事務督辦實踐的“四心”要領

岳祺琦 郝鴻炳

【摘要】國企辦公室的事務督辦職責是保障企業(yè)在轉型改革中的重大任務落地的有效管控手段之一，是以綜合協(xié)調為基礎的計劃管理的另一種形式。在國企市場化改革的關鍵時期，事務督辦工作思路也發(fā)生了重要變化，從原來被動的“督辦具體事情”向“策劃督辦事項”轉變。本文在督辦工作的思路、范圍、關鍵點及成效方面總結提煉“四心”要領，供國企辦公室督辦工作借鑒。

【關鍵詞】國有企業(yè);事務督辦;要領

事務督辦是辦公室的重要職責，一般是針對企業(yè)發(fā)展方向上的重點需求、領導意圖及指示，形成具體工作事項交給有關單位或部門辦理并督促落實的工作，是保證政令暢通、有令必行、令行禁止、提高工作效率、保證工作成效的措施手段。一分部署，九分執(zhí)行。事務督辦的成效直接關系到上級的重大決策和重要部署能否得到正確的貫徹執(zhí)行，關系到企業(yè)發(fā)展的中心工作和領導的重要指示能否落實。一定意義上，督辦的成效也是辦公室人員工作能力的體現(xiàn)。做好事務督辦工作要把握“四心”要領，即心中有弦、心中有事、心中有數(shù)和心中有底。

一、心中有弦，轉變督辦思路

新時期，國有企業(yè)轉型已經進入關鍵時期，承擔職能管理樞紐角色的辦公室也在新需求、新要求下主動謀求變革，督辦管理作為辦公室工作的重要職責之一，也需要轉變思路、追求實效。過去的督辦工作常常僅以領導指示為主，而不是以推動企業(yè)變革發(fā)展、主動謀劃、解決問題的態(tài)度和思維開展工作，再加上有的督辦主管的工作能力不高，容易伴隨嚴重的官僚作風或以領導指示來施加壓力的不良工作狀態(tài)，并不利于重要工作的真正落實，甚至還會造成方向錯誤、效率降低的負面影響。

督辦工作要始終繃緊有利于企業(yè)發(fā)展的“弦”，除了保障原有信息渠道的督辦任務完成外，還要將督辦職責向前端策劃和動議側重。簡單地說，就要從被動的“督辦具體事情”向“策劃督辦事項”轉變，主動融入業(yè)務發(fā)展的進程中，發(fā)現(xiàn)問題、形成督辦事項并督辦落實保證成效，成為企業(yè)轉型發(fā)展的護航者。

二、心中有事，明確督辦范圍

事務督辦首先要清晰督辦的內容和范圍。無事可督，會削弱督辦工作的價值，更是了解業(yè)務工作較少、敏感性較差的體現(xiàn);范圍太濫，事事都管甚至事事都直接辦理，會造成精力的浪費，影響督辦工作的成效。單位性質和所屬行業(yè)不同，事務督辦的內容也不同。科研院所的日常運行工作中，年初確定的具體項目、重點工作及業(yè)務拓展等可直接列入計劃管理中，通過月考核、季考核、年度考核或者按照項目節(jié)點考核，達到執(zhí)行落實的目的。而事務督辦的內容實質上就是以更靈活的方式補充計劃管理，將企業(yè)改革發(fā)展中的需求、領導最關注的事項分析選擇出來，大致可以分為四個方面：一是會議部署決定，二是領導對公文的批示意見，三是企業(yè)運行過程中暴露的集中問題，四是臨時交辦的事項。列入督辦的事項需要辦公室負責人選擇斟酌，并需要經過領導同意，防止眉毛胡子一把抓，迷失方向。

三、心中有數(shù)，抓住督辦關鍵

目前多數(shù)辦公室借助信息化手段建立了事務督辦工作系統(tǒng)，把需要督辦的事項列入系統(tǒng)，推送到責任人桌面，根據(jù)事項的完成節(jié)點和緊急程度，分別通過告知、提醒、警示等，催促辦理。一般來說，多數(shù)事務可以借此完成督辦目的。但是，事有緩急難易，人有勤怠賢肖。督辦人員要對所需督辦的事項和涉及的人做到心中有數(shù)，緊急事項及時督，難度大的重點督，辦結時間長的定期督，涉及單位部門多的要動員領導牽頭督。要特別提防那些平時不聲不響，到了辦結時限卻強調各種借口的承辦人，要根據(jù)節(jié)點分別催促輸出結果，步步緊逼，避免任務落空。

四、心中有底，保證督辦效果

督辦的目的在于落實。要做到督辦結果真實，與目標預期一致，需要做到“勤”“正”“準”。“勤”即勤學、勤問、勤溝通。督辦事項經常涉及到許多專業(yè)技能知識，不學難以掌握督辦事項的性質、根本，督辦督不到點子上。要認真學習黨的路線、方針、政策，法律法規(guī)，以及與督辦工作緊密相關的各類專業(yè)知識，相關業(yè)務領域文件、知識等，不懂的地方要勤于向別人請教，變外行為內行。要善于把自己掌握的情況與承辦部門、人員充分協(xié)商探討，了解辦理的難點和需要的資源，主動協(xié)調，共同努力，體現(xiàn)辦的力度、督的效果。“正”即端正態(tài)度、擺正位置。事務督辦是企業(yè)改革發(fā)展的急需、是領導的重要部署，體現(xiàn)的是單位的意志，督辦工作必須嚴肅認真，不能以自己為中心取舍督辦，更不能隨意任性。督辦屬于上情下達、下情上達，雖然體現(xiàn)的是發(fā)展需求、領導意圖，但要擺正自己的位置，注意督辦的態(tài)度，善于講大局，講制度，擅用溝通技巧，以理服人，不可盛氣凌人，引起承辦人的反感，妨害事務辦理的成效。“準”即進度準、反饋準。對所督辦事項的進展情況要準確把握，不縮小、不夸大。向領導反饋督辦結果要做到定量、定性，不能“可能是”“或者是”，不能想當然、差不多，給領導錯誤的判斷，影響領導的正確決策。