大數據時代對事業單位檔案管理的思考

楊寶芳

【摘要】在大數據時代，事業單位檔案管理是為了滿足時代發展的要求，也是檔案管理工作得以進行的自我要求。所以，為了滿足時代的發展，就需要認識到大數據時代的來臨對于檔案管理帶來了怎樣的挑戰，只有認清楚這一點，才能夠找到有效的途徑，確保事業單位的檔案管理能夠滿足大數據時代提出的要求，推動事業單位檔案管理可持續進行。

【關鍵詞】大數據;事業單位;檔案;管理

隨著事業單位改革的持續深入，為了滿足社會經濟的發展需求，檔案管理工作應該與時代的發展相互結合，不再像以往那樣去進行檔案管理，只有如此，才能真正滿足大數據時代所提出的要求。

一、大數據時代對事業單位檔案管理帶來的挑戰

大數據指的是數據規模非常大，無法使用一般的軟件對其進行統計，并且這一種數據的類型相對多樣化，需要利用超出傳統軟件的數據分析，從而對數據加以集合。另外，大數據時代，具有規模大、運轉快、形式多樣等諸多特點。所以，想要迎合大數據的特點，就需要讓事業單位結合實際的特征。事業單位開展檔案管理工作，需要注意如下幾點：

（一）內部人員意識觀念的挑戰。大數據時代的來臨，使得檔案管理逐漸從政府機關走向民眾，使得其政治性在逐漸減弱，而社會性在持續提升。在事業單位中，很多內部人員還停留在做好自己的工作，滿足基本需求的層次上，但是如此會影響檔案管理工作的發展，就每一個人的意識觀念而言，無論是領導層，還是普通員工，在大數據時代來臨的時候，其意識觀念都會受到挑戰。因為事業單位本身的特殊性，人們還欠缺對檔案管理的重視度，導致其傳統的意識觀念得不到及時的轉移，這樣就可能引發檔案信息被竊取，使得事業單位的檔案管理面臨嚴重的后果。

（二）知識結構與工作技能的挑戰。正所謂：工欲善其事，必先利其器。做好一項工作，需要有充分的準備。檔案工作者如果沒有豐富的知識儲備與積累，就很難勝任檔案工作。大數據時代，國家機構、社會團體與個人組織參與社會活動的方式出現了變化，使得檔案的產生、價值鑒定以及收集等出現了對應的調整。在事業單位中，檔案工作者的知識結構依舊停留在之前的層面，導致檔案管理工作出現較大的紕漏。同樣，因為工作技能無法做到與時俱進，也會產生制約。

（三）信息保密工作的挑戰。無論什么檔案，都需要保密的支持，也就是需要對個人負責，同時對集體負責。所以，事業單位也需要建立健全檔案管理保密工作制度。目前，很多單位在檔案保密上都缺少對應的保密制度的支持，這主要是因為事業單位本身性質所決定的，因為事業單位大部分處于壟斷狀態，很多事業單位雖然有保密工作制度，但是都不夠完備，屬于可有可無的那一種形態。再加上對于保密制度的貫徹執行不夠，這樣會讓制度成為空談，使得檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。

（四）保密技術水平的挑戰。大數據時代的來臨，使得計算機與網絡出現在事業單位之中，在提高其工作效率的同時，也會增大檔案信息的保密難度。如，存儲于事業單位內部的檔案如果對不法分子某些方面存在吸引力，那么就會以各種各樣的方式來竊取電子檔案信息。并且隨著科學技術的發展，不法分子利用各種特殊的軟件來進行網絡竊密活動，這樣隱蔽作案可能不留任何痕跡，這樣就會影響事業單位的檔案信息安全。如此的活動開展，會對事業單位的檔案信息保密工作帶來嚴重的影響。所以，事業單位檔案信息保密工作技術就跟不上大數據時代的發展。一旦出現檔案信息的泄露，就會直接引發嚴重的后果。

二、大數據時代事業單位開展檔案管理的策略

在大數據時代，事業單位開展檔案管理工作，首先需要完善的檔案管理制度的支持，其次要配合新鮮血液來優化檔案管理人才結構，最后結合檔案信息保密技術的全面提升，這才是檔案管理工作整體性提升的關鍵之點。

（一）制定科學完善的檔案管理制度。在我國社會主義現代化建設中，事業單位作為重要組織，國家針對事業單位的檔案管理制定了法律規定。在大數據時代，事業單位的檔案管理模式存在較大的變化，信息技術應用的廣泛性，在提升檔案管理效率的同時，也出現了諸多問題。所以，在今后的檔案管理中，事業單位要懂得結合自身的發展現狀，不斷加大對法律政策的執行力度，這樣才可以規避安全事件以及違規操作行為的出現，這樣也能夠為事業單位制定未來發展所需要的檔案管理制度。

（二）注入新鮮血液，優化檔案管理人才結構。目前，事業單位檔案管理人員存在“老齡人多、中年人少、年輕人無”的尷尬局面，這是因為事業單位檔案管理工作人員一直都處于弱勢的地位，很少有人才愿意投入到檔案管理中去，也幾乎沒有年輕人愿意從事這份工作。大數據時代對于人才的要求越來越高，如果沒有人才的參與，就談不上任何信息化。所以，開展事業單位的檔案管理工作，最為重要的一個前提就在于檔案管理工作人員結構的優化，從而改變原來的尷尬局面，調整成為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結構，最終推動事業單位檔案管理工作可持續進行。

（三）提升檔案信息保密技術水平。雖然大數據時代的檔案管理存在諸多優勢，也有利于工作效率的提升，進而降低工作成本。但是基于檔案重要性以及大數據之下數據丟失的風險，就需要強調檔案工作之中檔案數據安全性的問題。在信息化時代，數據可以利用一個很小的內存卡來保存，這樣雖然非常方便，但是卻會面臨數據丟失的問題，如內存卡損壞、電腦病毒等。所以，大數據時代事業單位檔案管理工作需要注重其安全性。作為事業單位的檔案管理人員，還需要樹立檔案數據保存的安全意識，避免存儲的檔案數據受到電腦病毒的侵襲。并且出臺一些對應的檔案管理工作細則，這樣也有利于不正當的操作得到改善，具體如下：第一，使用高等級的防火墻技術。因為防火墻本身是一種位于外部網絡和內部網絡之間的安全系統，其屬于一種網絡隔離技術，主要是信息安全的防護系統，按照相應的規則，從而允許或者是限制部分數據的傳輸，這樣就可以滿足檔案信息的安全要求。第二，實施身份認證技術。事業單位在使用檔案信息的時候，需要進行身份的認證，這樣才可以避免不法分子竊取檔案信息，同時也能夠保護信息的安全。第三，利用信息的檢測與審計技術。雖然在某些方面，這一種技術還不夠成熟，但是這種技術的使用是對檔案信息使用進行事后的監督與管理，并且對信息的使用者以及相關的信息做好對應的分析，從而了解竊密行為的具體特征，確保這一種技術能夠得到更多事業單位的青睞。因此，在利用這一種技術的時候，就需要最大限度考慮檔案信息安全的防范。提高檔案信息保密工作技術的實際水平，這樣才能確保檔案管理體系更加全面，通過檔案管理體系的健全，推動檔案管理工作持續穩步實施。

三、結語

總而言之，在當前的大數據時代，事業單位檔案管理工作的建設對于未來的發展是至關重要的。作為事業單位，就應該認清大數據時代對于檔案管理工作帶來的挑戰，這樣才能做好日常的檔案管理，并且積極開展檔案信息化工作，將兩者相互結合起來，這樣就可以滿足事業單位檔案管理水平的全面提升，同時也可以推動事業單位的可持續發展。

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