關于構建檔案安全保障管理機制的思考

王玲

摘 要：檔案管理是各級單位、各個行政事業單位最為核心的管理工作之一，其主要目的是確保檔案的完整性，便于后續的查閱與檢查。但通過調查發現，如今此項工作并未受到廣泛的重視，實施過程中仍舊存在種種問題，因此應當構建安全保障機制。本文簡要分析了構建檔案安全保障管理機制的原則，重點探究了相應的策略，以供參考。

關鍵詞：檔案 安全保障 原則 策略

檔案在整個社會經濟發展中發揮著不可小覷的作用，新形勢下必須要重視檔案管理工作，從多個角度出發全面提高檔案安全與完整性，充分凸顯出其實際價值。現如今，如何構建并完善檔案安全保障管理機制，已經受到各個方面的高度重視。以下則是筆者就此的分析與論述。

一、構建檔案安全保障管理機制的原則

從本質上分析，檔案管理工作具有復雜性這一明顯特點，這是因為檔案管理涉及的內容極其繁多，若是欠缺相應的管理機制，那么必然會頻發種種問題，對檔案的準確性以及穩定性造成負面影響。因此，必須要加強重視管理機制的構建，在此過程中遵循以下幾項原則：

（一）長遠性原則

鑒于檔案管理工作有了一定的特殊性，在構建管理機制的過程中，應當堅持長遠性原則。具體是指，相關人員應當從多個角度出發展開綜合考慮，與多方進行交流與探討，提升管理機制的針對性以及適宜性，確保其能夠在管理工作中長久運行，并切實發揮效用。若是未能重視長遠性，勢必會引發資源浪費、效率極低等問題。

（二）全面性原則

隨著社會經濟的飛速發展，檔案管理工作系統性特征尤為突出，這一特征要求相關人員應當認真完成各項細節性工作，保障檔案的有效使用。信息化時代背景下，電子檔案逐漸取代了紙質檔案，檔案資源被存儲在數據庫中，若是需要查看登錄賬號即可。此時則容易發生檔案資源泄露、竊取等問題，為了從根源上消除這些安全隱患，必須遵循全面性原則，即從硬軟件建設、制度約束等多個方面出發，不斷完善管理機制，保障檔案管理的安全與穩定。

（三）效率性原則

在滿足全面性原則的過程中，還應當充分把握新時代信息傳播的特點，注重效率性原則。有關單位需側重于培養檔案管理人員的綜合素養，使他們可應用專業知識提高工作效率，同時結合實際情況完善管理機制，防止出現失誤現象。在管理機制的作用下，使得相關人員可在短時內完成工作任務，同時確保查閱檔案資料的效率，保障檔案管理工作順利開展。

二、新形勢下構建檔案安全保障管理機制的策略

（一）強化風險評估機制的針對性

風險存在于整個工作過程中，要想確保檔案安全，則必須采取有效措施規避風險。首先，相關人員應當結合工作實際，從不同的角度出發分析各個工作環節存在的風險，突出重大矛盾，預先制定與之相應的手段;其次，因不同環節存在的風險有著一定的差異性，應當根據現狀，提高風險規避方式的科學性以及合理性，在此基礎上提高風險管控能力;再次，檔案也有著層級之分，因此需要根據實際需求確保檔案分級的標準性，針對性地完善風險評估機制。應當注意的是，在設定風險評估機制的過程中，需要保持嚴謹的態度，加強整個機制的針對性，使其落實到各項工作，并獲得良好的成效。

（二）不斷優化安全管理機制體系

要想促使檔案管理工作的順利開展，應側重于優化安全管理機制體系。第一，相關人員可借鑒先進單位檔案管理實踐案例，從中汲取經驗，通過對比的方式發現問題，堅持實事求是的原則，健全制度體系。第二，在工作過程中，全面把握各個細節，做好記錄、整理、統計工作，基于此確保數據準確與完整。第三，建立定期檢查制度，對所有檔案展開統一性核查，與記錄表對應起來。同時，因檢查工作量較大，故可充分借助信息技術，大大提高工作效率。第四，做好查閱者個人信息登記工作，嚴格約束查閱權限以及期限，若是發現不及時歸還或者隨意篡改的問題，則及時上報，加以處理。

（三）建立并完善全面的應急機制

突發事件在檔案管理工作中也會發生，故也要結合實際情況建立應急機制，確保突發事件能夠在短短的時間內得到科學、有效的處理。有關單位應側重于強化檔案管理人員的防范意識以及應急能力，加大應急措施的宣傳力度。同時，還可根據單位實際組織應急事件處理隊伍，事先預測，加強監督管理。若是遇到突發事件，則需要保持鎮定，盡可能將時間造成的負面影響降到最低。除此以外，優質人才是提升檔案管理工作質量的中堅力量，有關單位必須重視優質人才的培養，提高人員管理機制的綜合性。新形勢下，以信息素養與專業能力為核心，科學設置培訓內容，加大培訓的針對性以及實際性。建立監督考核機制，從多個角度出發，確保檔案管理工作順利開展，從根本上保障檔案的完整性與安全性。

三、結語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作在整個管理體系中的地位愈加突出。因此，現階段檔案管理人員應當充分把握相應原則，并從強化風險評估機制的針對性、不斷優化安全管理機制體系、建立并完善全面的應急機制等多個方面做起，完善檔案安全保障管理機制，有效發揮檔案資源的實際價值，從而進一步推動社會和諧發展。

參考文獻

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