石油企業電子文件管理存在的問題及對策淺談

劉玉琦

【摘要】隨著社會和經濟的高速發展，對石油資源的需要量不斷增加，石油企業發展速度非常快。為了進一步提升企業各種業務開展的效率，信息化辦公在企業當中的應用越來越普遍。在企業信息化辦公和生產的過程中，往往會產生非常多的電子文件，一旦對這些電子文件管理不當，就有可能造成電子文件的丟失，對企業經營和管理造成非常嚴重的影響。為此，我將要在本文中對石油企業電子文件管理存在的問題及對策進行淺談，希望對促進我國石油企業的發展，可以起到有利的作用。

【關鍵詞】：石油企業;電子文件管理;問題

一、前言

隨著企業自動化辦公程度的不斷提高，在企業生產過程中產生的電子文件越來越多，這對企業的電子文件管理提出了更高的要求，有必要對當前電子文件管理當中存在的問題，進行進一步探討。

二、石油企業電子文件管理當中存在的問題

雖然石油企業實行信息化辦公已經有較長的時間，但在電子文件管理的過程當中，并沒有形成完整的體系，很多電子文件由于缺乏有效的維護，經常會出現損壞和丟失的現象，對這些電子文件的使用效果，造成了非常大的影響。

各種草稿性質的電子文件經常會被忽視。當前辦公自動化還處于發展的階段，很多單位經常會使用計算機起草文件，在打印出正式的紙質文件之后，這些電子草稿就會直接被忽視，導致電子草稿的作用沒有被充分發揮出來。

電子文件的歸檔程序還不是非常合理。由于當前辦公自動化系統還存在較多不完善之處，尤其表現在對文件的歸檔管理不足。很多計算機系統雖然具有文件歸檔作用，但并沒有將這些文件歸檔到可脫機工作的載體上，一旦該信息系統出現了問題，就會造成電子文件被破壞的現象，直接導致大量電子文件的丟失。

電子文件的存儲載體不是非常安全。當前有很多電子文件會直接保存在硬盤上，如果計算機系統出現了故障，就容易造成數據丟失的現象。很多文件在管理的過程中，對其存放的位置往往選擇不合理，一些重要文件甚至會直接保存在U盤當中。由于U盤是一種電子類存儲器，其故障率較大。一旦這些硬盤出現了故障，就會直接導致文件的丟失，對企業造成直接的損失。

三、電子文件的特點

電子文件不屬于直觀的文件，其可以直接通過各種信息工具進行讀取和管理，對其復制工作也非常容易，能夠快速實現多文件的拷貝。電子文件對系統的依賴程度比較高，可以直接通過計算機等設備實現文件的迅速處理和傳遞。電子文件信息的可操作性比較強，且容易受到修改，能夠迅速通過實現對文件的共享。電子文件由于是數字信息，其保存條件和環境與紙質文件往往存在較大的區別，其對保存環境面積的要求不高，但對環境濕度、防磁性有著比較高的要求。

四、認真做好對電子文件的管理

建立完善的電子文件管理體系。當前石油企業電子文件管理問題的出現，很大一部分原因是由于相關管理體系缺失造成的。為了進一步規范做好對石油企業電子文件的管理，就需要根據企業電子文件管理的特點，建立一套完善的電子文件管理體系，設立專門部門從事該部分工作，建立一套規范的電子文件管理流程，保證各項電子文件管理工作可以順利得到開展。通過建立完善的電子文件管理制度，可以對相關人員的工作內容進行具體的規定，一旦在電子文件管理當中出現了問題，就可以及時在第一時間追究相關人員的責任，保證電子文件在整個周期之內都受到嚴密的控制。

前端控制是電子文件管理的前端，其主要是對工作人員的文件操作行為進行有效的控制，讓文件操作人員主動按照相關規范對文件進行操作，在文件產生之后，就應該及時進行保存，對各種電子草稿文件也應該及時進行歸類存儲，對于一些重要的電子文件，還應該上傳到專門的數據庫中進行備份處理，避免由于自己計算機損壞導致這些文件受到破壞。

五、采用文檔一體化的管理模式

電子文件一體化管理模式采用的是先進的技術，通過虛擬、開放靈活的手段對電子文件檔案進行管理。檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等手段，對各個單位產生的電子文件應該進行統一的管理，并根據這些電子文件的特征，組建電子文件檔案。電子檔案的組建工作可以交給各部門完成，在組建完成之后，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，讓檔案部門對這些檔案進行分類、整理、編目之后，及時存儲在檔案部門的主服務器之中。為了避免出現檔案丟失的情況，還可以將一部分重要檔案存儲到其它服務器之上，多進行幾個備份，避免由于系統故障導致文件徹底丟失的現象。

六、做好網絡安全的管理

當前網路安全問題非常突出，網絡黑客和網絡病毒比比皆是，一旦侵入到了油田企業的信息網絡當中，就有可能造成電子檔案丟失、竊取、損壞現象的發生。為了避免網絡完全問題的發生，需要企業針對當前網絡安全維護的現狀，認真做好對網絡的安全管理工作。

做好計算機網絡安全防護工作。為了確保計算機信息安全性，一定要在計算機安全技術的應用上下大工夫，合理對計算機進行安全配置，讓計算機的防火墻處于打開的狀態，及時對計算機安全漏洞進行升級，避免由于這些漏洞造成入侵的事件。為了進一步提高計算機對病毒的防范能力，一定要根據計算機的使用要求，來使用各種殺毒軟件，并及時對計算機進行全盤病毒掃描。為了降低計算機感染病毒的可能，計算機操作人員在計算機操作過程中，應該嚴格按照規范進行操作，不去瀏覽各種不知名的網站，對各種下載的資源，一定要首先進行病毒掃描，在確認沒有病毒后，才能應用。當前硬件防病毒技術發展非常迅速，其對病毒的查殺更加高效，不用消耗各種計算機資源，應該積極進行應用。

七、結語

隨著時代的不斷發展，石油企業各種電子文件的數量越來越多，在企業發展中發揮的作用也越來越大。針對當前電子文件管理當中出現的問題，應該引起足夠的重視，認真分析問題發生的原因，及時采取針對性的措施，建立完善的電子文件管理體制，最大程度保證電子文件的安全性。

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