“互聯網+”背景下高校檔案管理工作方式

應朝霞

【摘要】“互聯網+”是時代發展同信息化發展的必然趨勢，作為高等院校的檔案管理工作，也應緊跟時代發展的趨勢，根據自身的情況更新觀念，提高業務水平。在“互聯網+”背景下，并不是單純地將檔案等信息電子化，而是將二者有機結合在一起。本文通過闡述“互聯網+”同高校檔案管理的深度融合，并提出相應的解決策略，以期為同行提供些許經驗。

【關鍵詞】互聯網+;高校檔案管理;策略;創新

國務院于2015年7月印發了《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，意味著“互聯網+”正式上升為國家戰略計劃。“互聯網+”的發展，代表了新型的經濟形態，以互聯網作為技術支持，同傳統各行各業相結合，優化了工作流程、重建了業務體系，將傳統行業的生產力大大提高。作為高校檔案管理，也應當緊跟時代發展的趨勢，主動將互聯網同檔案管理結合起來，從而滿足新時代的檔案管理需求。

一、高校檔案管理面臨的困境

（一）檔案管理工作存在滯后性。因檔案的工作性質存在滯后性，同時是一門游離的邊緣學科，高校的領導層在推進數字化校園建設的時候，往往忽略了檔案管理數字化的工作。同時由于滯后的工作，財務、人事、教務等多個部門與檔案管理部門對接時，會存在抵觸情緒，拒絕配合工作的推進。如此不僅使得檔案管理工作更加滯后，也使得檔案管理工作愈發被邊緣化，失去了本應承擔的責任和作用。

（二）缺乏必要的硬件、軟件支撐。在“互聯網+”背景下，數字化建設離不開硬件和軟件的支撐，但硬件和軟件的資金投入較大，使得數字化檔案的建設缺少必要的支撐。即便進行了數字化建設工作，許多高校也只是將紙質檔案轉成圖片存在服務器上，缺乏相應的軟件支撐，對于檔案中所包含的豐富信息依舊不能夠加以利用。硬件和軟件的缺位，使得檔案數字化建設以及在“互聯網+”背景下的發展初衷是相違背的。

（三）檔案管理人員自身技能不足。在高校檔案管理部門，專業的檔案管理、信息情報學及計算機專業的人員較少，專業素養和技能都存在很大的不足，不能夠從容應對“互聯網+”背景下檔案管理工作的需要，使得內部改革的動力嚴重不足。

二、“互聯網+”背景下高校檔案管理的應用前景

在“互聯網+”發展趨勢下，檔案的管理工作從單純的紙質檔案管理、信息的傳遞，逐步轉變角色參與到管理活動中來，同時將檔案信息做到實時更新和使用。當信息建設完備的時候，可以通過局域網建設，實現B/S端的節約瀏覽，不僅節省了人力成本，紙質檔案在電子信息化以后可以集中碼放，節省大量存儲空間，同時能夠實現信息的保管、利用以及權限的全面管理，拓寬檔案服務的廣度，更有利于信息利用和信息隱私安全之間的平衡。

三、“互聯網+”背景下高校檔案管理工作方式的突破策略

（一）建立檔案信息管理標準化體系。根據本校長期的發展規劃，在檔案管理信息化建設的前期階段，就參照國家《電子文檔歸檔與管理規范》及相關規范性文件，將檔案信息進行標準的、規范的編號，并制定一系列的工作流程，以便為后續的檔案管理發展做出預留空間，滿足日后發展的需要。

（二）建立利于信息利用的結構化信息程序。電子信息化的檔案內容，能夠編輯成結構化語言程序的盡量做到結構化，以便后續的信息檢索和數據提取使用。因為，結構化的計算機語言程序，才是計算機能夠充分識別和利用的信息，具有實用價值;不能夠編輯成結構化語言程序的檔案信息內容，應能夠做到全文歷遍檢索，或是關鍵字作為提示主體內容的建設模式。

（三）提要業務人員水平。檔案管理工作人員的業務能力，直接關系到整個高校檔案管理工作的開展深度和廣度，只有不斷提高業務人員的專業水平，吸收專業對口的人員，特別是圖書館學專業、信息情報學專業和信息管理等專業的畢業生，優化科室人員的組成結構，才能夠切實有效地提高檔案管理工作的質量，突破傳統的工作局限，緊跟互聯網時代發展的步伐。

（四）做好信息安全的防護。信息安全的防護工作主要有兩個方面：首先，在建設信息化檔案管理系統的時候，要選擇安全可靠的存儲服務器，能夠高效保證7天×24小時不間斷工作，同時在數據備份方面應力求做到準確，甚至能夠實時備份，防止數據的丟失。其次，數據的安全還包括了使用方面的安全，管理人員應根據不同人群，做好數據分層分級的權限分配，電子化借閱的檔案應在圖片上標明時間和用途水印，方便查宗溯源，防止信息的泄露。

四、結束語

綜上所述，在“互聯網+”時代潮流下，高校的檔案管理工作是巨大的挑戰，也是前所未有的機遇。充分認識時代發展的潮流，利用互聯網技術整合現有工作，做出新的探索，應從軟件及硬件以及人員的綜合技術提升等方面入手，方能切實有效地將“死”的檔案信息利用起來，為高校師生和高校管理建設作出應有的貢獻。

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