禮貌原則在英文商務信函中的應用研究

劉濤

【摘 要】隨著經濟的快速發展，各國之間的貿易往來更加的頻繁，英文商務信函的使用成為了必要，由國外學者提出了適用于書面及口語表達中的禮貌原則，在商務信函中起到了重要的作用，對雙方的交流合作有著促進的功能。本文結合禮貌原則中的各項準則在對英文商務信函的應用進行了詳細分析，對商務信函的書寫提供了參考。

【關鍵詞】禮貌原則；英文商務信函；準則；應用

禮貌作為日常交流溝通中的一種重要表現，能夠加強交流的成功性，實現人與人之間的合作，尤其在商務活動中，運用禮貌的語言進行交流是必要的。商務英語信函作為商務活動中的重要部分，對商務活動的進行起到了促進的作用，在商務英語信函的書寫中需要采用禮貌原則，使信函的內容更加的恰當，增強商務合作的可能性。

一、英文商務信函中禮貌原則的含義

禮貌原則由美國語言學者Leech提出，根據合作原則為原型進行完善而總結出了禮貌原則，禮貌原則體現在交際中，禮貌的進行溝通，需要減少自身的利益，試圖為對方獲得更大的利益，以這種方式來保證交流合作的穩定發展。其中包括六項準則：得體準則、夸贊準則、慷慨準則、一致準則、謙虛準則與同情準則。得體準則體現在為對方獲得更多的利益，為對方的利益著想；夸贊準則體現在經常通過夸獎對方的方式進行交流；慷慨準則體現在減少自己所獲得的利益；一致準則體現在盡量使雙方能夠達成統一；謙虛準則體現在交流中保持謙虛的態度；同情準則體現在在交際中給予對方更多的同情和諒解。

二、英文商務信函中禮貌原則的意義

在商務活動之中，由于商務英語信函的使用較為普遍，需要注意信函中的用語的恰當性和禮貌性，使用語言錯誤可能會使跨文化交流出現問題，如果沒有重視禮貌原則的應用，會產生不良的影響，對商務活動的進行造成阻礙，甚至會引起一些誤會，影響國家經濟交流的發展。因此，進行商務英語信函書寫中需要采用禮貌原則，恰當的選擇詞句，這對商務貿易活動的進程有著重要作用。

三、英文商務信函中禮貌原則的應用

（一）得體準則和夸贊準則

為了使信函中表達出尊重對方，為對方利益考慮的態度，應該在人稱代詞的使用進行注意，一般來說，商務英語信函經常使用的的第一人稱代詞，例如you、your，可以通過You-attitude的形式進行表達，這種形式是指在語境下，為對方著想，考慮對方的處境與利益，能夠體現出對對方的尊重以及滿足對方需求的態度。

夸贊準則多在表述型的語言下進行使用，通過夸獎他人來進行表達，這種方式在商務英語信函中能夠使對方產生積極的情緒，使交流變得更加愉悅。以合作為目的的商務英語信函中，可以通過夸贊準則進行表達，可以起到較好的效果。書寫商務英語信函的時候，利用具有積極性特點的詞語或者表達肯定的詞句能夠使語境具有尊重和夸贊的氣氛，對方在閱讀中能夠感受到信函內容表達的尊重，并且帶有積極的情緒，促進兩方的合作。

（二）慷慨準則和一致準則

慷慨準則經常在表達承諾或要求的詞句中使用，為了使對方理解自己的真誠態度，制造出諒解或者道歉的氛圍。例如在關于損失賠償的信函中，使用能夠表達歉意的詞語進行書寫，使對方感受到自己的真誠態度與道歉的語氣。表達中采用帶有積極色彩的詞語，例如excellent等，使用陳述型句子和肯定型句子，能夠在信函中突顯出真誠的特點。在關于投訴的信函中，需要表達出尊重的感情，采用具有描述性的詞語來陳述情況，同時考慮到對方的立場，控制好語言的使用。

一致準則在商務英語信函中使用的作用是緩解雙方的矛盾和沖突，使雙方能夠最終達成統一，在貿易交往中，雙方的意見達成統一是合作的關鍵，因此需要在交際中使兩者能夠形成共識，并且減少雙方之間的矛盾和問題。信函內容中應注意不應過度表明對方的責任，應該考慮到對方的情況和立場，避免出現對立的問題，另外，在措辭中不應使用較為態度強硬的詞語，強硬性詞語例如always等，這類詞語在表達中給人一種不讓步的感受，會影響雙方的溝通調解。

（三）謙虛準則和同情準則

商務貿易交往中，雙方的實力即使存在著一定的差距，也需要保持謙虛的態度進行交流和相處，以更加全面的視角來審視對方。在商務信函中使用虛擬語句或者條件語句進行表達，例如maybe、if等詞語，可以使語氣變得更加的緩和，表達一種尊重和謙虛的情感，對雙方的交流合作有著重要的促進作用，使對方留下好的印象，加強相互之間的溝通。

同情準則在關于賠償與投訴類型的商務信函中較常用，為了表明同情，減少雙方之間的消極情緒。在書寫中不應直接的表現出憤怒和責怪的情感，使對方感受到書寫方的善解人意和禮貌。在商務信函中應考慮到對方的感受和立場，將雙方的利益損失進行理性分析，并且同情對方，可以使用情態動詞或者復合句來進行書寫，這樣可以使情感表達更加的含蓄，并且不帶有太明顯的責怪意味，書寫中還可以將語氣表達的更加的緩和，體現出書寫方對對方的尊重。

四、結語

商務英語信函作為商務貿易活動中來往的重要方式，在交流中起到了極大的作用，利用禮貌原則來進行書寫，可以使內容更加的恰當，透露出書寫方的情感和態度，對交流合作有著促進的作用。結合禮貌原則中的各項準則，在不同類型的信函中進行應用，選擇適合的詞語來表述，能夠體現出自身的素質和態度，對商務活動十分必要。

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