臨沭縣重大活動數碼照片檔案建檔工作模式探析

文·李云 相順芳

檔案是社會記憶構建的載體，照片檔案是檔案資源的重要組成部分。隨著數碼相機的普及，數碼照片以其成像快、處理快、傳輸快、查閱快的特點和易存貯、不沖洗的優勢備受重視，數碼照片檔案已成為信息化時代檔案工作一項重要內容。近年來，臨沭縣檔案館順利收（征）集全縣重要會議、重大事件、重大成果等重大活動數碼照片資料進館，真實記錄留存發生在臨沭縣的大事要事。并從中積極實踐、創新和研究，希望能夠探索出一套適合縣級檔案館易于操作、方便掌握、規范科學的，從收集到開發應用的縣域重大活動數碼照片檔案建檔模式。

一、縣域重大活動數碼照片檔案建檔的必要性

隨著經濟社會的快速發展，政治、經濟、科技、文化等各種重大活動日益增多，具有真實性、形象性、直觀性和實時性等特點的重大活動數碼照片成為了重大活動檔案的重要組成部分。縣域重大活動數碼照片對全縣各領域發生的重要會議、重大事件、重點項目、重大成果等重大活動進行實時瞬間記錄，見證著全縣經濟社會發展歷程，具有寶貴的歷史收藏價值，是重大活動的真實寫照，是本區域歷史查考和社會利用的寶貴信息資源，更是增強社會記憶功能、傳承紅色基因、弘揚愛國奮斗精神的生動教材。但是，數碼照片同時具有易被復制、易于傳播和因存儲介質壽命不穩定，保存風險大、易消失的缺陷，個別單位對做好重大活動數碼照片檔案收（征）集工作主動性不高，檔案意識淡薄，忽視重大活動數碼照片收（征）集及建檔工作。因此，做好縣域重大活動數碼照片檔案管理工作具有十分重要的現實意義。

二、縣域重大活動數碼照片建檔過程中存在的問題

（一）人員緊缺。縣級檔案館業務量大、人員少，沒有配備專人從事全縣重大活動的拍攝，很難深入重大活動第一現場直接獲取第一手的數碼照片資料。

（二）歸檔意識薄弱。有些單位和部門對做好重大活動數碼照片檔案收集工作主動性不強，數碼照片留存不長久，照片作為新聞信息利用完后就束之高閣，且大部分保存在個人電腦中，易發生丟失。忽視重大活動數碼照片的收集、整理、歸檔以及向檔案館移交等工作，致使重大活動數碼照片收集、歸檔不齊全。

（三）重大活動數碼照片數量大，篩選困難。由于數碼相機成像快、易操作的特點，一個活動形成多張甚至上百張照片，形成數量非常巨大。有些部門會將同一個重大活動數碼照片重復報送，也增加了篩選的工作量。在重大活動數碼照片收歸于檔案館時，需要遴選具有代表性和典型性的數碼照片，照片篩選比較困難。

（四）部分重大活動數碼照片缺少文字說明。數碼照片檔案一般由數碼照片和該照片的文字說明兩部分組成。有的單位和部門往往在有活動時能跟蹤拍攝，但活動完畢未能及時整理，時間一長，積累了很多照片而沒有文字說明，致使歸檔時該照片的時間、地點、人物、背景、事由等信息填寫不齊全、不準確。

三、縣域重大活動數碼照片檔案建檔模式的探索及應用

《數碼照片歸檔與管理規范》《山東省重大活動檔案管理辦法》的頒布和實施，為規范整理縣域重大活動數碼照片檔案提供了行業標準和依據。

（一）做好縣域重大活動數碼照片建檔工作的條件保障

1.人員保障。臨沭縣檔案館專門成立重大活動數碼照片檔案建檔及應用研究課題小組，配備政治覺悟高、業務水平強，既精通檔案業務知識又熟練掌握計算機、數碼相機等設備應用的同志參與該項工作。

2.制度保障。建立重大活動數碼照片檔案管理制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、整理原則與方法、保管要求等，特別是在關鍵環節、難點工作上要做出明確、詳細的規定。嚴格按照制定的標準、規范和程序，進行重大活動數碼照片的收集、篩選、鑒定、整理、著錄、存儲、安全保管和利用。

3.設備保障。數碼照片是用數碼相機、掃描儀等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。因此，要配備高質量的數碼相機、計算機、掃描儀、磁盤、光盤等設備。

（二）縣域重大活動數碼照片建檔方式

一是集中統一式建檔模式。縣級檔案館征集的重大活動數碼照片檔案適宜采用集中統一式建檔模式，建檔主體當屬縣級檔案館。二是分散式建檔模式。主要針對縣級各部門單位產生的重大活動數碼照片檔案，隨有隨歸，建檔主體是重大活動的主辦、承辦單位。

（三）縣域重大活動數碼照片建檔步驟

根據《數碼照片歸檔與管理規范》行業標準要求，結合工作實踐，對縣域重大活動數碼照片建檔按照以下步驟實施（見圖1）。

在建檔過程中，還應重點把握以下幾個環節：第一，要重視收（征）集環節。在日常工作中，對照歸檔范圍，采取集中與定期收集相結合、重點與專題收集相結合、跟蹤與零散收集相結合的“三結合”的方法。第二，歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示出照片所反映的主要內容。第三，經仔細篩選、規范整理后，數碼照片檔案采用建立層級文件夾的形式進行存儲，并建立全縣重大活動數碼照片檔案數據庫。在實踐過程中，臨沭縣檔案館將數據庫分為三類：一是從各單位、多渠道收集來的數碼照片數據庫，也可稱之為重大活動數碼照片原始資料庫；二是按照《數碼照片歸檔與管理規范》整理后的全縣重大活動數碼照片檔案數據庫；三是通過編研后形成的重大活動數碼照片專題數據庫。本著便于管理、方便利用、防止丟失的要求，對歸檔的數碼照片及時刻盤，并分封存保管、查閱利用、異地備份三套保存。

（四）縣域重大活動數碼照片檔案的開發應用

利用館藏的重大活動數碼照片檔案數據庫，通過對檔案內容的深度挖掘，可編輯圖書、舉辦展覽等，形成系統的檔案信息加工精品，發揮檔案館社會教育功能，主動、直接為社會各方面工作服務。為真實記錄發生在臨沭大地上的大事要事，彰顯全縣人民奮力決勝全面建成小康社會的精神風貌，臨沭縣檔案館對2017年全縣重要會議、重要活動、重大事件、重大成果等數碼照片進行收（征）集，累計收集數碼照片2萬多張。經過認真篩選，選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整，具有代表性、典型性，能全面反映重大事件全貌及其特點的數碼照片進行了歸檔整理。在此基礎上，選取一年來全縣重大活動有代表性的數碼照片，按照政治思想宣傳、經濟建設、城鄉建設管理、社會事業發展等進行分類編輯，編纂出版了《圖說臨沭·2017》一書。全書約2.3萬字，照片565張，榮獲2017-2018年度山東省檔案學優秀成果二等獎，受到社會各界的一致好評。《圖說臨沭》的編纂出版工作也將長期堅持下去。

四、規范重大活動數碼照片檔案管理的對策

（一）加強宣傳和業務培訓，提高對重大活動數碼照片檔案重要性的認識

針對檔案人員更換頻繁、業務不熟練的特點，定期對基層檔案人員進行培訓，精準培訓《數碼照片歸檔與管理規范》《山東省重大活動檔案管理辦法》等內容，檔案管理人員合理有效地前期介入，能夠改善數碼照片歸檔不齊全、缺少文字說明、照片質量不高、整理不規范、移交不及時等問題，可以從源頭上提升重大活動數碼照片檔案的管理水平。

（二）完善重大活動數碼照片檔案收集制度，實施前端控制

嚴格收集、移交重大活動數碼照片規章制度，明確收集范圍、收集時間和要求，及時收集、定期收集、集中收集、專題收集和零散收集相結合，確保重大活動數碼照片及文字說明收集齊全完整。

（三）協同合作，掌握重大活動線索，理順收集渠道

按照重大活動收集范圍要求，檔案館應采取各種措施，及時得到重大活動線索。一是每年年初及時掌握當地黨委、政府全年的主要工作要點，依此列出本年度重大活動線索，制定相應拍攝、收集計劃；二是同參與拍攝重大活動的主要新聞媒體單位建立長期協作關系，方便快捷地接收重大活動數碼照片；三是隨時與重大活動主辦、承辦單位取得聯系，督促其按時向檔案館移交重大活動檔案資料；四是經常與社會上攝影愛好者溝通聯系，廣泛征集反映本地區具有重大影響、較大規模活動或者能夠留存城市記憶等數碼照片。

（四）科學鑒定，區分重大活動數碼照片的信息價值

整理前首先需要進行鑒定，嚴格篩選，擇優選片。對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。工作需要時可邀請攝影者、承辦部門和照片中的人物協助鑒定照片價值。