建筑設計單位檔案管理信息化建設研究

鄒秀瓊

【摘要】對于建筑設計單位來說，檔案信息的管理是非常重要的，并且，設計單位的檔案往往種類繁多，并且檔案總量大，檔案管理歸根結底還是信息資源的管理。基于此，本文對建筑設計單位檔案管理信息化建設進行了研究以及探討，希望對行業內的工作展開起到一定幫助。

【關鍵詞】建筑設計單位;檔案管理;信息化建設

隨著時代的不斷發展，我國已經迎來了全面信息化時代，很多行業都開始積極與互聯網信息技術進行合作，并且取得了較為理想的效果。對于建筑設計單位的檔案管理工作來說，傳統檔案管理工作展開的時候往往較為復雜，所涉及到的環節步驟相對較多，很難保證整體檔案管理工作的質量。信息化管理技術的應用使檔案的管理工作變得更加系統化，但是在進行信息化建設的過程中，往往會遇到一些問題，從而使整體的檔案管理工作質量受到了一定的影響，現階段，如何解決這些問題已經成為行業工作展開的一大難題。

一、檔案信息化建設的意義

（一）對于管理人員的意義。對于傳統的檔案管理工作而言，在實際工作展開的過程中，往往會存在一定的問題，主要是由于檔案管理工作所涉及的環節步驟較多，工作本身也較為瑣碎，人工管理需要較多的工作人員來進行操作，并且工作較為繁重，往往是費時費力，最終的工作效果不理想。當對檔案管理進行信息化之后，在很大程度上降低了相關工作人員的工作量，在對檔案進行操作的時候，更多的是借助網絡系統來完成，也在一定程度上增加了檔案管理工作的精準性，從而提升了整體檔案管理工作的效率。此外，利用信息化系統對檔案進行管理，在進行數據錄入時，無論是檔案錄入還是其他文件錄入，只需要錄入一次，就可以完成今后對此檔案的一系列操作，這樣一來，便在很大程度上提升了工作效率。在進行信息化檔案管理的時候，還可以自動進行檔案信息的統計，通常情況下，檔案信息庫中的信息需要定期對其進行統計，這樣才能夠保證設計單位的檔案使用情況會更加明確，當這項工作由計算機來完成的時候，可以在很大程度上提高相關管理人員自身工作效率，并且保證了各個環節步驟操作的整體質量。最后，這種信息化的管理方式還使得檔案信息的查閱工作變得更加可控，對于傳統的信息檔案管理工作來說，要想進行檔案的查閱，往往費時費力，并且在查閱的過程中很容易出錯，采用計算機的方式對其進行管理，操作起來會變得更加方便，同時還會在規定的時間當中生成自動催還消息，方便檔案管理人員對其進行統一管理。

（二）對于職能部門的意義。對于傳統的檔案管理工作來說，在展開工作的時候往往需要大量的時間，檔案管理工作也主要是借助人工來完成，對于一些規模較大的單位可能會采用人機結合的方式，但無論是哪一種管理模式，其整體管理效率較為低下，并且會消耗大量的時間。檔案的信息化管理工作實際展開的環節并不復雜，首先要建立單位檔案信息的網絡管理平臺，然后對現階段的檔案信息進行整理，將其統一上傳到單位平臺上，今后單位在運行的過程中所產生的所有檔案直接以電子形式進行保存，既不容易丟失也不會受到損壞，同時也避免了紙質檔案的凌亂、難以梳理。當檔案管理實現全面信息化之后，對于各部門而言也有很大的好處，對于傳統的檔案管理工作來說，往往需要工作人員進行檔案的錄入以及保管，當檔案管理全面信息化之后，很多操作可以一鍵進行，從而為部門的運轉提供了很多的空閑時間，工作人員可以更好地進行檔案收集以及檔案的采編工作，從而保證了檔案管理工作的整體質量。

二、提高檔案管理信息化建設的想法

從現階段我國眾多建筑設計單位的檔案信息化管理工作展開的實際情況來看，檔案信息的來源還是以紙質檔案為主，檔案的種類主要包括文書、生產部門產生的各種資料以及成果等等，同時也有一些獲獎證書以及榮譽證明，很多檔案管理部門僅僅是采用手工抄錄的方法將信息錄入系統，這樣做費時費力，在需要檔案的時候，對其進行查找存在一定的困難。當檔案管理工作完全信息化之后，在需要檔案的時候，進行查閱就變得非常方便了。并且在進行完全信息化建設之前，應該先對紙質檔案進行妥善的處理，當保證紙質檔案錄入完畢之后，還要對其進行分類處理，這是非常關鍵的。想要有效提升檔案信息化建設的質量，不能僅僅從員工的專業素質角度進行提升，還應該使此項工作引起管理層人員的重視，現階段，我國一些建筑企業的領導人員并沒有將檔案管理信息化建設當作重點工作，主要是由于其在思想意識上對于此項工作的重要意義理解還較為模糊，對領導層思想進行轉變是非常關鍵的。最后，要將電子檔案與紙質檔案結合管理，在今后檔案管理的過程中，要將所有檔案以電子檔的形式進行儲存，從而保證信息化體系不斷完善。

三、結束語

總而言之，檔案的信息化管理工作對于建筑設計單位來說是非常重要的，涉及到很多機密文件的保存情況，如果文件出現丟失或者是損壞的情況，會對設計單位造成嚴重的影響。隨著時代的不斷發展，檔案管理的信息化已經成為了大勢所趨，單位方面應該提高對檔案管理工作的重視，并且不斷對管理方式進行優化。

【參考文獻】

[1]譚曉霞.建筑設計單位檔案管理信息化建設研究[J].大眾科技，2014，12（6）：282-284.

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