關于高校數字化檔案安全管理體系探討

廖曼寧

摘要：隨著信息化時代的發展，高校數字化檔案建設也已經提上日程之中。這對于高校數字化檔案管理來說，既是一種機遇，同時也是一種困難。近年來，高校檔案管理從傳統走向數字化，這一轉變大大提升了高校檔案的管理效率和使用效率，提升數字化檔案管理的服務水平，再者，還能夠提升高校數字化檔案管理的安全性。本文主要圍繞著高校數字化檔案安全管理體系進行了探討。

關鍵詞：高校檔案;數字化;安全管理

隨著時代的發展，現代信息技術在高校數字化檔案管理中得到了有效的應用。在互聯網技術的背景下網絡進程在不斷的加速發展，高校數字化檔案數據信息資源正朝著多元化、數字化以及信息化的方向發展。為了能夠使高校數字化檔案管理系統能夠健全而又穩定的發展，高校數字化檔案的安全性一直都備受關注。

一、現代高校檔案數字化發展的趨勢

（一）現代數字化檔案建設的需求

現代數字化檔案建設主要是利用計算機、攝影、數據庫以及掃描等技術，能夠將其產生的數字信息進行錄入、儲存、搜索以及傳輸的一種管理方式，方便在日后工作中查詢檔案信息，并且還能夠實現檔案信息資源共享。

（二）數字化檔案管理是高校的需求

因高校學生比較多，經常出現檔案丟失、漏交的現象，導致高校的人事檔案管理工作一直受到影響。而高校檔案數字化也就意味著，高校數據檔案的收集工作和上傳工作更加具有時效性。再者，實現高校檔案數字化管理也就是說，以后使用、管理檔案時不需要再去原來的檔案上查找數據信息。而且也不再擔心檔案因時間上沒有保存好，更是減少了紙張檔案翻閱的次數，在某種程度上延長了高校檔案使用的壽命。另外，也不再擔心出現高校檔案丟失的現象，因為高校數字化檔案在經過整合之后都會在數據庫進行保存和備份，以此來提升高校人事檔案的安全性和完整性。

二、目前高校檔案數字化管理中存在的問題

（一）高校檔案信息的安全問題

在信息化、數字化的背景下雖說高校檔案管理避免了紙張的損耗和丟失的問題，目前高校檔案信息的安全性問題比原來更為敏感。主要表現在，高校檔案信息更容易被黑客竊取，數據信息更容易被病毒所威脅等，所以說，高校檔案管理在信息保存和管理方面受到了嚴重的威脅。

（二）高校檔案不能統一標準

高校檔案標準化是指能夠將所有重復性事物進行統一的規定，并且將數據信息進行修訂的過程。在高校檔案信息數字化的過程中，是指能夠將信息錄入、文件掃描、接受電子文件的過程全部統一化、標準化，這樣檔案能夠在數字化的管理、錄入、保管以及傳遞等方面更加的規范。

（三）信息技術更新換代問題

高校檔案在進行數字化管理過程中，不僅存在安全隱患的問題還存在信息技術不能跟上時代發展的問題，在檔案進行錄入或掃描中仍然還需要信息技術不斷地更新。再者，現代高校檔案管理缺乏一定的標準體系，在搜索和查閱中沒有做到真正的共享，這對線上信息服務有著很大的影響。另外，計算機的硬件設備和軟件都要跟上時代發展步伐，能夠跟上高校檔案數字化的需求。

三、完善高校檔案數字化管理的策略

（一）完善高校數據庫

數據庫作為高校人事檔案的管理和信息錄入中最大的載體，它的安全性能夠保證高校人事檔案的完整性，還為數字化檔案的儲存提供了強有力的支持。完善高校數據庫有以下三種方式：其一，建立全國統一的數據庫，將信息錄入格式全部統一，搜索和識別可以身份證號碼為主，數據庫中會有每個人的家庭住址和個人信息等。其二，前臺數據庫對于后臺操作系統來說也是非常重要的，不僅要實現對前臺數據庫對高校檔案管理的整理工作、檢索工作以及查閱工作，還要提升對后臺數據庫各項數據的修改工作，進一步完善其他功能，確保高校數字化檔案的精準性。其三，進一步加強信息技術的管理、完善高校檔案的錄入工作、儲存、備份以及搜索的技術。

（二）加強檔案信息管理

高校檔案信息安全管理是數字化人事檔案管理最重要的一個環節。所以，檔案管理部門要做好定期維護工作，將硬件設備和軟件系統都進行定期維護，確保系統能夠正常運行。在保證高校檔案數字化信息安全的同時也要加強技術方面的研究工作。可以聘請專業的技術人員在檔案管理部門加強技術工作。例如，在高校數字化檔案管理中可以使用最新技術對數據庫進行加密工作，借助數字簽名技術對電子文件進行驗證;有效運用防火墻技術防止網絡系統遭受到黑客的攻擊等，進一步確保高校數字化檔案管理的安全性。

綜上所述，隨著信息化時代的來臨，高校數字化檔案管理工作也要跟上時代發展步伐，要想高校的數字化檔案管理工作能夠有所突破，還需要跟上現代科學技術的發展，以此來實現信息技術與管理的融合，使高校檔案管理能夠有更好的發展，為高校教育發展提供強有力的幫助。

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