對檔案管理工作要點的分析

趙濤

摘要：檔案管理也稱為檔案工作，這是檔案館（室）的各種業務操作的總稱，用于直接管理檔案和檔案信息，以及提供服務或國家檔案事業的最根本部分。所以，檔案管理工作的有序管理非常關鍵。

關鍵詞：檔案 保護 管理

一、檔案保護

1.紙質檔案不僅要防止光線，潮濕，灰土和氧化，還必須減少原始檔案的使用率。通常運用復制而不是原件，這樣不但降低了原件的使用數量，還減少了原件的擔負，并且檔案可以足夠用于社會服務，并且更好地保護檔案，使它在時間上能夠保存長久。紙質檔案的功能和保存直觀，簡單，明了，易于保存和讀取，紙質記載資料的穩定性現在還不會被電子檔案取代。所以，在保護紙質檔案時，我們必須祛除各方面不利因素，以便紙質檔案能夠儲存數百年甚至數千年。

2.電子檔案是社會進步的呈現，其方便，快速，占用空間小，檔案的運用不受時間，地點和距離的限制，能夠和全球各個地方共享，它被廣泛使用，不過在保護方式中，它與紙質檔案不同，例如，不一樣類型的膠片，不一樣的材料和化學成分的不一樣，需要隔開保存，以防治化學反應。攝影膠片是一種化學感光材料，它容易導致化學變化與自我破壞，所以，溫度和濕度要求非常高。磁帶應防止粘連和霉變，并打開記錄孔以防止操作錯誤抹掉信息。光盤的穩定性可比磁盤的穩定性好很多，并且應用率也很高，在保存時注重防止劃痕，防止受熱，壓縮變形和老化。軟磁盤采用聚酯薄膜作為盤基，由于成本低，價格低廉，采用壓延，沖裁，熱處理等工藝制成，它結構簡便，體積小，攜帶方便。它被廣泛使用，但很容易因環境影響而變形，并且容易出現存取錯誤，所以應該在存放期間直立放置以防止擠壓變形，寫保護端口處于寫保護狀況等。鑒于新載體檔案的特征，為了安全地保護和運用它們，在運用計算機檔案業務管理系統時，必須注意安全防護問題，在運用計算機進行編目，記錄，檢索，統計等時，需要設立不一樣的操作員來訪問不一樣的內容，比如，在檢索統計信息時，不準登錄和篡改檔案目錄以避免外部借用和檔案管理人員直接操作計算機來修改檔案，對不一樣守密等級的檔案設置不一樣的保障措施，對于長久存儲不用修正和改動的檔案不妨記載在一次性寫入的只讀光盤里，保證不可能會修改，為了保障計算機系統中數值的安全系統，應按期備份數值，重要數值應具備不低于兩個的備份并分開保存。另外，有必要采用注定的防病毒設施，應從創建計算機安全使用制度等方面來預防，不可以運用外來磁盤，cD等，使用時務必嚴格進行病毒檢查，確定沒有病毒后才可以運用。

3.修復技術。不管是紙質檔案或電子檔案在保存時都要重視保存方式和技巧，除去不一樣載體檔案的不一樣保護措施以外，修復技術也是檔案保護必不可少的一部分，通過人為的后天修復增長檔案的使用時間，比如，去污技術用于在運用期間被混淆的檔案中以還原原來外表;紙張泛黃，脆，脫色，擴散，滲透，含糊的檔案，用少許化學方法加固：把本來就損壞檔案進行修復和托裱來回復原樣;對膠片檔案和磁性檔案進行除塵，清洗，還原脫色圖像等都是保護檔案的技術方式，這會使檔案更好地為社會服務，為人民服務。

二、檔案管理

（一）提升相關領導及檔案管理工作人員認知

檔案記錄了本單位的各種活動，本單位相關的大量經濟，政治和文化訊息，在對本單位回憶歷史和總結經驗方面發揮著必不可少的作用。同時，檔案管理是國家檔案事業的重要組成部分，干好本單位的檔案管理工作也是非常重要，倘若檔案管理人員沒能實時獲得檔案，將造成某些檔案遺失，造成檔案殘缺和缺失，最后會對以后的使用出現困難。因此，相關領導和有關人員務必保持警惕，增強對檔案管理主要性的理解，并有層有次地對本單位的檔案數值實行管理。

（二）加倍本身的常規業務建設

管理者需一直注意其行為指引和監督的任務，而不是插手具體工作。通常，應當勤奮學習怎樣增強本人的指引藝術，比如，不妨在網上搜羅相關檔案管理的一些信息，或者參與網上的一些專業論壇或帖子欄，然后和大家一塊探討管理方法和管理藝術來提升自己管理技能，每年的年終立卷歸檔工作是檔案工作中的平常和根本業務工作，做好每年年度立卷工作對穩定檔案工作成果發揮著關鍵效用，還是檔案工作標準化管理的前提與基本保障，為了提升管理效能，檔案管理指導員可以為新人員組織短期培訓，來提高他們的專業能力，降低由于業務技術不熟釀成的錯誤。

（三）對檔案工作業務要熟練

管理人員在提升自身業務建設的同時，他們還必須了解本館的檔案，不僅要提升自己，還不能忽視基本工作的實施，針對工作中出現的問題，有必要根據國家和省級檔案機關公布的各種業務規范性文件和方法實時提出解決方案，制止平常工作的混亂，影響檔案管理的正常運行。對待不一樣的解析造成的問題，比如：有些檔案工作者在理解文書中“一事一卷”方法中的“一事”時可能不正確，甚至出現“一文一卷”，對于這樣的情況，管理人員務必趕快利用立卷檢查和檔案質量檢查等各方面機會，做出詳細合理的解說，更正員工的錯誤做法。

（四）建立完整網絡檔案管理

檔案工作有很多特征，如點多，面積大，線條長，現在許多檔案室出現人力欠缺和資金缺少問題，網絡檔案管理的成立能在很大程度上緩解這一矛盾。所謂的檔案指導網絡是創立由檔案管理部門為龍頭的網絡系統，通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利進展，還可以共享兄弟檔案的信息，為后期借鑒經驗，減少彎路，提高工作效率提供了更多便利，在創建電子檔案管理時，需要選取擁有優良網絡技術的人員，還要成立專門的指導和管理部門，保證可以確切地實行這項高技術和繁瑣的工作。

結語：檔案館作為檔案事業的主體，是長久儲存檔案的基地，也是為社會服務供給檔案信息的核心，檔案管理職員必須遵守職業道德，堅決學習科學文化知識，重視各種技術訓練，加強人員管理，提升檔案人員素養，重視利用者的使用培養和宣傳檔案保護認識，為國家的前進發展發揮出檔案應有的作用。