關于高校檔案管理中運用大數據的策略探究

黃蓉蓉

摘要：最近幾年以來，隨著信息化時代的深入發展，大數據的應用對于人們來說已經不再陌生，而是成為了生活與工作中的必要內容，無論是對于社會的進步與發展，抑或是對于個人的影響來說，均能夠起著十分重要的作用。現階段，在很多高校的檔案管理工作之中，都對大數據進行了良好的運用，但是，在具體的應用環節也依然還存在著一些需要應對的不足之處。基于此，本文著重圍繞著這一現實性問題進行了分析，并提出了幾個有效的應對策略。

關鍵詞：新時期;大數據時代;高等院校;檔案管理;實際策略

引言：

隨著新時代的快速來臨，如今的高等院校在開展檔案管理這項工作時，日益暴露出了很多的問題，因為其具體的工作方式無法與實際情況相結合，傳統意義上的檔案管理模式也不再適應多變的和復雜的社會發展形勢，因而需要針對每個學校檔案管理工作的不同情況來進行分析與思考，進而結合實際情況來制定有效的應對策略，充分發揮和運用大數據時代的諸多優勢特征，以此來保證檔案管理工作能夠不斷提升實際效率，提升工作質量，保證高校的檔案管理工作能夠在新的時代背景下更加適應新的要求和新的挑戰。

一、大數據技術在高校檔案管理中的優勢

其一，有利于使得檔案信息的存儲更加方便和安全。在大數據時代，大數據技術、云計算等形式的出現已經為人們的日常生活和工作帶來了極大的便捷，因為二者是相互結合來使用的，通過合理地應用大數據和云計算，能夠有效地保證相應的檔案信息可以通過信息技術的形式轉變為電子版的檔案信息，這樣一來，在之后的檔案信息留存上便會更加方便，而且，還能夠將已經上傳并形成電子版的檔案信息傳輸到云端，這樣不僅僅可以節省一定的內存空間，同時，還能夠在日后的檔案查找過程中更加便利。與此同時，通過利用大數據和云計算進行檔案信息上傳的形式，還可以規避檔案信息的唯一性，可以實現多人同時在網絡上查看一份信息。

其二，有利于幫助檔案信息實現分類管理。因為高校的檔案信息是具有不同性質和不同功能的，如果將這些檔案同時放在一起，那么在之后的查詢過程中，將會無形中加大難度，而如果運用人工來將這些檔案信息進行分類，又會加大人工費用，還會存在極大的誤差。但是，運用大數據技術來對高校的檔案信息進行分類管理，并將分類好的信息登記在不同名錄的電子表格中，這樣能夠規避傳統分類方式的弊端，保證分類效果更佳。

其三，有利于提升檔案信息的綜合使用率。在大數據時代，在高校的檔案管理工作中運用大數據的優勢，可以有效地提升信息的使用率，因為通過大數據技術能夠實現信息資源的合理共享，一份重要的且有用的檔案資料可以供多人同時在不同的網絡終端使用，這樣可以避免傳統的檔案管理工作中因為一人使用，而其他人需要等待的情況，可以有效地提升相關檔案資料的綜合使用率。與此同時，還能夠避免多人經手的檔案會破損的情況。

二、將大數據充分運用于高校檔案管理工作中的實際策略

其一，對高校的檔案管理工作予以足夠的重視。新時期，若想使得高等院校的檔案管理工作能夠充分運用好大數據時代的優勢，并克服傳統的檔案管理工作中的不足之處，則需要相關的高校領導對于本校的檔案管理工作予以更多的關注，重視信息化時代的發展需求，鼓勵檔案管理人員將本校的檔案信息和相關資料利用大數據技術進行存檔和分類管理，只有相關院校的領導能夠從本質上認識到學校檔案管理工作的順利進行對于學校穩定發展所具有的積極作用，才能夠提升其重視程度，從而使得學校的檔案管理工作能夠有序進行，并在具體開展過程中，得到各個部門和學校工作人員的密切配合。

其二，要根據不同的情況進行不同的分析，充分運用信息化的優勢。高校與高校之間具有一定的差異性，比如：學校培養理念、辦學條件、基礎實力等。基于此，在各高校的檔案管理工作中應用大數據時，也需要具體問題具體分析，找到最合適學校檔案管理工作的方法來進行，從而保證檔案管理工作更有成效。

其三，注重檔案管理工作人才的培訓與考核。要定期組織與檔案管理相關的業務培訓，注重專業人才的引進，以此來保證高校的檔案管理工作能夠在大數據的支撐下，實現更好的工作效率。

結束語：

通過對上述文章內容的合理闡述和分析，進一步突出了大數據技術對于如今的高校檔案管理工作的具體意義和現實性作用。當前，為了有效地提升高等院校在檔案管理方面的工作效率，則需要針對不同的高等院校的實際情況來進行分析與思考，進而明確學校的檔案分為哪些類別以及進行這項工作的具體目的是什么，并充分地結合大數據時代的優勢特征，將大數據技術應用于具體的管理當中，從而實現對于不同檔案的分析、歸類和整理，使其得到充分的運用，在之后的查找過程中能夠更加容易和便捷。與此同時，通過將大數據技術應用于高校的檔案管理工作之中，還可以保證學校的該項工作能夠得到系統化和專業化的落實，保證學校的檔案信息可以及時更新，有利于促進學校的穩定發展。

參考文獻：

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