新時期加強事業(yè)單位文書檔案管理的思考

代常紅

摘 要：為了提高事業(yè)單位的管理效率，在經(jīng)濟發(fā)展如此迅速的時代背景下，我國的事業(yè)單位普遍需要加強對文書檔案的管理。因為文書檔案對于事業(yè)單位的運行和發(fā)展來說有著重大的意義。但是，有關(guān)于文書檔案的工作被諸多事業(yè)單位忽略掉了。本文著重論述事業(yè)單位中關(guān)于文書檔案管理出現(xiàn)的問題和解決辦法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理

在國民經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，我國的事業(yè)單位同時也在不斷向前發(fā)展。那么，作為記錄事業(yè)單位來龍去脈的文書檔案工作成為了當(dāng)務(wù)之急。為了讓事業(yè)單位的文書檔案能夠更好地成為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策依據(jù)，成為輔助事業(yè)單位健康發(fā)展的重要力量，對于我國事業(yè)單位文書檔案管理工作仍需加強管理。

1認(rèn)識文書檔案

文書檔案包含了總結(jié)、命令、請示、信函、通知、決定、布告和會議記錄這幾種形式。它產(chǎn)生于企事業(yè)單位、機關(guān)團體在行政管理事務(wù)活動中，是對文書的一種習(xí)慣性稱呼。能夠?qū)σ恍┐龤w檔的文書進行排列分類、組卷編目則是文書檔案管理工作。

2文書檔案管理的重要性

只有真正認(rèn)識到了這項工作的重要性，才能真正地重視起這項工作來。為了事業(yè)單位未來的發(fā)展和和國家經(jīng)濟的迅速增長，事業(yè)單位的文書檔案管理工作者要肩負起這個責(zé)任來。因為文書檔案工作本身具有一定的挑戰(zhàn)性，需要工作者有很好的專業(yè)素養(yǎng)和一定的耐心。除此之外，一些關(guān)于事業(yè)單位的重要決策也會把文書檔案作為一定的參考依據(jù)。它作為一種信息資源，與國家信息檔案各有優(yōu)勢，同時文書檔案還記錄了一些相關(guān)員工和領(lǐng)導(dǎo)的個人信息。

3關(guān)于事業(yè)單位文書檔案管理的問題分析

3.1管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱

由于文書檔案的管理人員沒有進行相關(guān)的檔案規(guī)范化管理知識教育培訓(xùn)，對檔案管理中一些復(fù)雜的工作難以勝任，一些工作中的問題得不到解決，導(dǎo)致檔案得不到科學(xué)規(guī)范的整理與規(guī)劃。其中涉及機密性和專業(yè)性很強的內(nèi)容，一些職業(yè)道德感較弱的人員不甚泄露的事情也會發(fā)生。這對于檔案管理工作的順利進行是非常不利的。由于這項工作是需要一定的耐心且是一項復(fù)雜的歸納整理的文書工作，容易造成一些管理人員工作懈怠，敷衍了事。還有一些工作人員因為工資問題離開了工作崗位，這些問題如果得不到解決將會影響到事業(yè)單位的發(fā)展前途和重大決策。

3.2文書檔案的存放條件較差

把一些文書檔案隨意地與雜物存放在一起，需要這些資料的時候自然是降低了事業(yè)單位的工作效率，沒有科學(xué)有序地將這些檔案存放在存儲室里。再者相關(guān)事業(yè)單位并沒有利用電子信息化設(shè)備來搜素查詢這些文書，仍然是手工化階段。這就使這項工作雜亂無章，渾然無序。導(dǎo)致了工作質(zhì)量得不到提高。這是由于相關(guān)的檔案管理工作做得不夠到位，將其當(dāng)作擺設(shè)而已，完全不重視這項工作。這都是由于相關(guān)事業(yè)單位忽視了對事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性。

3.3重視程度有所欠缺

由于對文書檔案管理工作的重視程度不夠?qū)е聦ζ滟Y金的投入，也就是杯水車薪而已。得不到相關(guān)資金的支持，很多檔案管理工作無法有效的展開。例如：招有著專業(yè)水平的工作人員，建立檔案電子化管理系統(tǒng)，為文書檔案建立更好的儲存室。除此之外，還影響到了文檔的分類和歸檔工作，這是一個極其重要的環(huán)節(jié)。能不能有效地發(fā)揮文書檔案管理的功效關(guān)鍵在于此。重視程度的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作無法順利進行，因此會降低整個管理工作的工作效率，使檔案的分類不夠科學(xué)化。由于重視程度的欠缺，我國事業(yè)單位的信息化程度是較低的，管理人員沒有建立起普遍的信息化意識，對文檔不能進行有效地準(zhǔn)確的處理，從而導(dǎo)致的工作效率低下，將文書檔案的價值發(fā)揮到最大。

3.4文書檔案的管理理念和管理方式落后

由于文書檔案這項整理工作是繁瑣的，其又是非常嚴(yán)謹(jǐn)并且依照一定的原則和依據(jù)的，有一定的工作量。故而一些單位將文書檔案存儲之后很少再去查閱忽略了它的內(nèi)在價值。故而其管理理念的落后之處。有些事業(yè)單位聘用不熟悉工作流程的兼職人員，導(dǎo)致一些國家機密泄露或者消極怠工的現(xiàn)象發(fā)生。有些事業(yè)單位的工作是上級領(lǐng)導(dǎo)難以重視的，這就導(dǎo)致了管理制度的落后，然而這對于檔案的管理是不利的。這些在文書檔案中出現(xiàn)的問題需要盡快的解決掉，否則影響事業(yè)單位的決策和國家經(jīng)濟的發(fā)展。

4關(guān)于加強文書檔案管理工作的策略

4.1提高管理者的職業(yè)素質(zhì)

為了提高工作效率，優(yōu)化事業(yè)單位文書管理工作需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，聘用有相關(guān)專業(yè)修養(yǎng)和有責(zé)任心的人員，并崗前培訓(xùn)，不斷地與時俱進豐富文書檔案管理者的管理經(jīng)驗和專業(yè)實踐知識。增強他們的業(yè)務(wù)管理能力，選拔有責(zé)任人心，能夠有足夠的耐心來面對這份工作。筆者所在的單位在領(lǐng)導(dǎo)的支持下建立了相關(guān)的用人制度并嚴(yán)格執(zhí)行，持證上崗成為硬性條件，這將有利于單位開展今后的文書管理工作。為了提高員工的思想認(rèn)識和職業(yè)道德水平，應(yīng)多次進行培訓(xùn)，充分發(fā)揮個人的工作潛力。

4.2加強對檔案的集中管理和加強對檔案的保密工作

將各個種類的書分門別類并建立統(tǒng)一的檔案室，并利用相關(guān)的電子設(shè)備對每個檔案做統(tǒng)一管理登記每個檔案的基本情況避免文書檔案留在處室和個人手中的情況發(fā)生。積極開展文書檔案的收集工作，盡可能地使文書檔案保存完整，工作人員還應(yīng)有協(xié)作意識，與其他部門配合更有利于開展此項工作。對統(tǒng)一放置的文書檔案資料室應(yīng)該進行保密加固，防止檔案的丟失，并制定嚴(yán)格的相關(guān)的規(guī)章制度，對泄露檔案的人員進行處罰，并安裝監(jiān)控和報警設(shè)備起到震懾作用，事業(yè)單位應(yīng)該做好保密工作。

4.3提高對文書檔案的重視加強信息化建設(shè)

只有做好了文書檔案的管理工作，事業(yè)單位的檔案管理體系才會越來越完善。要想做好這項工作，應(yīng)該轉(zhuǎn)變對文書工作的認(rèn)識，只有重視起這項工作才能做好這項工作。通過資金、人力等方面對文書管理工作的扶持，完善相關(guān)的設(shè)施，提高工作效率。再者要學(xué)會利用現(xiàn)代化的技術(shù)，對文書資料進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)工作流程的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。能夠?qū)⑿畔⒒\用到工作當(dāng)中是現(xiàn)代化事業(yè)單位的辦公趨勢。這種信息化的工作流程不僅能提高工作效率，對于一些機器能夠?qū)崿F(xiàn)的任務(wù)代替了人力工作，有利于減少人的工作失誤，是符合當(dāng)今信息化發(fā)展潮流的。

4.4完善管理制度創(chuàng)新管理理念

建立一個獎懲并施的管理制度，既能夠?qū)ξ臅芾碚叩呐ぷ鞯墓膭?，同時也是對缺乏責(zé)任心消極工作者的懲罰和警示。將物質(zhì)和精神獎勵并用，使文書管理者感到對自己工作的肯定與價值感。當(dāng)然最重要的就是制定的相關(guān)制度要結(jié)合本事業(yè)單位實際情況，使工作者能夠普遍接受的合理的范圍之內(nèi)。事業(yè)單位可將晉升機會留給富有責(zé)任心且業(yè)績突出的工作人員。這樣能夠形成良性循環(huán)的工作氛圍做到獎罰分明。除此之外，在管理中一切以“以人為本”，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識到管理者對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。能夠及時的了解到管理者各方面的需求才能事他們安心工作，提高工作效率。以更加寬松人性化的工作理念對待工作者。利用合理的制度來激發(fā)文書檔案管理的積極性，讓員工與員工之間形成互相競爭互相合作的工作氛圍。

5總結(jié)

上述關(guān)于事業(yè)單位文書檔案管理中出現(xiàn)的問題及如何應(yīng)對已經(jīng)給出了答案，只有在實踐中才能真正地解決問題，在經(jīng)濟快速發(fā)展的驅(qū)動下，事業(yè)單位文書檔案管理顯得尤為重要，這就需要文書管理工作者積極的面對挑戰(zhàn)，認(rèn)識到這項工作的重要性，使事業(yè)單位能夠適應(yīng)經(jīng)濟社會的發(fā)展是其主要目的。

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