城建檔案數字化工作的相關問題

□文｜孫潔

相對于傳統的紙質檔案而言，數字檔案具有信息的非人工識讀性、信息存儲的高密度性、信息與載體之間的可分離性等特點。面對庫房日益增多的紙質檔案，傳統的密集架式保存方式和目錄式管理，不但占用大量的庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，查閱時易破損。數字化不僅大大方便了檔案查詢，還有效保護了紙質檔案，并為防范涂改造假等問題增設了“監控器”和“防火墻”。由于城建檔案數量多、涉及面廣、分類復雜，傳統檔案管理的弊端迫切要求加快城建檔案的數字化進程。本文對城建檔案數字化處理過程中可能出現的問題進行研究，探討出一套可行的城建檔案數字化處理方案。

城建檔案數字化處理的對象

需要數字化處理的現有城建檔案內容豐富，分類繁多，根據《城市建設檔案分類大綱》（修訂稿），城建檔案設十八個大類，102個屬類，其中既包括民用建筑類、地下管線類等基本建設檔案，又包括聲像類這種特殊載體的檔案。面對海量城建檔案，想要全部完成數字化工作難度非常大，加之檔案資料的特殊性，現階段應選取重要的、利用率高的城建檔案開展數字化工作。為此，應充分做好準備工作，制定嚴格的數字化處理標準，確保數字化工作高效有序開展，從而充分發揮城建檔案的積極作用。

城建檔案數字化處理的步驟

紙質城建檔案數字化的基本原則是使城建檔案信息資源能夠準確、方便、快捷地提供利用，使全文檢索和異地查閱成為現實，使可以公開的城建檔案信息資源得到共享，以滿足社會對城建檔案利用的需求。為方便查詢利用檔案，我們城建檔案館已對館藏工程檔案進行數字化處理，共掃描檔案6000多卷，掃描入檔793168頁次，數據量175.65G。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

選用實用、通用、高效的城建檔案管理軟件。

紙質檔案數字化以及數字副本的長期保存是一項復雜、龐大的系統工程，需投入大量的人力、物力、財力。因此，數字化的城建檔案管理要注重對管理軟件的選擇，根據實際需要，選擇先進、成熟的城建檔案管理軟件，用于完成包括聲像檔案在內的各種城建檔案的收集、整理、數字化加工處理、檢索、查閱等工作流程，符合檔案數字化工作規范和標準，具備滿足需求的基本功能和特色，操作簡單快捷，維護方便，大大提高辦公效率，提高經濟效益，適應城建檔案數字化管理的需要。

目錄錄入和目錄掛接。

已存在電子版目錄的城建檔案，可以直接進行目錄掛接，將原有的電子版目錄導入到城建檔案管理系統中，這樣可以減少錄入目錄的工作量，避免重復作業。需要錄入目錄的城建檔案，既可以在Word文檔中錄入目錄，然后選擇目錄掛接，將新目錄導入到城建檔案管理系統中；又可以在城建檔案管理系統的目錄管理模塊直接錄入目錄。缺少紙質目錄的城建檔案，可以在城建檔案管理系統中檢索目錄，選中所需的目錄并打印。紙質目錄一式兩份，一份存放在檔案盒中，另一份匯總裝訂成冊并設立目錄封面，以備斷電等特殊情況時方便查詢。

紙質城建檔案掃描

對破損嚴重、無法直接進行掃描的城建檔案進行技術修復、裱糊等處理。對折皺不平影響掃描質量的城建檔案原件進行壓平等處理后再掃描。

根據檔案幅面的大小和紙張狀況選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀。A3幅面的文件可選用A3掃描儀。建筑工程總平面圖、立面圖、剖面圖等工程圖紙采用大幅面掃描儀進行掃描。對于大幅面城建檔案還可以采用分幅掃描，然后將形成的多幅圖像進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證城建檔案數字化圖像的整體性。紙張狀況好的檔案可采用高速掃描儀的自動進紙方式，自動送稿掃描可以加快掃描速度，減少掃描時間，提高工作效率。紙張狀況較差或過軟、過薄、過厚的檔案要采用平板掃描方式。

因為目錄信息已經導入城建檔案管理系統中，所以一盒城建檔案的頁碼信息是系統可以檢測的，如果掃描完成后頁數不夠就無法上傳到服務器中。啟用檔案掃描模塊的頁碼校對功能，一旦掃描過程中漏掃某頁，就能及時發現。

數字化圖像處理。

原始圖像處理。在城建檔案管理系統中對城建檔案原件的掃描圖像進行處理。將方向不正確的圖像旋轉，以符合閱讀習慣。將出現偏移的圖像糾偏，可采用自動糾偏和手動糾偏，以達到視覺上基本不感覺偏移。將多余的白邊裁剪去除，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。之后將處理后的圖像上傳到服務器中。

高清圖像處理。進入城建檔案管理系統中的高清模塊，先將處理后的原始圖像轉化為高清圖像。然后，在不影響可懂性的前提下，按照精確復制的原則實行高清圖像處理，清除雜色，去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等，去污處理可選用局部去污和全局去污，從原始圖像中摳取照片和印章，使新生成的圖像更清晰，并準確地反映城建檔案原件的原始面貌。最后將高清圖像上傳到服務器。

數據質檢

數據質檢可分為初檢、復查和終檢，貫穿于檔案掃描和圖像處理的過程中，便于及時發現質量問題，防止遺漏。一盒城建檔案掃描完成后，緊接著質檢員進行初檢，檢查有沒有錯掃，看掃描件是否清晰，如果不清晰，重新掃描。原始圖像處理完成后，質檢員進行復查。高清圖像處理完成后，終檢員進行最終檢驗。檢查圖像處理質量，發現不符合圖像質量要求時，重新處理圖像。通過全面的質量檢查，可以確保數據信息準確豐富，形成最終的數字檔案。

異地備份

我館根據自身的實際情況，結合本地區的地質、氣象特征等，加快檔案異地備份保存的實施，所有電子檔案備份完畢后送到我們的異地備份對口單位淄博市城建檔案和地下管線管理處進行保存，在省內率先實現了異地備份。實現異地備份一方面為了降低危害檔案安全的各種災害風險，另一方面為了應對數字時代檔案信息安全的新挑戰。為了降低檔案安全風險，確保檔案信息的真實性、完整性與可用性，必然要對重要城建檔案開展異地備份工作。

新時代下，我們要正確地把握數字檔案館建設的正確方向，即時掃描，搭建超鏈接，加強檔案資源的整合利用，最終實現資源共享，充分發揮城建檔案信息化的整體效益。隨著綜合管廊、海綿城市等新型檔案的產生，如何更加合理、科學地收集管廊建設檔案、海綿城市建設聲像資料的問題亟待解決。加大搜索力度，不斷拓展檔案信息收集范圍和渠道，推進信息資源的互聯互通、共建共享，為城建檔案工作提供更加全面、準確、鮮活的檔案信息服務。