行政執法檔案管理工作中存在的問題及對策

張揚

行政執法檔案的主要形式是文字、圖表及聲音，還能夠利用電子載體對相關內容進行記錄。行政執法檔案管理工作的開展對管理人員的要求較高，其需要保證管理工作的嚴密性，防止檔案內容泄露。實際上，在管理行政執法檔案的過程中還存在較多的問題，導致管理工作的開展受到阻礙。文章主要通過分析其中存在的問題，提出相關的策略增強行政執法檔案管理質量。

《檔案法》的實施在我國已經生效，在各個行業開展相關工作的過程中，都需要注重對檔案的管理。部分企業在管理檔案的過程中缺乏與之對應的管理制度，導致管理工作不完善。行政執法檔案的內容較多，其中的信息一旦泄露就會產生較大的損失。因此需要利用有效的管理方法增強實際管理效用。

一、行政執法檔案管理工作中的問題

（一）安全管理不規范

在進行行政執法檔案管理的過程中，檔案管理人員對其的重視不足，沒有明確安全管理的重要性，導致檔案管理存在一定的不安全因素。管理人員經常采用傳統的方式開展管理工作，不能滿足現代行政執法檔案管理的需求。在收集與整理檔案內容及資料信息的過程中，管理人員沒有按照規范的方法對其進行整理，在利用檔案信息時比較隨意。部分部門存在職權交叉現象，管理人員在對行政執法檔案進行管理時沒有專注這一項工作。行政執法檔案內容比較嚴密，但是在利用檔案的過程中沒有對使用信息的人員信息進行登記，還存在別的檔案泄露的問題，影響檔案的安全管理。

（二）檔案移交及歸檔混亂

行政執法檔案的種類較多，管理人員在實際管理的過程中沒有對各項檔案類型進行分類。其在開展系統的管理工作時缺乏專業能力，在移交或者歸檔的過程中比較混亂，無法達到管理要求。在對案件類檔案進行歸類時，管理人員會錯將行政審批類檔案放置其中。其在對檔案的文件盒進行標注時，也會產生一定程度的差錯。在查閱檔案資料的過程中，需要使用檔案信息的人需要花費大量時間對其進行處理，導致執法工作的開展受到影響。在對檔案進行移交的過程中，管理人員對檔案內容的總結不到位，也會影響檔案管理效用。

（三）管理人員素質不高

管理人員是檔案管理工作的主體，其需要對檔案進行歸類與整理，然后標注行政執法檔案的類型。目前我國的專業行政執法檔案管理人員數量較少，其整體理論水平不高，在實踐過程中整體能力不出眾。在現代化社會發展的過程中，行政執法工作的開展受到有關部門的高度重視，在開展檔案管理工作的過程中管理人員的知識結構不完善，其現代科學知識比較匱乏。在缺乏高層次人才的情況下，行政執法檔案管理事業的開展已經不適應現代化社會的發展。

二、行政執法檔案管理對策

（一）重視安全管理

安全管理工作的開展要求行政執法檔案管理人員學習相關專業的知識，并且將理論與實踐結合起來。其需要明確檔案安全管理的重要性，在工作過程中對《檔案法》相關內容進行熟悉，還需要掌握特別條例。在對檔案進行保護的過程中，管理部門需要建立連鎖體系，在檔案產生安全問題時，要利用自動警報系統發出警報，讓所有的工作人員高度警惕，并且對已經產生安全威脅的檔案盡可能追回。在管理檔案的過程中，管理人員不能對行政執法檔案造成破損與涂改，防止其偽造檔案，對嚴格保密的內容需要按照規范保管，增強安全管理效用。

（二）完善檔案移交及歸檔

在對行政執法檔案進行移交與歸檔的過程中，管理人員需要意識到檔案管理的重要性，不能在某個環節產生差錯。管理部門需要針對行政執法檔案的特點制定嚴格的收集制度，讓管理人員按照文件內容對其進行分類，在歸檔的過程中明確其范圍。管理人員要定期整理檔案，對案卷內的文件進行有序排列，還需要利用簡明的標題對案卷材料的類型進行標注。為了保證案卷管理的有效性，其需要對其進行裝訂，實行各種門類與載體檔案集中統一管理的方法。

（三）提高人員素質

管理人員需要在開展行政執法檔案管理工作的過程中提高自身的綜合素質，以能力作為基礎保障。在面對復雜的行政執法內容時，管理人員要在大環境中體現檔案管理的價值。管理部門在選拔人才的過程中需要對行政執法管理人員的基本資質進行審核，通過專業的教育與培訓提升其對執法資料的掌握程度。在對相關文件進行處理時，工作人員可以適當利用現代化信息技術提高工作效率。管理人員可以利用信息網絡創建行政執法管理平臺，讓管理人員將自己的管理成果在平臺上匯報。需要注意的是，管理人員需要避免行政執法資料在網絡平臺上的泄露，做好安全防范措施。

（四）強化制度保障

制度保障主要是對管理人員的行為進行約束，使其在管理的過程中按照規范，杜絕隨意的管理行為。行政執法工作比較嚴謹，在對其檔案進行管理時，管理單位及相關部門需要健全執法檔案的收集與整理制度，還需要對檔案管理中的安全性進行制度保障。管理人員要嚴格按照《文書檔案案卷格式》的標準對檔案進行歸集整理，將各類文件分門別類。在對不同的材料進行整理時，需要保證整體管理工作的有序性，在對案卷進行整理時，還需要對其保管期限進行明確。管理部門需要嚴格執行工作責任制，讓管理人員具備較強的責任意識。在產生問題時，需要及時追責，讓負責相關內容的管理人員找到問題核心，及時彌補過錯。

三、結語

行政執法檔案的管理對安全性要求較高，管理人員需要保證管理過程中的安全性。管理部門要提高管理人員的綜合素質，使其具備較強的檔案管理水平。還需要根據現有的工作形式與內容完善管理制度，讓行政執法檔案工作的開展更加有序，減少問題的產生。（作者單位：河北省唐山市水政監察支隊）