計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用

黃寧

檔案管理工作內容繁多，管理人員在工作中靈活運用計算機能夠在規定的時間內高效率完成歸檔、整理、分類等工作，并依據需求快速傳輸檔案文件。此外，在保存檔案時，按照規定利用計算機加密檔案，設置密碼，未經授權獲取密碼無法獲取檔案資料，提高檔案管理的嚴密性，防止檔案丟失而造成損失，可見，檔案管理工作中運用計算機信息技術是十分重要的。

一、計算機信息技術在高職院校檔案管理中的作用

（一）提高檔案的嚴密性

早期，紙質的檔案由于保存時間較長，致使頁面泛黃，字跡不清楚，導致很多珍貴的檔案無法保存下來，并且，經常出現檔案丟失的現象，影響到檔案管理工作的質量。而出現此類問題的原因則主要在于檔案管理工作量繁重，一時間難以快速核對檔案數量，很容易丟失檔案，使檔案內容被泄露出來，造成損失。現如今，計算機信息技術被廣泛用于檔案管理工作中，管理人員在整理檔案文件時，利用計算機建立檔案數據庫，將電子版的檔案保存在數據庫中，不僅方便查找，同時還能夠提高檔案保密度和安全度。要想調取檔案，必須通過密碼驗證，才能登陸數據庫，找到檔案、文件、各類資料，如果密碼輸入錯誤，將無法獲取檔案內容，在一定程度上提高檔案的嚴密性，防止出現檔案被盜取的現象，起到保護檔案的作用。因此，管理人員利用計算機管理檔案工作更輕松，更高效，可針對不同的檔案分類保存在相應的文件夾和數據庫中，確保檔案內容完整，完好，提高檔案的嚴密性、安全性。

（二）提高歸檔效率

檔案類別多，數量大，依靠人力將難以快速分類整理，導致檔案管理工作進度緩慢，效率低下。在實際的工作中，為了改變這一管理現狀，管理人員應積極學習運用網絡技術、計算機信息技術，靈活應用計算機的功能，快速歸類檔案、文件，用計算機高效歸檔、分類、整理、搜索，查找到檔案的類型，點擊相應的文檔，將電子版的檔案保存在計算機系統中，提高檔案管理的質量[1]。可見，計算機信息技術相對于傳統的管理方式，優點非常多，從而使管理人員感受到管理工作非常輕松，在工作中利用計算機節省時間，高效率歸檔，并將不同的檔案信息壓縮之后，備份保存，防止檔案丟失。由此可知，計算機方便辦公，便于管理人員整理檔案，整理過程中在搜索一欄輸入關鍵詞，顯示檔案的類型，根據不同檔案的類型，歸類儲存，以便于日后查找和使用，整個過程中自動化、先進化，不僅減輕人力負擔，同時也提高了檔案管理工作效率。

（三）方便檢索和儲存

不同檔案其信息也不同，在實際的工作中，如果不注重分類，將導致檔案信息混亂，日后查找難以快速找到所需的檔案。因此，在進行檔案管理工作時，首先，應明確檔案總量、信息內容、類別，清楚之后，利用計算機信息技術的功能檢索檔案信息，主要目的是為了方便儲存電子版的檔案，日后查找檔案，只需輸入時間、關鍵詞即可快速找到檔案，方便查找檔案信息[2]。其次，利用計算機能夠解決儲存不足的問題，過去因檔案越來越多，占地面積越來越大，從而沒有足夠的地方擺放檔案，而運用計算機信息技術，將檔案信息壓縮到文檔中，自動化完成壓縮和存儲工作，整個過程高效、快速，節省大量的時間，顯著提高了工作效率。此外，還可以制作檔案二維碼，掃描即可獲取檔案信息，以及查閱檔案數量，方便管理人員檢索、查找、保存更多的檔案信息、文件等等。新時期管理人員應緊跟時代發展的步伐，利用計算機信息技術功能檢索、儲存檔案，有利于提升檔案管理實效性、有效性和管理水平[3]。

（四）快速傳輸檔案

近幾年，高職院校投入資金，引入大量的計算機信息技術，以供檔案管理人員整理檔案。通過完善硬件設施，能夠方便管理人員快速傳輸檔案、分類檔案。而計算機信息技術、網絡技術便于傳輸檔案文件，整個過程中管理人員只需點擊檔案管理系統，查找到所需的檔案和文件，即可選中發送給各部門，而過去需耗費時間先找到檔案，之后，送到各個部門，流程復雜，時間長，經常耽誤各部門使用檔案，也會影響管理人員工作情緒，致使管理人員對工作失去自信心。在新時期，管理工作中利用信息化管理系統，快速傳輸檔案，發送文件、信息，通過計算機與各部門加強溝通，了解所需的檔案，提前查找，批量發送，高效率完成檔案傳輸工作，輕松完成工作，不僅增強其自信心，同時也提高管理工作質量和效率[4]。

二、計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用

（一）運用檔案管理軟件

現如今，地方高職院校檔案管理人員在工作時普遍運用計算機信息技術，改變了工作方式，創新了管理方法。在工作中運用檔案管理軟件可以快速錄入檔案信息，還可以上傳檔案、下載檔案文件、查處檔案數量和保存的位置等等。將軟件應用于檔案管理工作中，方便管理人員隨時上傳檔案點擊保存，即可儲存更多的檔案信息。此外，管理人員可以利用軟件在線與其他管理人員溝通，隨時交流遇到的問題，共同商討，一起解決，推動檔案管理工作高效、順利進行。可見，工作人員在管理過程中靈活運用軟件整理檔案、查詢檔案總數、核對檔案數量、備份檔案、打印檔案內容等等，說明開發的檔案管理軟件各個模塊功能非常之多，在實際運用中較為方便、便捷，使管理人員輕松完成管理工作，并提高計算機應用能力、工作能力、管理效率[5]。

（二）用計算機設置檔案獲取權限

計算機信息技術不僅給管理人員提供了便利，同時也為檔案管理工作提供了安全保障。在實際運用中能夠加密檔案文檔，而過去因管理工作繁重，很容易疏于整理檔案的數量，經常出現檔案丟失和信息被泄露的現象，后果很嚴重。新時期，管理人員運用計算機信息技術，應安裝防毒軟件，并用加密處理技術，設置檔案權限和密碼，防止黑客盜取檔案信息，達到保護檔案的目的，做好保密工作和檔案管理工作。如：整理高職院校學生個人信息和學籍檔案時，其檔案內容包括個人重要信息，管理時工作人員應利用計算機設置密碼，并獲取權限，發揮計算機保密功能，起到雙重保護的作用，提高檔案的保密性，確保保存在計算機中的檔案完好，需要調取檔案內容時，必須通過密碼驗證、獲取權限，這樣才能登陸檔案管理系統查找到檔案，提高檔案信息密封性、完整性、保密性。

（三）用計算機快速整理檔案

在實際的應用過程中，檔案管理人員應輸入檔案關鍵詞，點擊查找，顯示檔案類型，根據檔案類別，分類整理，以電子版的形式保存在相應的文檔和文件夾中，不同文件夾中保存不同的檔案，諸多的檔案分別命名為不同的名字或者編號，以便于分類、查找。保存電子版檔案非常快，無需耗費時間整理紙質版檔案。利用計算機搜索檔案，快速呈現檔案類型，依據檔案的特點和類別分別保存到不同文檔中，整個過程中高效分類、整理，節省更多的時間用于整理其他文件、資料等等，在短時間內，管理人員就可以完成檔案分類工作，必然會提高檔案管理工作效率。因此，在管理檔案時，要重視運用計算機信息技術的各個功能，能夠高效分類諸多的檔案，以便于管理人員分類保存檔案，促進檔案管理工作高效率完成。

（四）運用計算機資源共享

過去管理紙質檔案，使用檔案時，管理人員要在檔案室查找、翻閱，不僅浪費時間，同時難以快速提供檔案，并且，很難實現資源共享。現今，計算機信息技術、互聯網技術快速發展，高職院校應高度重視，要求管理人員必須學會用計算機，按照要求利用計算機進行資源共享，從而隨時根據需求，將檔案信息發送給所需部門。利用計算機發揮信息技術的作用，隨時調取檔案信息，不僅可以核查檔案信息是否屬實，同時也能夠資源共享。計算機具有查閱、共享等功能，運用過程中按照規范化的步驟先登錄檔案管理系統，之后，查詢檔案，找到檔案后，將檔案共享給各個部門。新時代下，運用計算機信息技術管理、共享檔案已經成為一種必然趨勢，對于提升管理人員共享能力、管理能力十分有利。

三、結語

綜上，高職院校檔案管理工作中管理人員應與時俱進，學會運用計算機信息技術整理大量的檔案，將紙質檔案的內容，上傳到檔案管理系統中，方便分類整理電子版檔案，從而隨時檢索、儲存、查找、傳輸。另外，還可以運用檔案管理軟件歸類檔案，以及設置檔案權限和密碼，并利用計算機功能資源共享。計算機信息技術具有實用性、先進性，有利于提升檔案管理水平，并提高檔案管理工作效率。

[參考文獻]

[1]高 鵬.計算機信息技術在現代地方高校圖書館檔案管理中的應用[J].中國新通信，2019，21（03）：81.

[2]胡 欣.計算機信息技術在醫院檔案管理中的應用[J].中國衛生產業，2019，16（02）：16-17，20.

[3]康 璐.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2018（20）：127.

[4]秦曉磊.計算機管理信息技術在地方高校實驗室管理中的應用[J].信息系統工程，2018（09）：72.

[5]李 勤.地方高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用探究[J].科技創新導報，2018，15（23）：237-239.