人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

楊淑芬

【摘要】人力資源檔案管理是人力社保局的重要工作，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，進(jìn)行人力資源檔案管理信息化建設(shè)極為重要。基于此，本文分析了人力資源檔案管理的現(xiàn)狀，重點(diǎn)闡述了人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性，同時(shí)提出了人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障措施，為相關(guān)人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】人力社保局;人力資源檔案管理;信息化建設(shè)

在人力資源和社會(huì)保障局的工作中，檔案管理工作有著重要的意義。現(xiàn)階段，信息技術(shù)不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都進(jìn)行了信息化建設(shè)，這為人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作水平的提升創(chuàng)造了更好的條件。就目前人力資源檔案管理工作的情況來說，存在著一定的問題，需要相關(guān)人員重點(diǎn)關(guān)注與解決。而通過人力資源檔案管理信息化建設(shè)，能夠解決現(xiàn)存的問題，提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

一、人力資源檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，我國人力資源檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的成果，但是依舊存在著一些問題，需要相關(guān)人員及時(shí)的解決。這些問題具體如下：

第一，人力資源檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前，部分人力社保局已經(jīng)逐步進(jìn)行了人力資源檔案管理信息化建設(shè)。但是在實(shí)際的運(yùn)行中，相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)的軟件平臺(tái)兼容性、通用性也相對(duì)較差，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。一些人力社保局并沒有進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步加大了調(diào)檔的難度。第二，人力資源檔案管理工作綜合人才缺乏。在人力資源檔案管理工作中，需要專業(yè)的、綜合型的人才參與，才能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前人力社保局的人才情況來看，檔案管理人才，特別是人力資源檔案信息化管理人才較為缺乏，阻礙了人力資源檔案管理的質(zhì)量提升。第三，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一性。目前，人力社保局各個(gè)部門之間的聯(lián)系不夠緊密，不能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，增加了人力資源檔案管理效率提升的難度。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性探究

（一）人力資源檔案管理信息化建設(shè)提升人力資源管理的質(zhì)量。目前，國內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度顯著提升，而在核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升中，人才是最為重要的因素。在這樣的背景下，人力資源管理以及人力資源檔案管理的重要程度進(jìn)一步提升。對(duì)于人力資源檔案管理來說，其工作效率的提升能夠確保人力資源得到最大程度的利用，推動(dòng)核心競(jìng)爭(zhēng)力以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。所以，對(duì)于人力資源管理以及人力資源檔案管理的質(zhì)量與效率提升有著極為重要的意義。我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)各個(gè)行業(yè)積極進(jìn)行信息化建設(shè)，也為我國人力資源檔案管理工作的效率提升提供了更好的發(fā)展條件。通過人力資源檔案管理信息化建設(shè)，能夠消除傳統(tǒng)人力管理中工作效率較慢的問題。利用相應(yīng)的信息平臺(tái)，相關(guān)工作人員能夠快速、準(zhǔn)確地對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行調(diào)取，并查詢其當(dāng)前的管理狀態(tài)，明顯提升了人力資源檔案管理的質(zhì)量與效果，提高了人力資源管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理信息化建設(shè)是人力資源檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。當(dāng)前，我國對(duì)于各個(gè)行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)更加重視。在這樣的背景下，人力資源檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)。在我國長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展中，人力資源檔案管理工作模式較為封閉，人們對(duì)于人力資源檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不足，增加了檔案管理工作的難度，也阻礙著我國人力資源檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程。而在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，人力資源檔案管理逐步實(shí)施了信息化建設(shè)，使得人力社保局部門之間、與各大高校、企業(yè)之間的聯(lián)系更加緊密，能夠更好地實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，推動(dòng)了人力資源檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程，提升了人力資源檔案信息資源開發(fā)與利用的程度。可以說，人力資源檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變是當(dāng)今社會(huì)的必然需求，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展要求人力資源檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)。

（三）檔案管理信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提升。對(duì)于人力資源檔案管理工作來說，其根本的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的共享。現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟(jì)、社會(huì)迅速發(fā)展，原有的人力資源檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)有的需求，所以，人力社保局的相關(guān)工作人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，使用新型的、現(xiàn)代化的管理方式展開工作。信息技術(shù)的發(fā)展為人力資源檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變提供了新的發(fā)展方向，人力資源檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然要求。通過人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，能夠顯著提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率，更加方便相關(guān)工作人員利用信息數(shù)據(jù)庫中的信息資源對(duì)人力資源檔案展開查閱。在這樣的工作模式下，人力資源檔案查閱的準(zhǔn)確性以及效率得到了明顯的提升，推動(dòng)了人力資源檔案管理工作向著統(tǒng)一、規(guī)范的方向發(fā)展。

（四）是人力社保局工作質(zhì)量提升的必然措施。對(duì)于人力社保局來說，人力資源檔案管理工作有著極為重要的地位，承擔(dān)著為社會(huì)、企業(yè)等提供更加良好的、安全的人力資源檔案管理與提供的工作，促進(jìn)人力資源分配更加合理。在這樣的工作要求下，人力社保局必須要對(duì)人力資源檔案管理工作的效率與質(zhì)量進(jìn)行提升。同時(shí)，結(jié)合上文的分析可以看出，目前人力資源檔案管理中存在著資源共享程度不足的問題，調(diào)檔工作效率較慢。針對(duì)這樣的問題，通過人力資源檔案管理信息化建設(shè)都能夠解決。人力資源檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)了人力社保局不同部門的溝通與交流程度，促進(jìn)了信息資源的有效共享，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率的提升。可以說，人力資源檔案管理信息化建設(shè)是提升人力社保局工作質(zhì)量的必然措施。

三、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

（一）現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺(tái)的建立。想要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的信息化建設(shè)，就必須要進(jìn)行相應(yīng)信息化管理平臺(tái)的建立。在建立人力資源檔案信息化管理平臺(tái)的過程中，相關(guān)人員要重點(diǎn)對(duì)平臺(tái)的兼容性進(jìn)行掌握，確保其能夠與其他信息平臺(tái)連接，提升調(diào)檔的工作效率，最大程度實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（二）積極引進(jìn)復(fù)合型檔案信息化管理人才。為了進(jìn)一步提升人力資源檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量以及效果，人力社保局要積極的引進(jìn)相應(yīng)的人才，并建立起科學(xué)的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，提升相關(guān)工作人員工作的積極性。同時(shí)，也可以定期進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）完善人力資源檔案信息化管理的法規(guī)與制度。要結(jié)合信息化建設(shè)的實(shí)際工作，對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)、管理制度等進(jìn)行完善，保障人力資源檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及個(gè)人的隱私權(quán)。

四、結(jié)語

綜上所述，人力資源檔案管理信息化建設(shè)有著極為重要的意義，能夠提升人力資源管理的質(zhì)量、促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高，是人力資源檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，也是人力社保局工作質(zhì)量提升的必然措施。通過現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺(tái)的建立，積極引進(jìn)復(fù)合型檔案信息化管理人才、完善人力資源檔案信息化管理的法規(guī)與制度，能促進(jìn)人力資源檔案管理信息化建設(shè)更加完善，推動(dòng)人力資源檔案管理工作更好發(fā)展。

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