，給以一定的批評懲罰。再者，依據管理工作的不同性質，實行定崗定責的管理模式。在檔案管理的系統中，要成立一支工作效率較高的檔案管理隊伍。這支隊伍的帶頭人要由單位的主要管理者擔任，其他管理者要經過精挑細選最終遴選出來。只有這樣，才能健全檔案的管理機制，提高檔案管理的質量。

2.2 培養檔案管理員的綜合素質

因為檔案管理是一份較為繁瑣復雜的工作，所以，它對管理者的要求是比較多的。這份工作不僅需要管理者有一定的耐心，在工作中能做到一絲不茍，還要求管理者有較高的檔案管理方面的理論知識。因此，在挑選檔案管理員的時候，需要認真細致地考察應聘者各方面的素質。另外，對于不同單位、不同部門的檔案管理工作，還需要工作人員具有一定量的專業知識。在信息技術加速發展的今天，檔案管理者還要對檔案管理工作涉及到的信息技術有一定了解，要能夠熟練使用相關的網絡技術對檔案進行收藏和管理。除此之外，由于檔案管理者的素質高低不齊，為了提高檔案管理的科學化水平，相關單位應該定時組織管理人員的培訓活動。通過這種素質培訓活動，能夠提高檔案管理人員的綜合素質。同時，應該設立一定的獎懲制度，對表現優異的管理員給予一定的獎勵，這樣有利于激發其他管理者的工作熱情和工作積極性。

2.3 推進檔案管理走向信息化

隨著信息技術的快速發展，推動檔案管理工作走向信息化的發展道路，已是勢在必行的。檔案管理的信息化包括的內容較多，不僅要求管理者要有先進的管理理念，還要求管理員要有較高的綜合素質。除此以外，相關單位還應當引進相當的硬件、軟件設備。只有具備了一定水準的硬、軟件設備，檔案管理員才能在檔案管理中，利用相關的信息技術對檔案進行收藏和管理。為了推進檔案管理工作走向信息化，相關單位應該成立專門的檔案管理工作室，最好能購置高效的檔案管理軟件。利用計算機的相關知識，加快檔案管理的電子化、自動化進程。簡言之，只有利用現代通訊技術，才能真正實現檔案管理的網絡化。

2.4 不斷完善檔案管理，促進管理科學化

因為檔案信息是會變動、更改的，所以，在日常的檔案管理中，工作人員應該定期地對檔案信息進行檢查，對變動的信息及時進行修改。對于管理人員的工作，要進行嚴格的監督、檢查，保證他們在工作中做到細致、準確、全面。加大對管理人員的考核力度，確保檔案管理工作有條理、有秩序地進行。同時，做好檔案管理工作還要具備一定的鉆研、探討精神，努力挖掘出檔案信息的潛力，并加大它的利用程度。另外，要推進檔案管理的科學化，就要引進高新技術，提高檔案管理的現代化水平。當然，在適應新形勢需要的同時，也要借鑒傳統的檔案管理方式，將二者有機結合，不斷對檔案工作進行創新、完善，把檔案的利用程度提升到更高的一個層次。

3 結語

綜上可得，檔案管理工作不僅與現代人的生活聯系得越來越緊密了，還對企事業單位的發展產生了不小影響。因此，著力提高檔案管理工作的科學化水平是當務之急。要想真正使檔案管理工作走向科學化，首先要建立現代化的管理體系，在此基礎上，要著力培養檔案管理者的綜合素質，并引進高新技術手段，從而推進檔案管理走向信息化。除此之外，還應當不斷完善、創新檔案的管理工作，使得檔案的利用程度再上一個新臺階。