公司企業(yè)檔案管理信息化建設思考

楊淑芳

【摘要】檔案是公司企業(yè)信息資源體系當中不可缺少的部分，是企業(yè)長遠發(fā)展建設當中的經濟資源，更是企業(yè)在激烈競爭背景之下體現(xiàn)競爭實力的一個方面。現(xiàn)如今公司企業(yè)是否可以管理以及利用好企業(yè)信息資源，已經成為了影響其競爭力和市場適應能力的關鍵要素。在如今的信息化時代，公司企業(yè)要利用好信息化工具，使其成為檔案管理信息化建設的支持與動力，適應時代要求，為公司企業(yè)的戰(zhàn)略管理目標達成注入活力。

【關鍵詞】公司企業(yè);檔案管理;信息化建設

信息化建設是如今公司企業(yè)現(xiàn)代化改革和發(fā)展的一項重要內容，其中檔案管理信息化的水平是公司企業(yè)信息化建設成效的一個直接體現(xiàn)，因而需要得到企業(yè)的關注，積極推動企業(yè)管理改革。檔案管理信息化建設是信息化時代的產物，要求公司企業(yè)將多元化的信息化工具應用到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，優(yōu)化檔案信息的獲取、總結以及利用，提升檔案管理效率，增強公司企業(yè)的市場競爭力。下面將著重就公司企業(yè)如何推進檔案管理信息化建設進行探討。

一、公司企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

在信息化時代背景下，信息化建設水平已成為彰顯公司企業(yè)綜合實力以及整體競爭力的關鍵指標，信息化管理的有效性，直接關系公司企業(yè)的戰(zhàn)略化發(fā)展。檔案管理之所以成為公司企業(yè)管理建設中的要點，是因為檔案管理涉及到的是企業(yè)寶貴的信息資源，這是企業(yè)開展運營管理活動以及落實戰(zhàn)略化管理的財富與根據。公司企業(yè)將信息化建設和檔案管理結合起來的重要意義主要體現(xiàn)在：第一，有助于提高檔案管理效率，減少管理成本支出。信息化檔案管理可以改變過去人力處理耗時耗力并且無法保證管理質量與安全的情況，優(yōu)化信息資源的開發(fā)利用工作，保證各項信息資源在企業(yè)內部的有效流轉能夠有效減少共享管理成本的耗費，提升企業(yè)的管理效率以及經濟效益。第二，有助于提高檔案信息檢索查詢和應用的便捷性。信息化管理技術能夠讓公司企業(yè)的各項檔案信息滿足即時查詢和多元化查詢利用的要求，確保檔案信息資源的有效利用，充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。第三，有助于增加檔案服務范圍。在信息化檔案管理實現(xiàn)后，檔案資料能夠有效復制，從總體上看減少了信息占據的空間，增加了傳輸速率，滿足不同檔案信息利用者的需要，更能夠發(fā)揮檔案信息的利用價值，擴大服務范圍，促進檔案部門地位的提升。

二、公司企業(yè)檔案管理信息化建設的方法

（一）解放思想改進觀念，明確檔案信息化建設方向。思想決定行動，對于公司企業(yè)的檔案管理信息化建設來說同樣如此，要保證信息化建設方向的準確性，明確企業(yè)發(fā)展建設的目標，首先需要從解放思想與提升檔案管理認識著手。公司企業(yè)領導要明確自身擔當?shù)念I導以及監(jiān)督作用，從企業(yè)長遠戰(zhàn)略目標達成的角度出發(fā)積極探尋科學化的檔案管理信息化建設方向，認識到信息化建設是必然趨勢，也需要得到企業(yè)領導的重視以及密切的支持。在正確思想觀念的指導下，企業(yè)領導還需在傾斜政策的制定方面加大力度，給檔案信息化建設提供必要條件，保證檔案現(xiàn)代化管理體系的建成。另外，領導要大力推進檔案信息化建設的宣傳推廣機制建設，保證公司企業(yè)的所有員工都能夠認識信息化管理價值，參與到信息化建設的各個環(huán)節(jié)中。

（二）重視檔案管理安全，積極推動信息化安全建設。當前我國的信息化建設步伐不斷加快，大量先進的信息化技術手段應用到檔案管理當中，促進了檔案信息利用范圍的擴大，但同時由此帶來的安全問題也必須得到公司企業(yè)的重視。網絡平臺具有很強的開放性，很容易發(fā)生檔案信息泄露的風險，如果公司企業(yè)在檔案管理信息化建設中出現(xiàn)不當操作或者是技術使用不當?shù)那闆r很容易帶來風險，甚至是產生不可逆轉的后果。對此，公司企業(yè)要把信息化安全建設作為檔案管理創(chuàng)新的重中之重，對先進的信息安全技術進行合理利用，做好信息安全防護工作。另外公司企業(yè)還要在安全保密教育方面加大投入，使得參與檔案信息化管理的各個成員不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)，增強安全保密意識，適應信息化時代的檔案工作要求。

（三）加強檔案制度建設，完善檔案信息化保障體系。規(guī)范完善的檔案管理制度能夠有效降低檔案管理風險的發(fā)生率，也能夠規(guī)范檔案管理者的行為，確保檔案信息化建設井然有序地開展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，公司企業(yè)在制度建設方面的投入相對較小，而且過去的檔案管理制度已經不能夠適應信息化時代的檔案工作要求，急需對傳統(tǒng)制度進行改革。考慮到這樣的要求，公司企業(yè)要立足實際建設檔案信息化管理制度，對檔案的收集、利用、查閱、共享等環(huán)節(jié)進行制度把控，明確檔案處理的具體要求。另外，為了保證制度的順利落實，公司企業(yè)要做好檔案管理人員職責的劃分，將檔案管理的責任落實到人，并讓他們明確各自在具體工作當中發(fā)揮的作用，加強對他們的教育培訓以及工作指導，增強檔案管理工作的規(guī)范性。

三、結語

信息化管理是一種現(xiàn)代化的管理模式，如今公司企業(yè)的信息化水平已經成為衡量其現(xiàn)代化管理能力的重要指標。檔案管理作為公司企業(yè)管理系統(tǒng)當中的核心要素，更應得到領導以及檔案管理者的重視，明確檔案管理目標與方向，剖析信息化管理的現(xiàn)狀以及必要性，靈活科學地應用好信息化技術手段，提升信息化檔案管理成效。