淺談高職院校資產檔案的信息化管理

王永峰 洪堅 李偉華

摘要：本文分析高職院校資產檔案管理的信息化需求，認為高職院校資產檔案的信息化建設的重點應放在更新資產標簽形式，加強資產檔案數據庫建設，做好資產檔案管理系統的功能開發。

關鍵詞：高職院校;資產檔案;信息化

中圖分類號：G717 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）015-094-01

一、高職院校資產檔案管理的信息化需求

隨著高職院校的發展，資產數量迅速增加，學院資產管理任務日益精細，相應的對資產檔案的管理效率要求提高，檔案管理人員能夠迅速的找到資產檔案，并能隨機調取資產的使用情況，當前高校資產管理技術落后，賬本查詢效率低下，設備的信息性復雜，當面對針對性調查，例如固定資產發生轉移或變動時，賬本或者資產標簽的登記、記錄過程繁瑣，而且查詢結果不方便制作查詢清單，原始文檔不容易保存，使用過程中資產的標簽隨時間推移會發生不同程度的磨損，由此可見傳統的資產管理方式已經不能滿足資產檔案的管理要求。使用現代化的信息技術手段，要提高資產檔案的管理效率，已經成為資產管理的迫切需要。

二、高職院校資產檔案的信息化建設的重點

隨著信息化在管理系統中的應用，高職院校也采用相關的資產管理軟件系統，但系統模塊的建設離不開基層管理人員對資產檔案數據庫的建設。

資產檔案數據庫建設，成為當前高職院校資產管理工作的當務之急。對于推廣擁有資產管理信息系統，具有基礎性建設價值。

（一）利用無線射頻技術更新資產標簽

紙質標簽在資產周轉使用過程中信息讀取效率低下，而且磨損丟失更影響了資產檔案管理的連續性，高職院校的資產范圍較多，包括公房，房屋產權，房屋修繕工程，設備采購招標，教學儀器，水電費收繳及電力運行，校園維護，安全管理，以及多媒體教室的運行維護等方面，因此資產檔案的數據庫建設，應由各職能科室配合，應用無線射頻技術于高職院校的重要資產管理，給資產張貼RFID資產管理標簽，真正低成本且多功能的標簽。

各職能科室根據自己使用資產情況，建立資產檔案。后勤管理處收繳各職能科室搜集來的檔案歸檔，到檔案室，對資產檔案照歸檔原則，進行編碼歸檔，建立資產的驗收、入庫、證卡管理、清查、登記、統計、報告程序。

（二）做好資產檔案的數據庫完善整理工作

對資產管理過程中產生的各類文件，分門別類進行收集，按照資產管理的要求，分類編目、登記和加工整理，做好資產檔案的歸檔工作，資產部門建立健全資產文件的形成機制、整理歸檔制度，保證資產檔案的完整和質量。科學對資產進行分類。在學校資產檔案中的，學儀器設備與基建房產檔案要建立專業技術檔案。檔案管理人員應該按照資產檔案管理的三級目錄，分別建立資產檔案數據庫。隨著數據軟件與資產管理系統的更新該及時補充完善資產檔案數據庫，適用綜合管理檔案數據庫的數據使用要求，添加完善相關數據備份，包括資產設備的使用管理規章制度、設備工作計劃、購置計劃、申請報告及經費分配，調撥資產設備業務的綜合性統計材料，與資產相關的其他等原始檔案，包括申購計劃，訂貨單合同、到貨驗收后形成的接交檔案。補充資產基本信息數據庫，資產設備的名稱、出廠編號、型號、生產廠家、設備價格等。建立設備運行檔案，投入使用后設備的操作、保養、使用記錄、運轉情況、維修、檢修、改裝記錄以及事故記錄，質量鑒定等情況。

SQL數據庫作為后臺數據庫，資產檔案數據庫的維護資產檔案數據庫建立起來之后，要有專人負責，并維護及時，對學校以及市場變化情況進行錄入、補充保證數據庫的準確性與及時性。

（三）適應資產檔案管理需求，做好資產檔案管理系統的功能開發

在計算機上修改五項數據，現在方便快捷，是傳統手工修改數據所無法替代的。資產檔案數據庫應該充分發揮作用，SQL數據庫的優點，確實利用價值，強化檢索查詢功能，保證數據庫，不僅能夠提供單項查詢，還能進行多項，組合查詢。

SQL數據庫技術對資產檔案進行管理，克服傳統賬本、卡片、實物不統一的缺陷，例如使用數據庫，可以對所有的資產在數據庫中根據，數據庫信息中提出設備的型號存放地點，按照存放地點的字段名進行查詢，使用數據庫共享功能，連接財務部門，隨時查看設備的折舊、賬面價值等財務信息，同時完成賬面報表打印功能，輸出紙質檔案，在設備發生變動時，在備注中可以注明，以電子文檔的形式存放，保證數據的正確性與快捷性。

實現數據庫與資產檔案管理系統的對接。例如可以將數據庫增加資產采購模塊功能，增加采購管理申請、設備驗收、相對應的采購計劃，審批對應的時間會以及財務支付，安裝過程，以及材料驗收入庫等內部控制程序。通過資產使用模塊查詢設備管理使用情況，與高職院校的員工信息數據庫對接，查詢根據設備標簽查詢設備正在被誰保管使用，教師員工也可以查詢自己名下的所有資產情況，增加資產設備信息的添加、修改、查詢報表生成功能。而且根據工作人員設置不同的管理權限，進行不同的功能操作。學校資產的管理人員要熟悉掌握各類資產的信息使用情況，做好詳細記錄。

資產使用效益評價是高職院校資產管理的重要指標，資產檔案數據庫還可以開發資產使用效益評價功能模塊。例如在高校資產管理中，利用數據庫技術，可以建立資產使用效益評價功能，實現資源優化配置，從而實現記錄重要資產的使用情況、資產的產出情況。同時學校實驗室的資產是高校的重要資產，可以利用數據庫構建專門實驗室資產管理模塊。該模塊包括實驗設備的基本信息、使用、設備維修件以及故障信息，此外實驗室內的壓力容器、易爆物品、電磁設備的存放環境和條件以及使用或管理人員信息應該包括在實驗室環境里功能模塊中，改變傳統實驗教學中上課時間忘記記錄相關信息，不及時更新使用專業、使用人員信息以及實訓設備維護信息滯后的拒面。