談數字檔案管理存在問題與對策

韓立濤

摘要：本文對數字檔案管理存在的問題與對策進行了探討。

關鍵詞：數字檔案;管理;問題;對策

隨著科技的進步與社會的發展，數字檔案逐步發展成為檔案資源的重要組成部分，無論是文書檔案、科技檔案、歷史檔案、文物檔案，檔案資源數字化已成為發展趨勢，數字化檔案的出現，極大地提升了檔案質量和利用效率，與傳統紙質檔案不同，數字檔案在載體介質，儲存方法，傳播交流方式上均發生了顛覆性的變化，因此，對數字檔案的管理也提出了與傳統檔案管理截然不同的要求。當前，在我國檔案行業，多數專業檔案管理部門和企事業單位的檔案正在逐步走向數字化，以信息技術為支撐，以網絡技術為傳播交流渠道的數字檔案正在形成，由此帶來了數字檔案管理的新課題，只有適應數字檔案的特點，采取相應的管理手段，才能使數字檔案發揮出應有的先進性和優越性，如何做好數字檔案管理成為當前我國檔案行業亟待解決的課題，也是檔案行業發展的必然需要。然而，當前我國數字檔案管理工作仍然存在的許多不足與問題，阻礙著檔案數字化的進程。分析數字檔案管理工作中存在的問題，研究加強數字檔案管理的對策，對于促進我國檔案管理的發展，實現檔案管理現代化有著積極地意義。

一、當前我國數字檔案管理工作存在的主要問題

1、對數字檔案管理的重要性認識不夠。在我國現階段檔案行業發展中，出現管理手段滯后于技術發展的現象，部分單位隨同辦公自動化和信息網絡化的應用，逐步進行了檔案資源數字化的轉換和應用，但相應管理方式沒有隨之變化，檔案管理人員表現出對數字檔案管理工作的重要性認識不足，工作理念，管理思路沒有發生轉變，特別是對數字檔案信息的安全性和不穩定性認識不足，重視不夠，認為數字檔案信息錄入計算機，形成數據庫就完事大吉。

2、數字檔案管理制度不完善。數字檔案相對傳統檔案在收集、存儲、利用的方式等方面發生很大變化，因此在管理方式方法上也要隨之變化，制定和建立與知相適應的管理制度和管理方法。而當前我國多數檔案專業部門和企事業單位在進行檔案數字化轉換的同時，沒有及時制定相關管理制度和方法，仍沿用傳統的檔案管理制度和方法。個別單位雖意識到這一問題，先后制定了諸如：計算機室管理制度，單位內網使用管理制度，電子公文發放和歸檔制度。但對于數字檔案管理而言，不系統不完善，不能對數字檔案的收集、存儲、應用進行約束和規范，有待于進一步加強和完善。

3、數字檔案管理技術手段應用不夠。數字檔案是先進的新信息技術和網絡技術在檔案行業的應用，其中包含著現代高科技手段的應用，因此，對其管理也必須運用先進的技術手段。如針對數字檔案信息的不穩定性，要對原載體上的文字、數據進行定期拷貝、轉換、備份等。針對數字檔案信息安全性，要采取密碼技術，訪問控制技術，防火墻技術，病毒清理技術等。目前部分單位數字檔案管理人員對此類技術沒有全部掌握或運用不夠。

4、檔案管理人員綜合技術技能不適應管理需要。從事數字檔案管理，首先要掌握計算機硬件設備的使用、軟件的開發、功能使用、數據信息采集、加工錄入和維護等技術技能，依靠既懂檔案專業知識又懂計算機相關知識的綜合人才。然而目前，許多檔案部門管理人員由傳統檔案管理人員擔任，缺乏現代高技術人才。導致先進設備不能有效發揮作用，創新管理更無所談起。

二、加強數字檔案管理的對策

1、提高對數字檔案管理重要性的認識。檔案數字化是我國檔案行業發展的趨勢，是提升檔案質量和利用效率的有效手段，也是企事業單位生產經營和工作開展不可或缺的信息資源，做好數字檔案的管理對我國檔案事業的發展和單位工作的開展有著積極地促進和推動作用。首先單位領導要重視檔案管理工作，給檔案管理配備高素質綜合人才。投入資金購置先進設備，投資進行專業人才培養。檔案管理人員要認識到數字檔案管理的重要性，特別要對數字檔案信息的安全管理和保護的重要性給予高度重視，認真學習，運用先進技術，做好數字檔案管理工作。

2、完善數字檔案管理制度。要在傳統檔案管理體系和管理制度體系的基礎上，根據數字檔案的特點，建立數字檔案管理體系，明確管理責任，落實管理部門和人員，完善管理制度。對數字檔案的收集、制作生成、存儲、保護、使用、交流等各個環節作出規范和規定，制定規章制度，使數字檔案管理各項工作有章可循，工作有序高效。如在數字檔案形成時規定必須使用數字水印技術，以確保數字檔案的真實性;數字檔案儲存定期復制、備份制度;對存儲數字檔案的載體進行定期的維護和保養制度，信息數據定期核對和檢查制度。安全保護方面，制定安全分級保護責任制度，加密制度，信息泄密追究制度等。

3、運用先進技術，實現數字檔案有效管理。運用先進技術，實現有效管理，涉及到數字檔案管理的各個環節。在檔案形成制作中，要利用利用數字水印技術、掃描 PDF 文檔或者多頁圖像技術，確保數字檔案的真實性和完整性。在檔案儲存中，針對數字檔案儲存載體的期限短的（磁盤與磁帶的使用時間為 10 年，光盤使用時間為 20～30 年）特點，利用復制、拷貝技術，對檔案信息定期進行復制拷貝，磁儲存與光儲存不低于 4 年拷貝一次。另外要做好防光、防磁、防輻射工作，庫內溫度控制在 15～25℃，相對濕度控制在 45%～60%。在檔案信息使用、交流傳播過程中，要避免存儲介質或者內網與外網的相互交叉混用，要規范傳播途徑，防止數據丟失，確保檔案信息安全使用。在檔案信息安全管理方面。要綜合運用 密碼技術、訪問控制技術，設立防火墻和身份識別軟件，保證網絡資源不被非法使用和非法訪問。運用安全漏洞檢測技術與審計技術、病毒檢測及清除技術，防止有病毒盜版光盤、文件對系統形成感染。確保檔案信息和網絡系統的安全。

4、提升檔案管理隊伍的綜合素質。檔案專業管理部門和企事業單位要采取外引內培的方式，改善檔案管理隊伍的文化技術結構，提升管理人員的綜合素質，盡快適應數字檔案管理的需要。檔案管理人員要加強學習，增加緊迫感和責任感，主動參加學習培訓，盡快提升自身素質，使自己成為既懂檔案業務又通計算機的管理，掌握信息技術和網絡操作技術的合格管理人才，為我國檔案事業的發展做出貢獻。

三、結束語

檔案數字化是檔案發展的趨勢，數字檔案管理是實現檔案數字化的必要手段，隨著信息網絡技術的發展，檔案數字化將逐步得到推廣與發展，對我國的檔案事業產生極大的促進和推動作用。

參考文獻：

[1]趙黎.影響數字檔案信息安全的因素與對策[J].決策與信息旬刊，2015 （11）：261.