淺析高職院校學生檔案管理存在的問題及對策

謝曉光

【摘要】高校學生檔案管理是教學檔案管理的重要組成部分，具有很強的政策性、原則性和服務性。隨著我國高等教育改革的深入發展，高校招生規模的不斷擴大，傳統的學生檔案管理已越來越難以適應形勢發展的需要，因而高職院校對學生的學籍檔案管理也就有了更高的要求。文章針對新形勢下高校學生檔案管理工作的特點，闡述了學生檔案的主要內容、作用、存在的問題、解決措施。

【關鍵詞】高職院校 學生檔案 問題 對策

高職院校學生檔案的主要內容是學籍檔案，它記錄了高職院校的學生在校期間的學習與生活情況。隨著高職院校的不斷發展和企事業單位對用人提出的新的要求，高校學生檔案就顯得越來越重要。為更的好把學生檔案服務于學生的就業和高校的發展，高校必須要加強學生檔案的收集、整理，保證檔案的真實性。

1.高職學生檔案的主要內容及作用

高職院校學生檔案的主要內容包括：錄取檔案、高等學校畢業生登記表、成績單、實習鑒定表、就業通知書副本、學年考評表、體檢表、軍訓登記表、獎懲材料等。它的主要作用：1.1促進教學質量的提高，利用檔案可以及時跟蹤反饋學生的就業信息，從而調整高校所設學科、專業和課程、改革教學內容和方法、使學校的辦學目標、管理體制、運行機制緊跟經濟、社會和教育市場的發展形勢;利用檔案，可以請在社會上做出貢獻的優秀畢業生回校傳經送寶，把他們的信息、經驗帶回學校，開闊在校學生眼界，為提高在校生的社會適應能力和綜合競爭能力打下基礎。1.2具有服務作用，檔案記載著一個人在校期間的學籍卡、考評材料、畢業生登記表、獲獎證明、黨團材料等，這些都是不可復制的珍貴資料。在個人職業發展過程中，無論是就業、考研、公招、公考、出國留學政審、或是職稱評審、社會保險、入黨入團、工作調動、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以個人檔案材料的審核為重要依據。

2.高職院校學生檔案管理存在的問題

2.1學生檔案管理人員整體素質偏低

就目前各個高職院校的檔案管理隊伍來看，整體素質就比較低。檔案管理工作看似簡單的工作，其實它是一門綜合性的邊緣學科，它涉及的知識面很廣，不僅要有檔案管理知識，情報學方面的知識，還要具有計算機方面的知識。而現在高職院校的檔案管理管理隊伍普遍存在很多問題，表現在：專職檔案管理人員的學歷、年齡、職稱不是很合理;兼職檔案管理人員沒有經過專業的培訓，檔案管理信息建設的基本理論、基本知識和基本技能都不知道。

2.2對學生的檔案管理手段落后

大多數高職院的檔案管理設施簡陋，對檔案管理的基礎設施幾乎無資金投入，管理手段十分落后。主要表現在：有的高職院校的管理還是手工操作，檔案數字化管理幾乎為零;有的高職院校看似進行了計算機管理，實則就是將名字與檔案號輸入、輸出與檢索管理，沒有實現真正意義上的檔案數字化管理;有的高職院校看似實現的數值化管理，但沒有與外界聯網，不能實現檔案資源共享。

2.3學生檔案內容不豐富

大多數高職院校對學生的檔案管理不夠重視，他們只注重收集學生的成績、思想品德考核等材料，全面反映學生客觀分析性材料較少，用人單位就難以全面的考核一個學生的真實情況。導致用人單位對高職學生的認同率很低，加之有的高職院校出于就業率方面考慮，在學生畢業前夕就撤銷了學生的各種處分，從而影響了學生檔案的真實性，無法給用人單位提供可靠的用人依據。

3.完善高職院校學生檔案管理的對策

3.1提高學生檔案管理人員的整體素質

3.1.1提高檔案管理人員的政治素養

政治素養是指檔案管理人員的政治理論水平，政治態度及職業道德。由于檔案工作是一項機密性很強的工作，檔案管理人員管理著很多重要的機密文件，因此檔案管理人員必須政治立場堅定，要有高度的組織性、紀律性、嚴格遵守檔案管理制度，杜絕泄密的現象發生。所以，檔案管理人員要積極參加政治學習，愛崗、敬業是每一個檔案管理工作人員最基本的素質。

3.1.2提高檔案管理人員的業務素質

業務素質是指檔案管理人員履行職責的知識水平和技術實踐能力。它是檔案管理工作者從事業務工作必須具備的基本素質，更是完成檔案管理工作任務的重要保障。作為檔案管理工作者，應該熟練掌握檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉自己的業務工作，掌握檔案管理的基礎理論知識;要重視對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質和水平。培訓內容要與實際工作相結合，加強計算機理論知識的學習，真正做到實現檔案管理工作的信息化。

3.2實現檔案管理科學化、信息化

隨著電子信息技術的高速發展，檔案管理將有傳統的紙質載體過渡到現代的電子載體，檔案管理網絡化、信息化已勢在必行。自從實行網上招生以來，學生的檔案就已經電子化了，但電子化的檔案不是很完整，體現出來的是學生的基本信息，（學生的報名表、體檢表、高考成績和志愿等等）要確保學生檔案的真實性、原始性和完整性，更好的為社會服務，高職院校必須要開發新的學生檔案軟件，真正實現紙質檔案向全文本檔案的轉變。這樣既能減輕檔案材料收集、整理的工作強度，又能充分利用電子檔案中的數據信息，檔案管理人員就可以在計算機上進行瀏覽和查閱，提高工作效率。

3.3豐富學生檔案內容

高職院校培養學生的目的是培養高技能型人才。檔案的收集也要注重收集學生動手方面的材料，比如各種技能證書、等級證書等。另外，學生在校期間的違紀材料也要如實歸入檔案。這樣才能全面真實的反應學生的成長歷程，同時對學生的不良行為起到一定的制約作用。學生參加各種活動的獎懲情況，都必須實事求是的歸入學生的檔案，只有這樣，才能豐富學生的檔案內容，使學生檔案真實的服務于用人單位和社會。

結束語：

高職學生檔案要真正做到為社會選拔、錄用優秀人才服務，就必須加強高職院校檔案工作管理，進一步做好學籍檔案管理工作，規范學生檔案的收集、歸檔制度，豐富和完善學生的檔案內容。只有這樣，高校學生檔案才能真正做到為社會服務。

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