石油企業辦公室秘書素質提高策略淺析

陳治坤

【摘要】石油企業業務眾多、架構復雜、運轉精細，需要高素質的辦公室秘書來協助企業領導者的工作，做好與各部門之間的溝通聯系工作，當好領導者的參謀和助手。因此，石油企業的秘書人員必須具有較強的專業素質和綜合能力，以及敬業精神和學習能力。可以在思想教育、業務培訓、激勵機制、制度建設等多方面采取措施，提高石油企業秘書人員的綜合素質。

【關鍵詞】石油企業;職責;秘書

辦公室秘書的主要職責是精準高效地傳遞信息，將領導安排的任務傳達到各個部門，協助企業布置任務，推動各部門的工作協調，并按照上級的指示，及時與下級部門和單位聯系，同時收集、篩選、歸納整理信息，及時將有價值的信息反饋給企業管理者，輔助和參謀決策。辦公室秘書為提高石油企業生產經營效率提供著有力支持，發揮著重要的作用。提升石油企業辦公室秘書的素質，對于提高石油企業的發展質量十分重要。

一、石油企業辦公室秘書工作現狀分析

石油企業辦公室秘書的工作主要是協助領導與業務部門聯系。這項工作對辦公室秘書的素質要求很高。從目前的情況來看，辦公室秘書管理存在管理松懈、缺乏競爭動機、計劃執行不力、參謀助手作用發揮不到位等現狀。

（一）辦公室工作管理層面缺乏嚴格的管理制度。石油企業是集資金投入大、設備眾多、更新換代速度較快的集約型企業。一般來說，石油企業歷史沿革久遠，在辦公室工作管理層面缺乏嚴格的管理制度，管理體制尚未實現真正的制度化，難以實現整體管理的效果。

（二）盡管石油企業為了有效提高管理效率做了一些改變，但取得的成果并不明顯。由于缺乏競爭機制和良好的激勵機制，減少人員將帶來一系列其他問題，這將大大削弱辦公室的工作效果。相應的辦公室人員職業素質水平不高，不利于企業管理水平的提高，會阻礙企業的發展。

（三）在日常管理工作中，雖然石油企業制定了相應的工作計劃，但實施效果始終不盡如人意。分析其原因，主要有以下幾個方面問題：首先，制定的計劃不夠明確，缺乏準確性，尚未形成完整的規劃體系。其次，員工在工作時通常依靠自己以往的工作經驗，缺乏科學的理論依據。三是辦公人員缺乏工作積極性和良好的服務意識，無法嚴格執行工作計劃，極大地影響了石油企業的工作管理和工作的順利開展。

二、石油企業辦公室秘書工作的職責分析

隨著信息技術的高速發展和企業業務的發展、組織架構的擴展，石油企業的管理變得越來越復雜，對辦公室秘書的綜合素質和業務能力提出了更嚴格的要求。辦公室秘書作為企業領導安排事項的推動者，需要具備一定的專業知識，以確保辦公室秘書能夠準確理解企業領導者的意圖，更好地幫助企業領導者收集和處理信息，并為企業領導層的決策提供準確的參考信息，進一步推動石油企業的發展。因此，要提高石油企業生產經營成果，有必要提高企業辦公室秘書的素質，加強對企業秘書人員的培訓，讓企業秘書人員充分了解國家的各項政策以及石油行業經濟技術的發展趨勢，充分把握企業的動態。通過這種方式，石油企業辦公室秘書人員在應對企業面臨的諸多問題和現象時，可以幫助企業領導提供解決問題的參考信息，做好對企業發展趨勢判斷和預測，為企業領導決策提供準確的信息。

三、提升石油企業辦公室秘書素質的措施

（一）大力進行思想政治宣傳教育。要結合新時代思想教育工作特點，大力開展大慶精神、鐵人精神等石油精神教育，讓秘書人員感到從事石油事業的榮譽感和使命感。要結合崗位職責和具體事例，教育引導秘書人員認識到工作的重要性，內生履職盡責的工作動力。要引導辦公室秘書深入研究黨的路線、方針和政策，徹底了解其內涵，把握內在精神，提高自身的政治理論基礎和思想站位。

（二）提高辦公室秘書業務素質。提高辦公室秘書人員的業務素質是提高辦公室工作成效的關鍵因素之一。在辦公室工作的過程中，每個人都需要參與，落實任務，提高管理水平，使工作更加高效。使這些工作能夠落到實處，可以從以下幾方面著手：首先，定期或不定期組織人員進行辦公室秘書的業務培訓，在培訓過程中，重視培養員工的實際工作能力，重點是培養將理論知識應用于實際工作中。其次，建立一套完善的獎懲機制，充分發揮員工之間的競爭作用，激勵員工提升競爭意識，獎勵優秀員工，通過激勵機制激發員工的工作積極性。第三，安排秘書負責一些管理工作，使其能夠了解企業管理工作的基本內容和要求，從而提高管理工作的水平。

（三）加強石油企業辦公室制度建設。石油企業辦公室工作涵蓋范圍比較廣泛，工作事項眾多。因此，有必要制定一套可行的規章制度，并嚴格執行，否則工作就會顯得無序。要制定有法律基礎、職工認同的管理制度，使辦公室管理機制更加健全，日常管理工作更加規范、科學、程序化，使石油企業的經濟效益逐步提高，并讓每個環節都落實在個人身上。隨著這些規章制度的實施，一方面可以讓秘書充分認識工作的責任，另一方面可以更加有力地推進秘書工作。

四、結束語

隨著中國社會經濟的發展，石油企業也得到了升級改造。石油企業想要實現自身的突破，提升自身的市場競爭力，必須加強精細管理、科學管理工作，建立高效的信息上傳下達、內部溝通協調渠道。隨著市場經濟的發展，對石油企業的秘書工作提出了更高、更嚴格的要求。因此，想要做好石油企業秘書工作，還需要不斷提升石油企業秘書人員的素質，調動秘書人員工作的積極性，從而保證石油企業秘書工作順利開展，助推生產經營效果提升。

【參考文獻】

[1]王澤生.關于對基層企業秘書工作的幾點感考[J].經營管理者，2011（17）：162+173.