淺談電子檔案的重要作用和保障技術

摘要：電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。本文從電子檔案的重要作用入手，分析了電子檔案的保障技術，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

關鍵詞：電子檔案;電子檔案管理;電子檔案保障技術

隨著計算機技術的快速發展，計算機被廣泛的應用于各個領域，其中檔案管理從紙質檔案管理向電子檔案管理轉變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現代化進程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。

電子檔案保護的對象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，涉及信息技術、自動化技術、材料技術等高新技術，它的主要內容大致可分為：保障技術、保管技術、修復技術、安全技術、備份技術等。

一、 電子檔案在現代檔案管理中的重要作用

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲的相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案與傳統檔案的本質區別在于以電子數據的形式記錄檔案的準確信息，因此優越性突出。一是降低使用成本且安全性高。電子檔案借助于電子信息技術，直接在電子計算機上存儲、處理和應用，存儲成本較低;電子檔案可以多處備份，大大降低了檔案使用過程中丟失的風險，且在長時間存儲過程中也不易出現失真和損毀現象。二是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。傳統檔案管理需要大量的人力填寫、記錄和整理，特別是巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作更是降低工作效率。電子檔案要求檔案持有人將成型的檔案電子數據通過U盤等載體直接交給檔案管理工作者，有效提高了檔案管理工作的歸檔、變動、更新、調取和維護效率。三是以服務和用戶為主導。隨著社會發展和科學技術進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求隨之動態變化，越來越多的檔案使用者不滿足于查看原始的文字資料，更要查看圖像、視頻、音頻等資料，傳統的檔案管理模式已無法滿足檔案多樣化需求。

二、 電子檔案的保障技術

電子檔案的保障技術主要是指在電子文件的形成、使用過程中，通過軟件硬件手段或相關制度來確保電子檔案真實、可靠、長久、規范的技術。電子文件形成過程中的保障要求就如同對紙質檔案的紙質的重視一樣，以確保電子文件從形成開始就貫徹檔案保護“以防為主，防治結合”的原則。它體現在如下幾個方面：一是電子檔案運行環境及存貯規格的標準化。電子檔案對計算機軟硬件的依賴性決定了電子檔案不能脫離它的生存環境而單獨存在，它的標準化工作能為電子檔案的鑒定、保管、利用和保護等工作提供便利，是開展電子檔案工作的重要前提。

首先，規范操作系統及版本，選擇一到兩個穩定性、兼容性都好的版本。其次，規范應用軟件及版本，為方便管理與數據的交流與共享，將應用軟件進行分類，并規定類別內的幾個通用軟件的名稱、版本及其生成電子文件的格式是非常有必要的。再次，規范電子文件的存貯載體，電子文件的載體類型比較多，有移動硬盤、光盤、U盤等，由于載體的特性不同，其保管條件、修復檢測手段也不同，工作中會帶來不便。目前選擇光盤作為電子檔案的載體是比較理想的。二是電子文件可靠性保障。電子文件要進行長期保存，歸檔時對電子文件的檢測是必不可少的，影響電子文件質量的因素很多，除載體外，讀取、記錄設備也是影響其質量的因素之一。以光盤為例，光盤讀取失敗同光驅的讀盤能力也有關系。因此，可靠的讀寫設備也是影響電子文件可靠性的重要因素。我們可采用專業檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校對，以確定光盤的準確性。如沒有檢測軟件，我們可采取檢查刻錄光盤的總字節數，目錄數是否有缺失，并復制整個光盤的內容到硬盤看操作是否順利完成，再隨意打開其中的幾個文件，觀察其內容是否有變動等方法來檢測光盤的準確性。三是電子檔案原始性保障技術。電子檔案的易復制性和易改動性使人們一度對檔案的本質屬性產生了懷疑，因此，如何確保電子檔案的原始記錄性，以發揮其憑證作用是檔案學界一直研究的課題。電子檔案由于其信息與載體的可分離性、信息復制、傳遞的高保真性和信息內容的可更改性等特性，使人們無法像紙質檔案文件那樣去判斷電子文件的“原件”，電子檔案原始性通過技術保證來確立，對電子檔案來講，只要檔案的信息內容不變，其形式均可發生變化，這與電子檔案的載體，技術和設備等技術保證因素息息相關。

三、 電子文件形成中的保護技術

電子文件形成保護技術是指文件在形成時通過軟件工程和相應的文件管理制度確保文件的真實、可靠、長久的技術。一是利用傳輸保護技術。主要指檔案在開發的網絡傳輸中的保護問題。如安全網絡的建立和運行、信息污染環境的控制技術、防黑客攻擊技術、網上知識產權保護法規等。二是保管技術。包括兩方面：一方面可借鑒紙質檔案的保管技術，因為電子檔案也要保存一定量的信息載體，這些物質實體同樣需要良好的環境條件，所以有關環境的溫濕度調控、防光、防塵等技術也是必需的;另一方面針對電子檔案材料的多樣性、復雜性，庫房中的管理措施應該強調個性化、多樣化，以適應不同形式材料的理化性能和保存環境的特殊要求。三是信息修復技術。是指信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可持續技術、光盤、移動硬盤等物質載體破壞的修復技術等。四是電子檔案的備份技術。電子檔案具有易復制性的特點而使電子檔案的備份變得容易。備份技術是電子檔案保護中非常重要而有效的技術，備份的目的有兩個：一是數據共享，二是數據恢復。備份的方法很多，硬件級備份、軟件級備份、人工級備份。各有各的優點，可根據情況選擇使用。

電子檔案的保護技術需要不斷進步和發展，電子檔案和紙質檔案有個長期并存、共同發展的過程，要實現電子檔案完全替代紙質檔案還需檔案工作者付出更多的勞動和努力。

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作者簡介：

關松，山東省濱州市，濱州市工商業聯合會。