加強檔案電子化管理 提高服務水平

易曉梅

隨著經濟社會發展，信息化智能化普及應用，人們對檔案信息的需求也發生了變化。以強化檔案電子化管理為抓手，探索新形勢下依法管理檔案的新途徑、新方法，持續提高檔案管理效率，改善管理質量，有利于提高檔案服務水平。本文詳細闡述了檔案電子化管理的基本情況，對存在問題進行了分析思考，并提出相關意見建議，以期促進檔案工作發展，更好地服務于社會。

一、檔案電子化管理的基本情況

（一）實物管理變為電子管理，省工節本高效

傳統檔案以紙質、錄音、錄像等載體進行管理，完成檔案的收集整理、編排查詢等工作，工作量巨大，步驟繁瑣，且存儲量大，需要單獨的檔案室進行管理歸檔。隨著現代化檔案管理技術和設備的普及，特別是計算機、多媒體等技術的發展為檔案管理電子化提供了良好的客觀環境，現代技術促使傳統檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應電子化管理的需要，從實物檔案管理轉變為對信息資源的采集應用管理，以電子信息化檔案為管理對象，對形成的各種檔案進行加工處理，利用現代化技術手段對檔案資源進行管理，節省實物檔案存儲空間。

（二）檔案管理工作注重系統性連續性

檔案工作需要從歷史角度及長遠發展角度兩方面考慮，具有系統性和連續性，檔案管理人員要具備多元化知識背景適應檔案管理的要求，現代技術在檔案管理中的運用，促使檔案管理人員要不斷學習和掌握新知識、積累管理經驗，尤其是計算機技術，它對檔案電子化管理的實現具有直接作用。檔案電子化管理系統的開發應用，進一步提升了檔案科學管理的水平，檔案管理工作人員從上崗培訓到熟悉業務，需要一定的時間，應采取傳幫帶的方式，建立復合型、梯隊型的檔案管理人才隊伍，保持檔案管理工作上的連續性。

（三）強化檔案信息保密與安全措施建設

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，對于信息社會環境中的檔案管理工作者，應強化網絡環境中管理電子文件的安全意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，通過提高檔案管理者的素質拓寬檔案管理保護領域、開展檔案管理學的理論研究等，配齊計算機、服務器、安全操作系統、安全硬件平臺、安全數據庫等必要的設備設施，完善檔案信息安全管理體系。

二、檔案電子化管理中存在的主要問題

（一）制度執行不力，收集工作不到位。各單位一般對檔案的管理都制定了相應的檔案管理制度，但這些制度在具體的執行中，不夠嚴格。有些檔案管理員分散性、流動性大，缺乏連續性，檔案管理人手不夠用等情況是各單位面臨的主要問題，導致收集歸檔、電子化轉換不及時。

（二）檔案管理不夠專業，規范化程度低。各單位一般都建有檔案室，也配備了檔案櫥柜和必要的保護設備。但是檔案現代化管理水平低，有的沒有配專用電腦，沒有開發專業的軟件，有的檔案員為了方便工作，把自己的個人電腦與檔案管理混用，檔案的安全性較低。

（三）檔案管理人員者缺乏，管理水平亟待提高。有些檔案管理人員為兼職，既要承擔業務工作，還要從事檔案管理，因此，缺乏檔案專業知識的學習和規范化管理方面相關的培訓，目前的管理仍然停留在初級水平，不適應新形勢下檔案管理的要求。

三、加強檔案管理的意見建議

檔案是各部門在長期創新工作、辛苦收集中形成的，是歷任檔案工作者長期辛勤勞動的結晶，是國家檔案資源的重要組成部分，對日常工作發展進步具有十分珍貴的保存價值。根據檔案管理有關精神要求，應加強檔案電子化管理，不斷進行改革創新，提高檔案的服務水平。

（一）高度重視，加大檔案管理工作創新力度。在新時代的今天，檔案管理工作需要不斷創新，才能適應時代的要求，我們應高度重視，轉變片面思想，開拓創新，堅持檔案管理與業務工作同步開展，加快推進新型檔案管理工作。不斷豐富檔案工作的內涵，加強檔案文化建設，開展多種形式的檔案管理工作評比競賽，編制檔案精品資料，加強展示推廣，突出優秀檔案從業者的典型宣傳，完善相關規章制度，形成一種良好的檔案管理氛圍，使檔案工作真正發揮出自身的價值。

（二）加強培育，建立檔案電子化管理隊伍。檔案管理人員的專業化水平對于檔案工作的開展起決定性的作用，要加強檔案管理人才隊伍建設，積極開展學習交流，加強檔案網絡管理技術、應用管理技術、數據管理技術和網絡安全技術等方面的培訓，及時更新知識，跟上新時代新要求，不斷提升檔案電子化管理的專業技能。建立完善檔案管理工作機制，形成制度化、常態化，保障從業者的工作晉升空間和福利待遇，強化檔案管理人員工作的可持續性。

（三）強化投入，加快檔案電子化平臺建設。建議列支專項經費納入年度財政預算，明確專項經費標準。按照國家、省有關標準，建立統一專業的電子化平臺，不斷完善基礎設施建設，積極開發統一共享的檔案管理軟件，將傳統的資料錄入到系統當中，用電子化的檔案管理模式進行資源整合，拓展檔案管理數據整理范圍，建立檔案數據庫，為檔案數字化共享奠定堅實的基礎，便于社會群體或者部門直接查閱，使得檔案管理更加規范化、安全化、便利化、科學化。（作者單位：江蘇省廣播電視總臺）