信息化時代人事檔案管理模式創新路徑的探討

凌靜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-122-01

摘 要 隨著市場競爭關系的不斷加劇，企業競爭最終都歸結為人才之間的競爭。而人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要組成部分，必須做到與時俱進，及時引進先進的管理模式，檔案管理人員更要轉變管理理念，掌握科學的檔案管理方法，方可充分發揮出人事檔案管理在干部人事工作中的重要作用。本文針對信息化時代人事檔案管理模式創新路徑進行探討，并提出了一些觀點建議，供大家參考。

關鍵詞 信息化時代 人事檔案管理 模式創新路徑

隨著檔案信息數量的不斷增多，要想提高檔案資源的有效利用率，僅憑借傳統的人事檔案管理模式顯然無法滿足當前的工作需要。在當前的信息化時代，人事檔案管理工作要由原本的紙質檔案向信息化、數字化檔案方向發展，由人工管理轉變成智能化、自動化管理，全面提高人事檔案管理水平。

一、轉變檔案管理人員的管理理念

在實施人事檔案信息化管理的進程中，要做好檔案管理人員的思想教育工作，同時注重整個信息化管理系統的開發和應用。只有這樣，才能確保人事檔案管理工作的及時性和動態性等，真正實現人事檔案管理水平的全面提升。這里所說的管理理念主要包括以下三項工作：第一，檔案管理人員必須掌握檔案相關理論知識和操控檔案軟件的能力，例如檔案管理理論基礎、計算機操作技能、人事檔案管理軟件操作技能等等，這些都是實施人事檔案信息化管理的基本保證；第二，要注重提高檔案管理人員的責任意識。只有具備了這些基礎素質，才能在日常工作中對檔案管理工作保持較強的敏感度，及時做好檔案資料收集、整理、存檔等一系列常態化工作，才能從根本上提高人事檔案管理工作的全面性與系統性；第三，要做好人事檔案信息化管理的培訓工作，不斷提高工作人員的崗位技能與理論知識水平。結合工作實際，列出培訓計劃，有針對性和計劃性的推進培訓工作，逐步提升檔案管理人員業務水平和綜合能力。同時，幫助檔案管理人員及時解決工作中遇到的問題，進一步推進人事檔案信息化建設的實施。

二、實施一體化的人事檔案信息化管理

在進行人事檔案信息化建設的過程中，不僅要實現電子檔案的有效管理，還要提高人事檔案的完整性、安全性和有效性，建立起一體化的人事檔案管理模式。與此同時，還要在計算機技術、網絡技術的支撐下，做好檔案盤點、檔案信息庫建設、檔案綜合查詢、建檔綜合管理、檔案處理、檔案查借閱等工作，為最終實現人事檔案信息共享打下堅實的基礎，使人事檔案信息得到及時有效的整理與傳送，充分發揮出人事檔案信息化管理的作用與價值。

三、優化人事檔案信息化管理運行環境

要想讓人事檔案信息化管理得到全面有效的實施，必須對其運行環境進行優化，為檔案管理人員提供一個良好的工作氛圍。這里所說的運行環境，主要包括以下兩個方面：首先，不斷完善人事檔案管理制度，并且確定各項制度的可操作性。人事檔案管理制度主要包括人事檔案管理職責、收集歸檔制度、整理保管制度、查借閱制度、檔案審核和紀律處分制度等內容。在這種完善的制度框架內，使人事檔案管理工作得到規范化發展，與此同時，充分調動起檔案管理人員的工作積極性、主動性、自主學習意識以及自我約束能力，為人事檔案管理效率的提升提供驅動力，促進檔案管理人員綜合能力的全面提升；其次，為人事檔案信息化管理提供完善的軟件、硬條件。在硬件方面，要設立專門的檔案室（柜）和計算機；在軟件方面，要為檔案管理人員配備相應的管理軟件及辦公軟件。同時，確保檔案管理人員具備過硬的職業素養，不但能夠勝任本職工作，還可以在工作中進行創新，提出更加有效的管理方法。

四、提高人事檔案信息的安全防范水平

由于人事檔案信息化管理需要依托于互聯網技術，這就意味著人事檔案信息安全面臨著一定的風險性與不確定性。對此，可通過以下三種方式提高檔案信息的安全性：首先，采用有效的安全防范措施，防范網絡病毒、電腦黑客的侵入，避免檔案信息庫受到此類攻擊；其次，提高檔案管理人員的職業道德水平。在進行人員聘用時，就要對應聘人員的道德修養和職業素養進行嚴格考核，提高準入標準，從源頭上把好檔案管理人員質量關。在日常工作中，也要定期針對檔案管理人員的職業道德進行考核，本著“防微杜漸”的原則，避免出現檔案信息人為外泄的行為發生；最后，通過制度約束、崗位培訓等方式，提高檔案管理人員的信息安全意識，同時掌握信息安全相關知識，避免因知識水平不到位導致信息外泄現象的發生。

五、結語

人事檔案信息化管理在提高工作效率與管理效能方面發揮出了非常重要的作用。但是，由于這種管理模式的運行時間尚短，檔案管理人員的工作經驗相對匱乏，在今后的工作中，還需要檔案管理人員及相關技術人員付出更大的努力，不斷提高信息技術在檔案管理工作中的應用水平，確保信息安全，提高人員管理軟件的更新速度，使其具備更加完善的管理功能，促進人事檔案管理工作效率的全面提升。

參考文獻：

[1] 岳傳鵬.關于人事檔案信息化建設工作的探討[J].黑龍江史志，2015.08：67.

[2] 張麗娜.地方高校人事檔案信息化建設存在的問題及對策研究[J].黃岡師范學院學報，2015.05：122-124.

[3] 畢雪梅.人事檔案管理信息化建設的建議[J].東方企業文化，2013.06：75.