關于如何做好檔案管理工作的思索

侯臻

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-114-01

摘 要 近年來，伴隨檔案利用率的逐漸增高，檔案在人們的日常工作中占據十分重要的作用，所發揮出的作用也十分突顯，但是由于部分企業領導以及檔案的管理人員，對于檔案管理和保護的并不充分和徹底，加之檔案保護措施和設備并不完善，檔案保管方法不當等各種原因的影響，將會導致部分檔案遭受破壞，一旦損傷將會難以修補和彌補，損傷十分重大。因此，做好檔案的管理工作十分重要。本次研究通過對檔案管理工作中所存在的問題進行詳細分析，并且以此為基礎制定有效的解決措施，進而不斷提高檔案保管工作的整體質量和效率。

關鍵詞 檔案 管理 工作

目前，伴隨我國信息化進程的不斷加快，越來越多的檔案是以出電子化的方式所呈現，雖然電子化的檔案能夠為人們的日常工作帶來極大的便利，但是部分檔案仍然需要紙質化的形式存在，但是由于大部分電子化檔案的涌出，大部分企業的領導對于檔案管理工作并不重視，一旦導致檔案的丟失或者損壞，將會造成不可挽回的損失。由此看來，做好檔案的管理工作十分重要。

一、檔案管理工作中所存在的問題

（一）保管環境問題

大部分單位在進行檔案保管的過程中，認為檔案保管工作并不重要，將保管室隨意設立，將會導致保管室的環境過于陰暗和潮濕，進而導致檔案發霉、受潮，除此之外，若未妥善保管，導致保管室的溫度過高，加之部分門窗均為玻璃材質，一旦防火和防盜措施并未建立完善，將會引起火災等風險事件，造成極大的經濟損失。部分單位并未專門建立檔案保管室，將檔案文件隨意放置，將會導致檔案的磨損十分嚴重，檔案受到污染的情況十分普遍。

（二）管理制度不健全

部分企業或者單位并未建立完善的管理制度，對于部分文件檔案并未進行及時的分類和歸檔，將會導致檔案的信息并不全面。管理制度的不健全還會導致檔案落入個人手中，導致檔案外露或者丟失的情況，特別是對于機密文件而言，一旦丟失將會造成極大的經濟損失。部分單位的管理制度雖然制定，但是并不合理，對于單位的檔案管理并未做到真正的監督和指導意義，導致管理制度形同虛設。

（三）缺乏保護意識和技術

部分檔案管理人員雖然就職于檔案管理部分，但是并未接受過專業的指導和培訓，嚴重缺乏相應的專業知識，在開展日常工作的過程中，對于檔案的管理工作無從下手，甚至出現檔案并未進行裝訂成冊的過程便被放置于保存柜當中，導致檔案分散。此外，部分檔案的管理人員，面對多樣化的管理形式，難以熟練掌握和操作全新的技術和方法，并未充分利用現代化的手段和技術，導致檔案管理工作的效率大大降低。此外，檔案管理人員在進行工作的過程中，單純的認為檔案管理工作僅僅是將檔案進行收集和整理，但是并未做好后續的保存工作，可能會受到庫房的衛生不合格以及保管環境的潮濕等因素的影響，導致檔案受損，甚至造成檔案丟失。

二、解決檔案管理工作中所存在的問題

（一）加強環境的管理

對于檔案管理工作投入大量的資金和人員資源，同時，加強保管環境的基礎設施建立，確保檔案室的保管設施完善和優質，并且伴隨科學技術的發展不斷完善保護條件和水平。按照有關規定和標準，安裝防火、防盜等設施，并且控制檔案室的環境和溫度等條件，定期進行衛生環境的清掃和整理，確保檔案保管室的整潔和干凈。

（二）建立完善的管理制度

積極探索并建立完善的檔案管理制度，并且不斷完善檔案管理制度的有關規定，在開展工作的過程中，嚴格按照規定和制定進行檔案的收集、保存、利用以及借閱等一系列工作，充分做到按照規定的原則，并且做好監督和檢查工作，確保各項管理制度以及規定切實落實。

（三）提高領導人員的重視

企業或者單位的領導人員，需要加強《檔案法》的關注，不斷提高對于檔案保管工作的重視，不斷加大對于檔案保管工作的資金和人力資源的投入，使得檔案保管隊伍的建設不斷完善和成熟。檔案管理人員在開展日常工作當中，需要不斷向上級領導進行匯報，并且說出日常工作所存在的問題和困惑，引起領導的重視，做到檔案管理工作與單位業務共同進步和發展的目的。

（四）提高檔案管理人員的保存意識

檔案管理人員需要不斷提高自己的保護意識和專業技能，不斷學習并加強有關檔案保護的全新技術和全新方法，確保檔案管理工作安全而又科學的實施和落實。對于不同載體的檔案，則需要按照有關規定以及檔案的性質不同，進行對應的保護。對于容易保存的文字檔案，則需要進行先復印、在歸檔的做法，對于已經受損的文件檔案，則需要進行先彌補在歸檔的做法。除此之外，對于檔案管理的工作人員，需要不斷定期接受業務培訓以及指導等有關活動，積極學習有關檔案管理工作的一切業務，進而不斷提高自己的工作能力和操作能力。

三、結語

檔案管理的工作人員在開展工作的過程中，需要不斷調動自己的積極性和主動性，發掘自己的潛力和能力，不斷更新管理理念，接受全新的管理技術和方法，進而使得檔案管理工作的水平和質量得到提高。