淺析煤礦企業文秘工作與檔案管理的有效結合

王志飛

【摘要】文秘工作是檔案管理的基礎性工作，兩者是相對獨立而又緊密相連的。文章論述了煤礦企業中文秘工作和檔案管理有機結合的重要意義，在此基礎上，又論述了煤礦企業把檔案管理以及文秘工作有機結合起來的相關策略。希望這些措施可以提升企業文秘人員的業務水平和綜合素質，增加他們的業務能力和工作效率。

【關鍵詞】煤礦企業 文秘工作 檔案管理 有效結合

前言

煤礦企業文秘工作牽涉到非常龐雜的內容，不但涵蓋了文件整理、項目管理、內外部通信，而且涵蓋了電腦應用、檔案管理、公文文書制作。文書和公文是文秘人員的重要勞動成果，是開展檔案管理的主要對象。公文文書是檔案管理和文秘工作密切結合起來的重要抓手。只有確保文書歸檔以及公文格式的規范性，切實增強檔案管理和文秘工作的一體化運作，方可為二者有機結合，提供良好的條件。

1 煤礦企業檔案管理以及文秘工作有機結合的重要意義

辦公自動化的實現，使“文檔一體化”的管理模式逐漸成為可能。文檔一體化管理中，文件收集是基礎，規范整理是手段，綜合利用是目的，那么文秘人員就是連成這一先進管理程序的絲線，是一個非常重要而不可替代的環節，可以說兩者相互結合具有重要意義。

首先，二者的有機結合能夠增強文秘人員的綜合素質以及辦公效率。文書檔案管理不但要管理相關的文書檔案，整理不同門類的資料，準確進行歸檔，而且要準確快速地提供相關信息資料的服務和查詢，要求文秘人員具有較強的職業素質以及辦公效率。文秘工作是對相關資料進行立案歸檔和整理分析。檔案管理是文秘人員勞動成果的應用和管理，將雙方結合起來，能夠促進他們增強綜合素養，提高文編收發、編制、管理、存檔等方面的效率和連貫性。實際上，煤礦企業的文秘職員要做好檔案文書管理，如文書檔案的整理、收集、核查、鑒定、利用、檢索、分析等，文書檔案管理與文秘工作的相關環節彼此銜接、有序關聯。雙方的有效結合，能夠增強各環節業務銜接的即時性和有效性，增強辦公效率，為提升檔案管理質量奠定扎實的基礎。

其次，提升檔案管理質量以及公文質量。檔案工作的起點是公文的形成，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。公文擬制則是公文形成的關鍵環節。現代企業的檔案管理和文秘工作，主要呈現為自動化、機械化、信息化、電子化的模式，以人工操作為輔，采取多媒體、打印機、計算機等先進設備，提升了辦公自動化的水平，節省了不少勞動力。文秘自動化辦公和信息化、數字化的檔案管理，能夠降低人為失誤的概率，增強檔案管理以及公文質量的質量和水平。

2 煤礦企業文秘工作與檔案管理工作有機結合的建議

首先，要強化文檔一體化建設。隨著信息化建設穩步推進，文檔一體化建設越來越普遍。不少企業持續強化了文檔一體化工作的建設力度，主動引用各種電子化、自動化辦公工具。它可以為煤礦企業檔案管理和文秘工作的有機融合，提供諸多便利，創設良好的環境。企業要強化運用現代化辦公設備的力度，打造檔案信息管理系統，研發適宜于本企業的客戶端平臺，把文秘工作編制的相關文件、文書和檔案文件進行立卷歸檔。在此基礎上，這些文件和檔案應該被分門別類儲存到檔案管理系統后臺的相關數據庫中，社會公眾和企業人員可以在自身權限范圍內，高效便捷地查詢和檢索相關的信息和檔案，提升文檔一體化的質量和運作水平。

其次，打造網絡化檔案管理以及文秘辦公模式。網絡技術被越來越多地運用在企業檔案管理和文秘工作中，適應了企業網絡化管理和辦公的需要。然而如今不少煤礦企業的檔案管理和文秘工作缺乏較高的網絡化程度，應該持續地提升自身在這方面的水平。為加速煤礦企業檔案管理以及文秘工作的有效融合，要加大建設網絡化檔案管理以及文秘工作的力度，打造局域網絡，把這兩個方面的內容均納入到網絡化辦公和檔案管理的網絡中。以網絡環境為基礎，采取信息技術、電腦技術、互聯網技術等，提升檔案管理和文秘工作的水平。應該關注的是，文書檔案中蘊含著企業的豐富資料和信息，保證它們被安全和可靠地存儲，是非常重要的任務。所以，在建設網絡化的檔案管理以及文秘工作模式中，應該切實找出網絡可靠性和安全性方面的問題，采取針對性的措施，增強網絡安全建設的力度。而且要采取相應的網絡安全技術，如數據恢復和備份，加密技術、驗證技術以及人工神經網絡等，切實這兩方面的工作及其結合，提供可靠的網絡環境。

最后，提升文書歸檔以及公文格式的規范化程度。文書歸檔、公文格式是否規范，會對檔案管理以及文秘工作的結合效果產生重要影響。文秘人員在編寫相關公文、文件、文檔的過程中，要切實依據國家相關部門的公文格式，適當地調整公文格式，以制定出規范化的公文格式。而且，在編制普通文件的過程中，要切實依據煤礦企業的規定格式，比如表格形式、紙張大小、排版、裝訂格式、字體等。版記是檔案管理以及文秘工作有效結合的一個標志，在促進文檔一體化的過程中發揮著重要作用。文秘人員要高度重視版記，在正確位置處準確地標注出文件的打印時間以及印發部門，準確而細致地記錄題詞以及抄送單位。規范化的文書格式，有利于穩步提升檔案文書歸檔管理的能力和水平。在流轉結束后，這些文檔應該被立卷歸檔。

結語

整體而言，煤礦企業的各位文秘人員，是企業領導者的依靠、幫手和助手。因此，他們應該跟得上時代發展的步伐，持續地提升、完善和充實自我。特別是如今信息化發展日益深入，煤礦企業文秘工作的技能要求更高，文秘人員要持續地更新思想觀念，強化業務技能，努力地適應企業快速發展和時代迅猛發展的迫切需求，為企業做出應有的努力和貢獻。

參考文獻：

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