探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率

伍國旗

【摘要】當前，由于信息時代的飛速發展，使得各個領域中也逐漸滲透了網絡信息化，這樣，單位對辦公管理的嚴密性和高效性有了更高的要求，而辦公室中的一個關鍵性職責就是檔案管理工作，直接關系到單位內部工作的質量。為此，本文詳細論述了提高辦公室檔案管理工作效率的思考，旨在為業界人士提供參考。

【關鍵詞】辦公室檔案管理;工作效率;思考

由于時代的發展和進步，使得辦公室管理也較為先進，而作為辦公室管理中的一項關鍵工作內容，檔案管理需要跟上時代發展的步伐，將其查詢和檢索的功能充分發揮出來，從而使工作效率有效提高。針對辦公室檔案管理工作現狀，其工作的實際就是對數據資料的一種收集，將其整理好并保存起來。事實上，檔案管理的實質就是通過檔案管理來反映事物的發展過程，對辦公室工作具有切實的參考和借鑒作用。

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

（一）管理制度有待健全。為了提高辦公室管理工作效率，第一步就是要對各方面的管理制度進行建立和完善，檔案管理也如此。檔案管理制度具體包含：查閱借閱規定、歸整規范、介質區分、保管期限、檔案分類等，它涵蓋了從新材料的生成到生命周期結束的整個過程。然而，由于一些單位的領導人工作較忙，所以很多時候忽視了對辦公室的管理，沒有單獨的管理檔案資料室，并缺乏一定相關的檔案管理系統。所以，致使檔案管理者在工作時很松散，進而影響其對檔案的處理。

（二）對管理工作認識不足。我國辦公室檔案管理工作長期存在的一個問題就是缺乏對檔案管理工作的認識，并沒有重視檔案管理工作的有效性和重要性。所以，使得我國檔案管理工作較為混亂，這樣在一定程度上不利于單位對相關資料和工作的核查和總結，并由于檔案的不科學管理，使得企業單位的損失較為嚴重。多數檔案管理者都缺乏一定的管理觀念，導致相關專業管理水平低，加之多數單位會選擇兼職人員對檔案進行管理，由于兼職人員工作量多、雜，并且專業的管理能力缺乏，加之沒有明確的檔案價值，最終導致檔案管理工作無法有效進行。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）對檔案管理專業人才進行培養。目前，單位檔案管理工作人員存在素質和能力參差不齊的現象，并且欠缺良好的配合，缺乏團隊精神，從而使工作效率備受影響。所以，首先要加強高素質人才的引進和專業培訓，提高事業單位檔案管理工作的人力資源管理。其次，需要對相關檔案管理人員定期開展一定的教育培訓，并通過參與國家檔案行政管理部門的培訓，獲得檔案管理資格，提高管理能力。

（二）改善檔案管理的觀念。第一，單位領導人員需要將檔案管理工作擺放在關鍵的位置上，并做好檔案的綜合管理，規劃和實施階段也要將檔案管理工作做好。第二，對檔案管理者的考核體制、獎懲制度進行完善，提高對檔案管理工作的重視程度，進而使工作人員的工作效率提升。此外，要對檔案管理工作的監督進行加強，使檔案管理人員工作的積極性得以有效激發，更好地投身于檔案管理工作中去。

（三）在辦公室檔案管理中有效應用網絡電子信息。隨著網絡電子信息技術的應用，辦公室檔案管理已經從集中歸檔向新聞檔案的常規處理轉變。這樣，檔案管理者可以根據單位內部各類檔案的種類進行分類管理，并實現對復雜檔案資料的有效整理，及時填寫、補漏各類辦公檔案資料，有效彌補了過去那種辦公室資料由于長時間的堆積而無法處理的現象，這既提升了檔案管理工作的效率，與此同時，也方便了單位內部檔案的整理歸類和后期的資料檢索和使用。另外，檔案管理人員可以快速方便地將新文件插入到原始文件中。相比于過去的紙質文件管理，將網絡電子信息技術有效應用在辦公文件管理中，其優勢顯著，不但使檔案管理工作的效率得到了提高，并使工作更加方便，與此同時也使檔案管理工作編排整理更為準確。

（四）完善管理制度。單位內部管理框架是由檔案管理系統與其他管理系統共同支撐起來的，因此，需要認真對待檔案管理制度。需要針對單位實際情況來制定檔案管理制度，保證檔案的有效管理可以最大程度符合單位發展，并對單位內部管理的實際需要加以完善。檔案管理制度的建立和完善，可使各部門的管理工作更為協調，同時也是對工作人員的一種有效約束，使其能夠按照規范標準有條不紊地開展工作，使檔案管理工作具有組織性和針對性。管理工作的完善也就意味著監理工作的完善，管理者的工作也更加細致，從而使管理工作效率有效提升。

（五）加強管理措施。單位應學習更先進的技術手段和管理技能，定期監督和指導辦公室管理。由于當前信息技術的飛速發展，要讓檔案管理工作向著網絡化、電子化、系統化方向發展。并采用信息化管理方式改善管理，從而使管理方式符合時代發展的需要。在管理中要積極應用現代化技術，從而讓單位內部的技術含量提高，并用新的科學技術全面武裝自己，從而將電子檔案室的大數據、快捷、方便的特點充分發揮出來，并將內部數據進行充分的整合，從而實施失誤率縮小，提高辦公效率。

三、結束語

總而言之，單位管理工作中不可或缺的一項工作無疑就是辦公室檔案管理工作。所以，單位需要高度重視檔案管理工作，從而使檔案管理效率持續提升。并針對單位檔案管理的特點，應用相適宜的措施，提高辦公室檔案管理效率。

【參考文獻】

[1]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業務，2017（02）.

[2]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012.

[3]張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013.

[4]孟繁.淺析現代檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2012（3）：32.

[5]張曉光.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.