論新時代辦公室檔案管理工作的創新研究

楊家熒

【摘要】檔案管理是辦公室工作的重要內容之一，其的工作效率和工作質量對其他工作產生著重要影響。隨著社會和信息技術的發展，我國已經進入了信息化的發展時代，將檔案管理和網絡信息化有機結合起來，是檔案管理發展的必然趨勢，必將極大的提升檔案管理工作的效率和質量，對其他相關工作也能起到很好的促進作用。本文闡述了新時代辦公室檔案管理工作中存在的突出問題及辦公室檔案管理工作的創新之舉，希望對我國辦公室檔案管理工作的發展起到一定的參考作用。

【關鍵詞】新時代 檔案管理 創新 研究

前言

進入新世紀以來，我國的計算機技術和網絡信息技術發展迅速，并且很快在我們的生產和生活中得到了普及，改變了我們的生活方式，給人們帶來了極大的便利。表面看來，辦公室檔案管理工作非常簡單，其實這項工作內容相當的繁多復雜，在傳統的手工管理狀態下，管理效率比較低，而且經常會出錯，也對其他相關工作造成了一定的消極影響。而今信息化時代的到來，也為檔案管理工作帶來了巨大的變化，我們一定要抓住機遇，正確認識發展中所遇到的問題，并積極研究和探索有效的應對措施，促進辦公室檔案管理工作的進一步發展。

1.新時代辦公室檔案管理工作中存在的突出問題分析

1.1辦公室檔案管理工作對信息風險認識不足

在新的歷史發展時期，辦公室檔案管理工作適應了時代的發展變化，在管理理念上更加開放。但是，在網絡時代，有網絡就存在著風險，比如黑客的攻擊、電腦病毒的蔓延等，給辦公室檔案管理工作中的信息安全帶來了一定的威脅[1]。一般來講，辦公室檔案管理中都會保存有企事業單位的重要文件和重要資料，萬一發生電腦感染病毒或者是遭受黑客的攻擊，就會直接影響這些重要資料、文件的安全性，特別是一些機密性很強的單位，一旦保密文件或資料泄露出去，將會給單位甚至是國家帶來無法估量的損失。從實際的檔案管理工作來看，很多單位的檔案管理工作人員的信息安全意識淡薄，很多單位的檔案管理工作機制不完善，致使檔案管理中經常發生文件信息或資料信息被泄露的事情。

1.2檔案管理中的組織架構和機制都存在一定缺陷

在實踐中我們發現，一些企業單位里，辦公室檔案管理工作沒有專職人員管理，而是由行政部門的工作人員進行兼職的。另外的一些單位里，在檔案管理工作中缺少必要的崗位責任制度和管理制度，從而經常發生推脫責任的事情，直接影響著檔案管理工作的質量和效率。在檔案管理過程中，很多企事業單位缺少相關的保密規定和制度，造成大量的機密被泄露或者是文件被遺失，給企業和單位的正常工作造成了嚴重影響。

1.3檔案管理工作的基礎設施建設不足

檔案管理工作是一項繁瑣的且費時間的工作，大量的文件和資料需要整理和錄入，一些基礎設施的輔助工作是必不可少的[2]。但是，很多的辦公室檔案管理工作不被領導重視，長期缺少資金投入，管理條件受限，導致檔案管理工作很難有效開展，檔案文件損毀或者遺失的狀況頻頻發生，嚴重影響了檔案管理工作的有效性和高效性。

2.新時代辦公室檔案管理工作的創新之舉分析

2.1加強檔案管理工作中的信息安全防范

企事業單位要高度重視本單位的檔案管理工作，并幫助檔案管理人員樹立信息安全的防范意識。在當今信息數字化數據庫的背景下，辦公室的檔案管理工作必須要高度防范信息資料泄露問題，采取完善的、有效措施來規避風險，確保檔案文件和資料的安全。一方面，要對數字化檔案的管理工作有充分的認識，并正確評估其存在的潛在安全風險，在此基礎上做出周密的安全保障規劃，切實加強檔案信息安全管理、組織工作，提升檔案管理的安全性能。另一方面，企事業單位要建立信息安全的快速反應機制，對信息安全有一定的科學預測能力，一旦出現信息安全威脅，能夠快速反應并采取應對措施，及時的化解安全威脅，最大程度保證檔案信息和資料的安全[3]。

2.2建立健全檔案管理制度和檔案管理的監管制度

其一，完善的管理制度是企事業單位正常運轉的基礎和根本保證，辦公室檔案管理工作也不例外。所以，辦公室的檔案管理工作一定要重視管理制度的重要性，加強相關管理制度和管理機制的建設，推動檔案管理工作的進一步發展。在檔案管理機制的構建中，最重要的是要建立相關的規章制度，特別要關注其的創新性和高效性，不能只注重形式而忽略其的可操作性和實效性。其二，企業的高層領導要重視企業的辦公室檔案管理工作，要想使得檔案管理工作能夠取得實效，一定的監管工作是必要的。企業要建立起相關的信息監管制度，對檔案管理工作實施有效的監督和約束，推動檔案管理工作的健康、有序發展。

2.3單位要改善辦公條件，加大對檔案管理工作的資金投入

其一，在新的歷史發展階段，辦公室的檔案管理工作也在不斷發展之中，也會出現一些新的管理需求，因此，企業要依據檔案管理的實際需求，加大對其的資金投入，用來添置各種設備，改善辦公條件，為辦公室檔案管理工作的有效開展提供根本保障[4]。其二，加強構建辦公室檔案信息化管理系統及網絡平臺，結合現代先進的信息技術，努力朝著檔案管理的數字化和專業化方向發展，從而切實提升檔案管理工作的成效。其三，企業要注重高素質專業人才的引進工作，努力打造一支具備專業管理能力的檔案管理團隊，推動本企業單位辦公室檔案管理工作的更大、更快發展。

結束語

綜上所述，在新的社會發展時期，辦公室檔案管理工作也屬于單位管理工作的重要內容，并對其他相關工作產生著重要影響。面對新的發展環境和發展機遇，辦公室檔案管理工作只有轉變傳統的管理理念，順應時代的發展變化，積極與信息技術相結合，充分發揮信息技術的優勢。針對發展中出現的各種問題，一定要積極研究和探索，需求創新的應對、解決方法。

參考文獻：

[1]邊迎秋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新探究[J].電腦知識與技術，2019，15（02）：285-286.

[2]王勝紅.信息化時代辦公室檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（20）：109.

[3]張慧慈.信息時代辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2019（04）：98+103.

[4]馮海霞.對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新分?析[J].現代國企研究，2019（04）：138.