事業單位人事檔案管理特點以及作用分析

郭書鈺

摘 要：現階段，隨著企業改革發展的不斷加快，對于人事檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案管理作為事業單位的一項重要工作，記錄著員工信息資料，同時也見證著事業單位的改革發展歷程，因此積極的做好人事檔案管理工作顯得尤為重要。基于此，本文首先概述了事業單位人事檔案管理特點；其次分析了事業單位人事檔案管理作用；最后探討了事業單位人事檔案管理工作對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；特點；作用；對策分析

人事檔案管理在事業單位工作中占據著至關重要的地位，是促進事單位健康、可持續發展的重要支撐力量。但是，我們發現當前該項工作仍存在一定的問題，例如：人事檔案利用率低、檔案管理不科學等等。在這種情況下，進一步提升人事檔案管理水平顯得尤為重要。

1 事業單位人事檔案管理特點概述

1.1 現實性

事業單位人事部門在了解員工基本信息的過程當中，主要是通過查閱檔案資料的方式來進行的。因此積極做好人事檔案管理工作顯得尤為重要。通過全面的了解員工的工作經歷，品德素質，才能夠實現對人才能的有效挖掘，同時也能夠實現對人才資源的配置。事業單位在對員工進行調動、加薪、晉升的整個過程當中，都需要充分的結合人事檔案資料來進行，在這種情況下，人事檔案管理工作也就具備了更高的現實意義。

1.2 真實性

事業單位人事部門非常注重人事檔案的材料收集工作，隨著事業單位的不斷發展，員工數量越來越多，同時員工入檔資料也越來越多，這在很大程度上擴大了材料收集范圍。在這一過程當中，需要認真的做好對材料的整合分析工作，針對一些需要歸檔的材料及時的進行歸檔，針對一些不需要歸檔的材料也要及時的進行處理，通過這樣的方式，更好的確保人事檔案資料的真實性。與此同時，在檔案日常管理的過程當中，應嚴格的按照相應的制度來進行，避免出現非法改動現象、避免檔案丟失，使其更加真實的反應員工成長歷程。

1.3 機密性

事業單位人事檔案資料屬于保密性資料，因此人事檔案管理工作也就具備了較高的保密性，需要嚴格的落實保密制度來展開該項工作。人事檔案記錄著多方面的內容，包括員工思想政治、工作經歷等等，其中很多信息內容都是不可隨意泄露的。一旦隨意泄露，將會給員工帶來一定的負面影響。由此我們不難看出，事業單位人事檔案管理工作具備較強的機密性。

1.4 動態性

事業單位在人事檔案管理的整個過程當中，需要進行動態化的管理，人事檔案管理內容主要包括在職員工、干部等，每一個人都承擔著重要的工作，和社會活動存在著極為密切的聯系。眾所周知，事業單位員工、干部的職位以及工作情況是處于不斷變化的狀態的，這也就在一定程度上增加了檔案內容。在這種情況下，事業單位在人事檔案管理的過程當中，不能僅僅局限于過去固定的檔案內容的管理，而是要及時的進行更新，結合實際情況來實現對人事檔案的動態化管理，為事業單位的發展提供更加全面、真實的人事檔案資料。

2 事業單位人事檔案管理作用分析

現階段，隨著事業單位改革發展的不斷加快，要想實現穩定、可持續發展，離不開人才的大力支撐，只有建立一支具備高素質、高水平、高能力的人才隊伍，才能夠促進事業單位發展與進步，進而更好的立足于當前日益激烈的社會競爭當中。員工是否較高的綜合素質，在很大程度上影響著事業單位的長遠發展，說到底當前企業之間的競爭其實就是人才資源之間的競爭，由此我們不難看出在事業單位當中人才所占據的地位是非常重要的。人事檔案作為人才信息的縮影，完整的記錄著每一個人的發展狀況，不僅充分的體現出了一個人的特點、專長，而且還反映出了人才的綜合素質，這是了解人才、考察人才的重要依據。事業單位通過對人事檔案進行有效的管理，不僅更好的實現了對人力資源的開發與配置，進而進一步提升人事管理水平，為我國事業單位的穩定、長遠發展打下了良好的基礎。

3 事業單位人事檔案管理工作對策探討

3.1 提高對檔案管理工作的認識程度

新形勢下，事業單位要想進一步提升人事檔案管理工作水平，充分的結合實際狀況加快制定一套完善的人事檔案管理制度顯得尤為重要。只有這樣，才能夠使得檔案管理工作做到有章可循，使得事業單位人事檔案管理工作安全、規范進行。與此同時，還要成立人事檔案管理領導小組，充分協調好人事檔案管理工作當中所存在的一系列的問題，其實提高檔案管理工作效率。除此之外，要不斷完善事業單位人事部門崗位、人員及工作職責，充分重視起人事檔案管理工作，將其提上重要議事日程，并提出相應的任務要求，提升人事檔案管理效果。

3.2 提升檔案管理人員專業素養

檔案管理人員作為事業單位人事檔案管理工作的重要支撐力量，其自身是否具備較高的管理水平以及綜合素質，在很大程度上影響著檔案管理質量。在這種情況下，事業單位就要充分的重視起對于檔案管理人員的專業素質的提升工作，通過定時定期的開展專業技能培訓等方式，切實提高檔案管理人員自身的管理水平及綜合素質，使其更加得心應手的投入到檔案管理工作當中。與此同時，在人才招聘的過程當中，要嚴格的按照相應的招聘流程來進行招聘，嚴格的考核應聘人員的業務水平、專業素養、職業道德，只有通過考核者才能夠參與到人事檔案管理工作當中。除此之外，還要建立完善的獎懲機制，針對在工作當中表現突出的人員，及時的進行獎勵，針對表現不理想的人員，及時的進行批評或處罰，通過這樣的方式，其實提高員工的工作積極性，認真做好檔案管理工作，提升檔案管理水平。

3.3 充分發揮信息化技術作用

新形勢下，隨著我國科技水平的不斷提升，在很大程度上促進著信息技術的發展與應用。當前人事檔案管理工作的信息化發展已經成為必然趨勢。充分的借助信息技術來展開人事檔案管理工作，能夠有效降低錯誤問題的發生，同時能夠在很大程度上提升工作效率。通過建立人事檔案數據庫系統，對人事檔案進行動態化管理，及時的更新企業員工信息，最大限度的確保其真實性與有效性，降低檔案管理人員的工作強度，在提升檔案管理效率的同時，提升檔案利用率。

3.4 完善檔案信息量

做好對檔案功能的界定有著至關重要的作用。針對一些機密性的檔案，要加以保留。同時要進一步擴大檔案范圍，融入員工的獎懲狀況、個人特長等方面的內容，為接下來的事業單位的人才選拔工作提供更加強有力的資料做。只有不斷完善檔案內容及功能，才能夠使檔案具備更高的利用率，這樣一來，就有效的避免了廢檔現象的出現。

4 結語

綜上所述，在事業單位改革發展的過程當中，積極的做好人事檔案管理工作至關重要。我們要充分的意識到該項工作的重要性所在，并充分的結合人事檔案管理工作的特點及實際狀況來展開工作，借助先進的信息技術提升人事檔案管理效率及質量，改善當前事業單位人事檔案管理中所存在的問題，促進人事檔案管理水平的提升，保障事業單位的可持續發展。

參考文獻

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