高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)應(yīng)用分析

李風(fēng)雷

【摘要】在高校檔案信息管理中，大數(shù)據(jù)可應(yīng)用在檔案信息挖掘、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理、個(gè)性化服務(wù)三個(gè)方面，使檔案管理更加具有層次性、安全性、人化性，有效提高檔案管理效率，方便校內(nèi)人員對檔案信息的查看。本文通過對高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)應(yīng)用的意義與高校檔案信息管理特征進(jìn)行分析，對高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用進(jìn)行論述，希望能對高校檔案信息管理有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息管理;大數(shù)據(jù);應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案信息管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的系統(tǒng)化、自動(dòng)化、智能化，促進(jìn)高校檔案信息管理的發(fā)展。根據(jù)高校檔案信息管理特征，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分層次管理，使檔案信息更加有層次性，方便相關(guān)人員的查看，以此提高檔案信息管理效率，促進(jìn)教學(xué)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、高校檔案信息管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的意義

高校檔案信息較為龐大，傳統(tǒng)的檔案管理模式，耗時(shí)耗力，工作效率極低，因此需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的查看。大數(shù)據(jù)對信息處理的快捷、準(zhǔn)確，并可對信息進(jìn)行整理與分析，充分挖掘信息的潛在價(jià)值，因此被運(yùn)用在眾多行業(yè)。高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，可對高校檔案信息進(jìn)行高效整理與分析，并將分析結(jié)果匯報(bào)給高校管理者，為其提供良好的教學(xué)參考價(jià)值，明確下一步教學(xué)方向與計(jì)劃。另外，高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，可對復(fù)雜的信息進(jìn)行簡化，信息數(shù)據(jù)處理效率極高，儲(chǔ)存方式較為方便與簡單，有效降低檔案管理人員工作壓力，方便在校師生對相關(guān)信息的查看，使高校檔案信息資源價(jià)值得到最大化。大數(shù)據(jù)對信息的讀取速度極快，處理結(jié)果較為精準(zhǔn)，并可對檔案信息進(jìn)行篩選，根據(jù)不同人群的不同需求，提供個(gè)性化服務(wù)，且成本較低，實(shí)用價(jià)值較高，因此高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用十分具有可行性。

二、高校檔案信息管理特征

（一）信息龐大。高校檔案信息主要包括學(xué)生信息檔案、教師信息檔案、教學(xué)資源及高校信息。其中學(xué)生檔案信息又包括很多內(nèi)容，像是學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績、學(xué)生在校表現(xiàn)等，教師信息檔案、教學(xué)資源、高校信息同時(shí)也牽涉到很多方面的信息，像是教師醫(yī)療保險(xiǎn)、教學(xué)科研、高校財(cái)務(wù)等，因此高校檔案信息量十分龐大。

（二）儲(chǔ)存方式多樣。高校檔案信息可以紙質(zhì)、電子、數(shù)據(jù)及影音為載體，進(jìn)行高校檔案信息儲(chǔ)存。高校檔案信息儲(chǔ)存方式多樣，可根據(jù)檔案信息不同類型與性質(zhì)，選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存方式，以此方便高校人員對信息的查閱。像學(xué)生檔案信息、教師人事檔案信息主要以紙質(zhì)為載體進(jìn)行信息儲(chǔ)存，教學(xué)、學(xué)術(shù)報(bào)告、教務(wù)等可采用數(shù)據(jù)庫對信息資料進(jìn)行儲(chǔ)存，另外，對于高校晚會(huì)、運(yùn)動(dòng)、答辯比賽等主要是采用影音儲(chǔ)存方式。

（三）利用率較高。高校在進(jìn)行教師評優(yōu)評先、教學(xué)設(shè)備更新及財(cái)務(wù)審查時(shí)，需要調(diào)取相關(guān)檔案信息進(jìn)行分析，以此確保決策的正確性，這賦予高校檔案信息較高的使用頻率，增加檔案信息的重復(fù)利用率。像是在對學(xué)生評優(yōu)時(shí)，需要調(diào)取學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)、獲獎(jiǎng)證書等信息，通過信息分析，來做出相應(yīng)的決策，可見高校檔案信息的利用率十分高。

（四）價(jià)值密度較高。高校信息檔案中包括高校師生信息、財(cái)務(wù)信息、教學(xué)資源等，涵蓋范圍較廣，整個(gè)高校檔案信息管理經(jīng)過系統(tǒng)整理與分析，所呈現(xiàn)出來的高校檔案信息內(nèi)容與形式較為全面與規(guī)范，使檔案信息有較高的價(jià)值密度。

三、高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用

（一）在高校檔案信息資源發(fā)掘方面的運(yùn)用。高校檔案管理人員，可通過大數(shù)據(jù)技術(shù)將師生檔案、教務(wù)資源、學(xué)術(shù)報(bào)告等信息資源采集與處理，分析出高校檔案信息中的潛在價(jià)值，為高校發(fā)展指明方向。高校檔案信息系統(tǒng)較為龐大，管理起來較為不易，利用計(jì)算機(jī)將檔案信息化，只能單純地完成信息的輸入與輸出，不能充分利用高校檔案信息資源的價(jià)值，因此需要應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行深度發(fā)掘，有效發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值。首先對高校師生檔案、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、高校資產(chǎn)、學(xué)術(shù)報(bào)告等信息通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息到數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)變。其次利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息資料庫進(jìn)行歸類和整理，并對檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新。像是教學(xué)評價(jià)系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)對各個(gè)教師的評價(jià)結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與分析，不斷更新教學(xué)評價(jià)信息中的評價(jià)結(jié)果，以此分析出教師的教學(xué)水平。為保障高校檔案信息資源的安全性，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)完善身份驗(yàn)證系統(tǒng)。如高校教學(xué)系統(tǒng)，在進(jìn)入教學(xué)系統(tǒng)之前，需要完成身份驗(yàn)證，避免師生信息泄露。在通過大數(shù)據(jù)技術(shù)完成高校檔案信息的基礎(chǔ)管理之后，可對整個(gè)高校檔案信息資料庫，提取有價(jià)值性的信息資源，并進(jìn)行相關(guān)分析，找出教學(xué)發(fā)展的規(guī)律性，為高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展提供一定的參考價(jià)值。像是對畢業(yè)生檔案信息的分析與整理，通過畢業(yè)生在學(xué)的就讀情況與就業(yè)情況進(jìn)行對比，尋找其中的規(guī)律性，為接下一步教學(xué)事業(yè)規(guī)劃，提供一定的參考價(jià)值。

（二）用于檔案風(fēng)險(xiǎn)管理。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案信息化已成為必然趨勢，但在檔案信息化過程中存在著許多潛在風(fēng)險(xiǎn)，需要高校檔案管理人員加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，完善檔案信息化管理。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí)，首先高校檔案管理人員應(yīng)不斷提高專業(yè)水平，靈活運(yùn)用不同類型大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分利用各種類型大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，完善檔案信息管理。在對高校檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，為避免檔案管理人員因人為失誤而導(dǎo)致的檔案信息丟失，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息更改，制定相應(yīng)的程序，進(jìn)行驗(yàn)證與審核，以此降低因檔案工作人員工作疏忽導(dǎo)致的檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)。其次，對于惡性的信息竊取，需要檔案管理人員與技術(shù)人員設(shè)計(jì)相應(yīng)的安全防護(hù)程序，當(dāng)其他網(wǎng)站進(jìn)行攻擊時(shí)，可進(jìn)行自發(fā)性防御，并進(jìn)行提示，使檔案管理人員及時(shí)得知檔案信息安全情況，并對實(shí)施攻擊的網(wǎng)站地址進(jìn)行拉黑與舉報(bào)，以此避免高校檔案信息泄露帶來的不良影響，降低高校檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。最后，高校應(yīng)重視大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的廣泛性，不斷提高檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用水平，并建立相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對信息化檔案進(jìn)行有效監(jiān)控，以此提高檔案信息的安全性。

（三）用于個(gè)性化服務(wù)。針對高校檔案信息的多樣性，可利用大數(shù)據(jù)根據(jù)不同人們的不同需求，制定出相應(yīng)的服務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮高校檔案資源價(jià)值。對于高校的學(xué)生檔案信息，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)生信息查詢系統(tǒng)，方便學(xué)生成績查詢、信息查詢及報(bào)考，提高檔案信息的服務(wù)力度。對于高校的財(cái)務(wù)信息，也可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計(jì)相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，方便高息財(cái)務(wù)管理，明確資金流向，有利于制定下一步的教學(xué)計(jì)劃。大數(shù)據(jù)技術(shù)可根據(jù)高校人群的不同需求設(shè)計(jì)出相應(yīng)的信息查詢、游覽、服務(wù)系統(tǒng)，明確劃分高校各種檔案信息用途，提高檔案信息的利用率，方便校內(nèi)人員的相關(guān)信息查詢，使高校檔案信息管理更加人性化、具體化、個(gè)性化，為高校打造一個(gè)良好的服務(wù)形象，有利于高校進(jìn)一步發(fā)展。比如高校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計(jì)的高校官網(wǎng)系統(tǒng)，將教師檔案、學(xué)生檔案、高校信息及教學(xué)科研結(jié)合在一起，方便校內(nèi)師生信息查詢，同時(shí)還可用于高校招生。

四、結(jié)語

總而言之，高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，符合時(shí)代發(fā)展需求，有助于高校明確教學(xué)方向，使高校檔案信息管理更加規(guī)范與系統(tǒng)。在高校檔案信息管理中，檔案管理人員應(yīng)不斷提高專業(yè)水平，廣泛應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深入挖掘，以此提高高校檔案信息管理效率，方便在校人員查看信息。高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用還處于剛剛起步階段，需要高校加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)的使用力度，使檔案信息管理更加技術(shù)化、科學(xué)化、規(guī)劃化，以此確保高校科學(xué)運(yùn)行。

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