維修及備件管理信息系統的開發

劉浩

公司原有的“機務管理信息系統”使用多年，期間管理模式發生了很大變化，部門職能、管理模式都發生了很大的變化，為了適應這些變化，我們在原有系統的基礎上進行很多改進，以滿足不斷出現的新需求。雖然通過改造延長了系統的生命周期，但是卻無法從根本上消除系統的先天不足。為了徹底解決這一問題，我們決定重新設計開發一套新的管理信息系統。經與相關部門討論后，我們決定首先重點選取備件管理和維修管理兩塊功能作為突破口，先行設計開發一套“備件及維修管理系統”，以盡快滿足用戶最為迫切的需求。

1.原有系統中存在問題

1.1 原有系統中備件管理功能的問題

原機務系統中設計的材料功能，流程過于復雜，隨著材料管理模式的改變，系統的適用性問題愈發突出。為了改變這種情況，公司曾經組織開發了“庫存備件管理系統”，但是經過一段時間的使用，發現該系統的使用效果并不好。主要原因有兩個：一是材料分類不科學，材料按大小類劃分，且劃分過細，不利于查找和統計；二是備件庫劃分不科學，領用流程復雜。該系統把庫存按功能劃分為代保管庫、外修庫、車隊自備庫，雖然從表面上看功能劃分的很清晰，但是在實際操作時由于倉庫類別過多，且領用流程復雜，給庫存管理工作造成了很多麻煩。而且由于代保管庫是由供應商代為保管，技術部對備件領用過程無法把關，從而造成了代保管庫庫存混亂的現象。

1.2 原有系統中維修管理功能的問題

原機務系統中維修管理功能存在以下問題：

一是故障項目采用編碼方式，這樣用戶在制定維修計劃時只能從已有故障項目編碼中選擇相應的故障項目，而不能根據實際情況對故障項目進行描述。這樣設計似乎是有利于故障情況的后期統計，但是卻限制了故障描述的靈活性，在實際使用時經常會出現故障項目描述不準確的情況，給設備維修工作帶來很多不便；

二是計劃審核與下達功能不完善，對于車隊上報的待修計劃，設備管理員只能做站修或外修處理，不能做隊修處理，使得計劃環節少了一條重要回路；

三是系統界面功能劃分不清晰，原系統將當前計劃任務與歷史計劃混雜在一起，放在同一界面內，不但不便于用戶掌握當前的計劃任務，而且不便于對計劃執行情況的跟蹤以及對歷史數據的查詢。

四是維修管理與備件庫存管理聯系不緊密，原系統的維修記錄沒有直接關聯自備庫存，做不到實時銷賬，也就無法保證自備庫庫存的準確性。

2. 系統解決方案

2.1 備件庫問題解決方案

針對原備件管理系統中出現的問題，我們認為新的備件管理功能要具備庫存管理結構清晰，操作簡單，查找方便，易于核對等特點。以下是具體的解決方案：

一、我們發現單型號流機設備的備件種類并不多，而按照車型查找備件名稱更符合一般使用習慣，因此我們把流機備件按車型分類。對于固機，由于其數量有限，且同型號固機很少，因此我們把固機備件按設備編號分類。這樣就有效地解決了備件信息的檢索不便的問題。

二、建立了兩級庫存管理模式，取消了代保管庫和外修庫，將這兩個庫合并為統一的公司備件庫，由技術部派專人負責管理，保留各車隊自備庫。公司采購的所有備件到貨后先統一進入公司備件庫，各車隊領用備件時，由公司備件庫管理員做出庫操作，系統自動將這些備件入庫到相應的車隊自備庫中供其使用。這樣不但使得備件庫存管理模式更加清晰，而且簡化了領用流程，明確了相關崗位的管理職責，使出入庫和領用等環節得到了有效控制，新備件管理流程如圖1。

2.2 維修問題解決方案

針對原系統中維修管理功能出現的各種問題，我們給出了如下解決方案：

一、拋棄故障項目編碼方式，允許用戶在制定維修計劃時直接對故障項目進行描述，同時增強計劃跟蹤和查詢功能，允許設備管理員對車隊上報的待修計劃進行更正，加強了設備管理員對計劃的管控能力，從而提高了系統的靈活性和數據的準確性；

二、允許設備管理員將車隊上報的待修計劃做隊修處理，同時還允許設備管理員直接下達隊修或站修計劃，使設備管理員的管理職能在系統中得到了充分體現，新維修計劃管理流程如圖2。

三、將維修管理分成計劃任務、計劃審核、計劃跟蹤、歷史計劃查詢、維修記錄查詢等多個功能窗口。這樣做的好處在于每個窗口的功能更有針對性，比如計劃任務窗口中顯示的是用戶當前需要處理的計劃，當用戶處理完某項計劃后，該計劃就從該窗口中消失，或被轉到下一環節等待處理，或被轉入歷史計劃查詢窗口中備查。計劃審核和計劃跟蹤窗口是專門為方便設備管理員處理維修計劃而設計的。設備管理員可以分別在這兩個窗口中對維修計劃進行處理和跟蹤。而歷史計劃查詢窗口和維修記錄查詢窗口是通用查詢功能。

四、在用戶填寫維修記錄時，直接從自備庫中選取使用的備件，實現自備庫存的實時銷賬，避免了庫存錯誤。

3.維修及備件管理系統的設計與實現

3.1 系統功能設計

系統主要分為設備維修管理、備件庫存管理、基礎數據管理、統計查詢管理、用戶管理等幾大功能模塊。其中設備維修管理模塊用來實現對設備的維修過程進行控制和管理；而備件庫存管理模塊用來實現對維修備件的庫存情況進行管理。備件庫存管理分為公司備件庫庫存管理和車隊自備庫庫存管理兩個模塊。

3.2 具體功能實現

3.2.1 備件庫存管理功能的實現

在上面已經介紹過，我們在系統中建立了公司備件庫和車隊自備庫的兩層庫存管理結構，其中公司備件庫分別由流機備件庫管理員和固機備件庫管理員負責管理，車隊自備庫由車隊隊長負責管理。

3.2.2 設備維修管理功能的實現

設備維修管理功能又分為計劃制定、計劃審核、計劃實施、查詢統計等多個功能。

3.2.2.1計劃制定

維修計劃主要由車隊隊長制定，隊長可在計劃管理窗口中制定隊修計劃和上報待修計劃。隊修計劃由車隊自行組織實施，維修完成后可由隊修計劃生成隊修記錄。待修計劃需上報給設備管理員進行審核。此外，設備管理員也有制定隊修計劃或站修計劃的權限。

3.2.2.2 計劃審核

設備管理員可以在計劃審核界面中查看和審核各車隊上報的待修計劃，管理員有權對上報的待修計劃進行修改，并可以將待修計劃做隊修或站修處理，待修計劃審核后將被流轉到車隊或維修站等待處理。

3.2.2.3 計劃實施

隊修計劃或站修計劃經設備管理員審核后，流轉到車隊或維修站實施維修，維修完成后由車隊隊長或維修站站長填寫維修記錄并審核，至此維修計劃執行完畢。

4.系統總結與發展

該系統通過有針對性的設計與開發，規范了維修與庫存管理工作的流程，較好的解決了原有系統在設備維修和備件庫存管理中長期存在的一些突出問題，為提高我司設備維修和備件庫存管理水平提供了一個適用的工具。以后我們還將逐步把設備資產管理、運行管理、保養管理、計量器具管理、工屬具管理等功能整合到該系統中，從而建立一套完備的機務管理信息系統。