新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

鄭鵬

摘要：隨著我國社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，事業(yè)單位對于各方面的管理標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高。在新時(shí)期，管理工作需要進(jìn)行不斷的發(fā)展和革新，同時(shí)積極采用各類信息化技術(shù)。針對辦公室檔案管理工作而言，除了需要對檔案管理的軟件與硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化外，還應(yīng)該不斷引進(jìn)新型信息設(shè)備，以便于節(jié)約人力資源，進(jìn)一步提高工作效率。基于此，本文主要對新形勢下我國事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行具體的分析，希望可以為相關(guān)領(lǐng)域提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0068-01

對于事業(yè)單位來說，通過檔案資料可以查閱到事業(yè)單位內(nèi)部的各類信息資源，這對于事業(yè)單位而言有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作可以對事業(yè)單位在未來一段時(shí)間的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響，因此，必須要對檔案管理工作進(jìn)行不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供良好的助力。檔案管理的創(chuàng)新，除了需要先進(jìn)管理思想的支持外，還需要應(yīng)用新型管理技術(shù)，這樣才可以保障檔案管理工作高質(zhì)高效的完成，促使事業(yè)單位向著良性方向不斷發(fā)展。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的不足之處

影響事業(yè)單位發(fā)展的相關(guān)因素比較復(fù)雜，其中，辦公室檔案工作也是重要的影響因素之一。檔案的建立具有很多效用，除了可以幫助單位員工做出準(zhǔn)確的決策外，還可以為其提供需要的信息資料。同時(shí)員工也可以查閱相關(guān)資料，了解過往工作經(jīng)驗(yàn)，對當(dāng)前工作進(jìn)行更好的把握。除了上述內(nèi)容之外，檔案管理還可以為不同部門之間的協(xié)調(diào)和溝通提供便捷，有效的完成信息資料的傳輸和應(yīng)用。但是從當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況來看，檔案管理還存在著許多不足之處，必須要進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新，從而進(jìn)一步提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。

1.信息化建設(shè)比較落后

在新形勢下，我國信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于社會(huì)諸多領(lǐng)域當(dāng)中，大部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)成功的被電子文檔所代替。但是我國仍有部分事業(yè)單位應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理方法，這樣不僅會(huì)造成檔案收集十分繁瑣且耗費(fèi)較長的時(shí)間，還會(huì)使整理工作變得非常復(fù)雜。另外，還有部分信息化檔案管理只停留于表層，并沒有有效的應(yīng)用信息化技術(shù)于實(shí)際檔案管理中，無法為具體工作提供準(zhǔn)確的動(dòng)態(tài)信息。

2.專職人員十分匱乏

現(xiàn)階段，我國許多事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的職工都是兼職，或者只是臨時(shí)被調(diào)配負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。這部分員工在進(jìn)行檔案管理時(shí)工作缺乏條理性，并且經(jīng)常出現(xiàn)疏忽，最關(guān)鍵的是由于專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)，所以對于電子設(shè)備的操作流程了解較少，無法快速有效的完成檔案整理等。而且由于檔案管理員工的流動(dòng)性較大，所以也存在著一定的信息泄露隱患。

3.缺乏良好的檔案管理意識

許多事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，而且資金投入也十分有限，使得檔案管理工作的效率和整體水平都比較低下，事業(yè)單位的相關(guān)人員本身缺乏良好的管理意識，從而造成檔案管理工作不到位等一系列問題。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

1.加強(qiáng)對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用

近年來，我國科技水平一直保持著良好的發(fā)展趨勢，信息化技術(shù)也開始有效的應(yīng)用不同的領(lǐng)域，而在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，則可以更好的滿足新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展需求。在當(dāng)前時(shí)期，我國事業(yè)單位對于信息傳遞的效率有著較高的要求，信息化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。通過信息化技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，除了可以完成圖文轉(zhuǎn)化、信息修改等工作，還可以利用打印技術(shù)將紙質(zhì)檔案和電子文檔一起進(jìn)行保存。另外，檔案管理人員之間也能夠利用信息化設(shè)備實(shí)現(xiàn)資料共享，增進(jìn)決策的有效性。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

檔案管理水平和效率會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展、實(shí)際工作情況等多方面產(chǎn)生重要的影響，為了有效的完成辦公室檔案管理，必須要著重提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。由于檔案管理工作比較繁雜，所以對于相關(guān)工作人員也有著比較多的要求，事業(yè)單位除了要組織各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)外，還應(yīng)該加強(qiáng)對員工綜合能力的培養(yǎng)，確保管理隊(duì)伍具有良好的專業(yè)水平。單位也可以采取“老帶新”的方法，讓單位內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工帶領(lǐng)新員工學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，從而使員工更好的適應(yīng)工作。

3.不斷完善檔案管理制度

確立檔案管理制度時(shí)需要注意，制度建設(shè)需要保障具有良好的科學(xué)性和現(xiàn)實(shí)性，同時(shí)還應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況以及對檔案管理的具體要求進(jìn)行設(shè)置。另外，制度的設(shè)立還應(yīng)該保障具有一定的可操作性，在實(shí)際應(yīng)用過程中能夠發(fā)揮出指導(dǎo)和約束作用。但是在此過程還應(yīng)該注意，制度的設(shè)立不僅僅是對職工的要求，還應(yīng)該有效的約束單位上級和領(lǐng)導(dǎo)的工作行為，保障制度的平等性。最后，還需要確保檔案管理制度的公平性，有功即賞、有過則要罰。

三、檔案管理創(chuàng)新的意義

近年來，我國社會(huì)信息化發(fā)展速度越來越快，為了在時(shí)代的發(fā)展浪潮中站穩(wěn)腳步，事業(yè)單位也同樣需要加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，并且對傳統(tǒng)管理思想進(jìn)行積極革新。促使檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，除了可以提高傳統(tǒng)人力工作的效率外，還能夠避免應(yīng)用紙質(zhì)檔案麻煩、復(fù)雜的一系列問題。因此，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展是當(dāng)今社會(huì)的時(shí)代要求，也是必然趨勢。檔案管理對于事業(yè)單位而言是其非常關(guān)鍵的組成部分之一，該項(xiàng)工作的順利開展有利于促進(jìn)事業(yè)單位積極健康的向前發(fā)展。因此，必須要對檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理的創(chuàng)新發(fā)展，在其發(fā)展過程中要不斷融入新思想、先進(jìn)的信息化技術(shù)等，從而進(jìn)一步推動(dòng)辦公室檔案管理的革新，為檔案管理工作的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，對于我國事業(yè)單位而言，辦公室檔案管理會(huì)對其未來發(fā)展產(chǎn)生較大的影響，事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)積極良性的發(fā)展，必須要對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行不斷的發(fā)展和革新。在新時(shí)期，為了更好的滿足社會(huì)發(fā)展要求，促使事業(yè)單位各方面工作質(zhì)量的提升，檔案管理需要加強(qiáng)對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，同時(shí)還應(yīng)該切實(shí)提高工作人員的專業(yè)水平，對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整和完善，保障管理工作的順利落實(shí)。